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Les factures fournisseurs sont celles que vous recevez suite à vos achats. Si certaines factures fournisseurs ne vous servent plus, vous pouvez les archiver ou les supprimer.
Différences entre archivage et suppression
Les factures archivées n’apparaissent ni dans la vue Ventes > Factures fournisseurs ni dans vos résultats de recherche — sauf si vous étendez votre recherche aux factures archivées. Une fois archivées, vos factures restent stockées dans votre espace Pennylane, où vous pouvez les retrouver en accédant à Ventes > Factures fournisseurs > Toutes (onglet) et en cliquant sur le filtre Statut > Archivée. L’archivage d’une facture est réversible.
Les factures supprimées sont détruites. Elles disparaissent définitivement de votre espace Pennylane et ne peuvent plus être récupérées une fois supprimées. La suppression d’une facture est irréversible.
Archiver une facture fournisseur
Pour archiver une ou plusieurs factures fournisseurs :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet)
Sélectionnez la ou les factures à archiver.
Cliquez sur le bouton Archiver dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Archiver dans la fenêtre qui s’ouvre.
Un message de confirmation apparaît dans le coin inférieur droit de votre écran. Depuis ce message, vous pouvez annuler l’archivage que vous venez d’effectuer, ou voir la ou les factures que vous venez d’archiver. Une facture archivée peut être restaurée à tout moment.
Restaurer une facture fournisseur archivée
Voir le tutoriel vidéo (1:16 min)
Voir le tutoriel vidéo (1:16 min)
Pour restaurer une ou plusieurs factures archivées :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet).
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à restaurer.
Cliquez sur le bouton Restaurer en bas de votre écran, dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Restaurer dans la fenêtre qui s’ouvre.
Si la facture restaurée a été réimportée sur Pennylane entre-temps, vous devrez choisir la version à conserver (voir comment faire).
💡 Restaurer une facture ne restaure pas les rapprochements dont la facture faisait l’objet avant d’être archivée. Si la facture archivée était liée à une transaction, ce lien ne sera pas rétabli en cas de restauration de la facture. Vous devrez rapprocher votre facture de votre transaction une fois de plus.
Supprimer une facture fournisseur
Seules les factures archivées peuvent être supprimées. Si vous souhaitez supprimer une facture, vous devez l’archiver en premier lieu.
Pour supprimer une ou plusieurs factures fournisseurs préalablement archivées :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet).
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à supprimer définitivement.
Cliquez sur le bouton Supprimer en bas de votre écran.
Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre qui s’ouvre.
La suppression d’une facture est irréversible. Nous vous conseillons de consulter votre comptable avant de supprimer la moindre facture, surtout si la facture que vous souhaitez supprimer a pour source Import comptable.
Conseils en cas de problème
Gestion des doublons
Si vous réimportez une facture fournisseur que vous avez déjà archivée, la facture importée ne sera pas considérée comme un doublon de la facture archivée. Voyez les factures archivées comme des factures mises à la corbeille : elles sont mises en cantonnement afin de ne pas perturber votre gestion courante, mais elles ne sont pas supprimées pour autant. Ce fonctionnement vaut aussi pour les notes de frais.
En revanche, si une facture fournisseur archivée a été réimportée entre temps sur Pennylane, un écran vous proposera de choisir la version à conserver au moment de la restauration de votre facture archivée. Nous faisons ça pour éviter les doublons. Au moment de la restauration de votre facture fournisseur, vous aurez le choix entre :
Ne pas restaurer votre facture archivée (conserver la version réimportée comme version de référence). Cela revient à ne rien faire. La facture archivée reste dans les archives.
Remplacer la facture réimportée par la version historique qui était archivée jusque-là. Cela revient à restaurer la facture archivée tout en supprimant la facture qui avait été réimportée.
Prochaines étapes
Gérer vos achats et vos frais d’entreprise (cours)
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Archiver ou supprimer une facture client
Découvrez comment gérer les factures client dont vous n’avez plus besoin.