Cet article explique comment repérer un doublon entre une facture classique et une facture électronique, puis comment l’ignorer, l’archiver ou le fusionner. Il s’adresse aux personnes qui gèrent les factures fournisseurs et les notes de frais de l’entreprise.
Prérequis
La facturation électronique est activée pour votre entreprise.
Pour fusionner, l’une des deux factures doit être électronique et l’autre ne doit pas l’être.
Repérer un doublon
Pennylane détecte les doublons potentiels et affiche un bloc en haut du volet latéral de la facture concernée.
Dans la liste des notes de frais, cliquez sur le filtre Actions rapides.
Sélectionnez l’option qui affiche les doublons potentiels.
Cliquez sur une facture pour ouvrir son volet latéral.
Repérez le bloc Doublon détecté (ou Doublons détectés s’il y en a plusieurs).
Chaque carte du bloc affiche le statut, le montant, la date et le numéro de la facture en doublon. Un badge indique s’il s’agit d’une facture électronique. Cliquez sur la carte pour ouvrir cette facture dans un nouvel onglet.
Ignorer un doublon
Ignorez un doublon quand les deux factures sont bien distinctes et que vous souhaitez les conserver toutes les deux.
Dans le bloc de doublons, cliquez sur la croix en haut à droite de la carte.
Dans la fenêtre Ignorer ce doublon ?, cliquez sur Ignorer.
Les deux factures sont conservées. Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre sans rien changer.
Archiver un doublon
Archivez le doublon pour qu’il ne figure plus dans la vue par défaut.
Dans le bloc de doublons, cliquez sur Archiver sur la carte concernée.
Dans la fenêtre Archiver cette facture ?, cliquez sur Archiver.
La facture archivée reste accessible avec le filtre Statut, en sélectionnant « Archivée ». Une fois archivée, vous pouvez la supprimer définitivement.
Fusionner une facture classique avec une facture électronique
Fusionnez deux factures quand l’une est électronique et l’autre non. Le bouton Fusionner n’apparaît que dans ce cas.
Dans le bloc de doublons, cliquez sur Fusionner sur la carte concernée.
Dans la fenêtre Fusionner ces deux factures ?, lisez le message : la facture classique est archivée et ses informations et avancées sont intégrées à la facture fusionnée, convertie au format électronique et conforme à la réforme.
Cliquez sur Fusionner.
Dans la notification « Les factures ont bien été fusionnées », cliquez sur Voir la facture pour ouvrir la facture électronique.
Cliquez sur Annuler à l’étape 3 pour fermer la fenêtre sans fusionner.