L’intégration avec Odoo est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Odoo est une collection d’applications professionnelles qui fait office d’outil de gestion tout-en-un pour les entreprises. Odoo est disponible dans deux versions : une version open source que vous pouvez installer sur vos propres serveurs ainsi que dans une version payante utilisable en ligne.
Fonctionnalités
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis Odoo à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients créées et finalisées dans Odoo ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Récupération des factures fournisseurs
💡 Les factures fournisseurs émises à partir de la date de configuration de l’intégration peuvent être automatiquement récupérées sur Odoo pour être envoyées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures d’achat émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures fournisseurs, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures fournisseurs enregistrées dans Odoo sont automatiquement importées dans Pennylane.
Transmission des paiements entre Pennylane et Odoo
Quand une facture importée depuis Odoo est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à Odoo.
Génération automatique des écritures comptables
Les factures clients et fournisseurs importées depuis Odoo génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures de vente ou ajoutés par la catégorisation des dépenses d’Odoo à partir des factures d’achat.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Odoo est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Odoo est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans Odoo)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder à toutes les données Odoo.
Données échangées entre Odoo et Pennylane
L’intégration permet à Odoo d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Clients
Factures clients avec PDF
Fournisseurs
Factures fournisseurs avec PDF
Informations de paiement
Installation
L’intégration entre Odoo et Pennylane repose sur le connecteur Billy by Pennylane.
Pré-requis
Pour connecter Odoo à Pennylane via Billy, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte Odoo soit sur votre propre instance, soit en utilisant la version nécessitant une licence payante.
Installer au moins une des application Odoo suivantes sur votre espace Odoo : Comptabilité, Ventes, Facturation, ou Achats (voir comment faire).
Configuration
Pour connecter Pennylane à Odoo :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Odoo. Un encartOdooapparaît.Survolez l’encart
Odooet cliquez sur Voir plus.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Billy en cliquant sur Accepter.
Si ce n’est pas déjà fait, cliquez sur Connecter dans l’encart correspondant à Pennylane, sélectionnez ensuite l’entreprise Pennylane à connecter à Odoo et cliquez sur Autoriser. Vous ne voyez pas cette étape ? C’est le signe que votre compte Pennylane est déjà connecté à Billy. Passez à la suite.
Collez l’adresse de votre instance Odoo — le nom de votre base de données est déduit de l’adresse de votre instance. Collez aussi votre adresse e-mail et votre clé d’API (si vous utilisez la v14 d’Odoo) ou votre e-mail (si vous utilisez la v13) — voir où trouver ces informations. Cliquez sur Connecter pour valider.
Si votre instance est protégée par une authentification basique, saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans l’accordéon intitulé Authentification basique. Une fois les champs complétés, cliquez sur Connecter.
[FACULTATIF]. Si vous avez ajouté plusieurs entreprises à votre base de données Odoo, vous pouvez sélectionner l’entreprise que vous souhaitez connecter à Pennylane. Cliquez sur Confirmer pour valider.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
Récupérer vos identifiants Odoo
Connectez-vous à votre instance Odoo, cliquez sur votre photo de profil puis sur Mes bases de données. En bout de ligne, cliquez sur Connectez-vous. Copiez l’adresse web (URL) de la page (en vous arrêtant au
.com) et collez-la en lieu sûr. Exemple : si vous voyezhttps://tata.odoo.com/odoo/exemplene gardez quehttps://tata.odoo.com. C’est l’adresse de votre instance Odoo.Cliquez à nouveau sur votre photo de profil, puis sur Mon profil (Preferences). Copiez l’adresse e-mail indiquée dans l’onglet Préférences à la ligne E-mail. C’est votre identifiant Odoo.
Toujours dans Mon profil, passez sur l’onglet Sécurité du compte puis cliquez sur Nouvelle clé API. Si on vous le demande, saisissez votre mot de passe Odoo, puis nommez votre clé d’API et fixez sa durée de validité. Optez pour Persistent Key si vous ne souhaitez pas que votre clé expire. Copiez votre clé et collez-la en lieu sûr, dans un gestionnaire de mots de passe par exemple. Une fois votre clé enregistrée, vous ne pourrez plus la visualiser sur votre espace Odoo — vous ne pourrez que la supprimer.
Vous devez à présent avoir sous la main :
L’adresse web de votre instance (sous-domaine et domaine).
L’adresse e-mail qui vous sert d’identifiant Odoo.
Votre clé d’API.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Ventes
Import automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Odoo afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures client. Les factures encore à l’état de brouillon dans Odoo et celles qui ne sont pas liées à un PDF ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Odoo. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Si vous ne souhaitez récupérer qu’une partie de vos factures clients, définissez une date de début d’import. Par défaut, les factures de vente émises plus de 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy ne seront pas récupérées.
Pour récupérer toutes vos factures clients Odoo, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente d’Odoo vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler de Pennylane vers Odoo. Quand vous rapprochez (sur Pennylane) des factures issues de Odoo et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur Odoo, où ils créent un paiement sur votre facture Odoo, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées depuis Odoo dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client professionnel Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures créées à partir des données d’Odoo. Les coordonnées du client Odoo ayant donné lieu à une facture seront ajoutées dans la description de la facture Pennylane. De cette manière, même si vous associez toutes les factures issues d’Odoo au même client Pennylane, vous garderez une trace du client initial.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client particulier Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures créées à partir des données d’Odoo. Les coordonnées du client Odoo ayant donné lieu à une facture seront ajoutées dans la description de la facture Pennylane. De cette manière, même si vous associez toutes les factures issues d’Odoo au même client Pennylane, vous garderez une trace du client initial.
Achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs ajoutés dans Odoo afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs. Les notes de frais enregistrées dans Odoo ne sont pas synchronisées quant à elles.
💡 Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs ajoutées dans Odoo doivent être accompagnées d’un PDF — la facture fournie par le fournisseur. Créer une facture vide dans Odoo ne suffit pas.
Fréquence d’importation
La récupération des nouvelles factures se fait une fois par jour, automatiquement.
Si vous ne souhaitez récupérer qu’une partie de vos factures fournisseurs, indiquez une date de début d’import. Par défaut, les factures fournisseurs émises plus de 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy ne seront pas récupérées.
Pour récupérer toutes vos factures fournisseurs Odoo, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat d’Odoo vers Pennylane (opération payante).