Les factures clients sont celles que vous envoyez à vos clients suite à vos ventes. Si certaines factures clients ne vous servent plus, vous pouvez les archiver ou les supprimer (sous conditions). Vous avez aussi la possibilité de créer un avoir pour annuler totalement ou partiellement une facture client finalisée.
Différences entre archivage et suppression
Les factures archivées n’apparaissent ni dans la vue Ventes > Factures clients ni dans vos résultats de recherche — sauf si vous étendez votre recherche aux factures archivées. Une fois archivées, vos factures restent stockées dans votre espace Pennylane, où vous pouvez les retrouver en accédant à Ventes > Factures clients > Toutes (onglet) et en cliquant sur le filtre Statut > Archivée. L’archivage d’une facture est réversible.
Les factures supprimées sont détruites. Elles disparaissent définitivement de votre espace Pennylane et ne peuvent plus être récupérées une fois supprimées. La suppression d’une facture est irréversible.
Archiver une facture client
Pour archiver une ou plusieurs factures clients :
Accédez à Ventes > Factures clients > Toutes (onglet)
Sélectionnez la ou les factures à archiver.
Cliquez sur le bouton Archiver dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Archiver dans la fenêtre qui s’ouvre.
Un message de confirmation apparaît dans le coin inférieur droit de votre écran. Depuis ce message, vous pouvez annuler l’archivage que vous venez d’effectuer, ou voir la ou les factures que vous venez d’archiver. Une facture archivée peut être restaurée à tout moment.
Restaurer une facture archivée
Voir le tutoriel vidéo (1:16 min)
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Retrouvez plus de tutoriels vidéo dans la section Minute Tuto de l'Academy.
Pour restaurer une ou plusieurs factures archivées :
Accédez à Ventes > Factures clients > Toutes (onglet).
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à restaurer.
Cliquez sur le bouton Restaurer dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Restaurer dans la fenêtre qui s’ouvre.
Si la facture restaurée a été réimportée sur Pennylane entre-temps, vous devrez choisir la version à conserver (voir comment faire).
💡 Restaurer une facture ne restaure pas les rapprochements dont la facture faisait l’objet avant d’être archivée. Si la facture archivée était liée à une transaction, ce lien ne sera pas rétabli en cas de restauration de la facture. Vous devrez rapprocher votre facture de votre transaction une fois de plus.
Supprimer une facture client
Pour supprimer une facture client, votre facture doit :
Être à l’état de brouillon, c’est-à-dire non-finalisée.
Avoir été archivée au préalable.
Les factures finalisées, qu’elles aient été transmises à un client ou non, ne peuvent plus être supprimées. C’est la loi. Une fois émises, les factures peuvent être annulées par un avoir.
Pour supprimer une ou plusieurs factures clients préalablement archivées :
Accédez à Ventes > Factures clients > Toutes (onglet).
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à supprimer définitivement.
Cliquez sur le bouton Supprimer en bas de votre écran.
Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre qui s’ouvre.
La suppression d’une facture est irréversible. Nous vous conseillons de consulter votre comptable avant de supprimer la moindre facture, surtout si la facture que vous souhaitez supprimer a pour source Import comptable.
Conseils en cas de problème
Gestion des doublons
Si vous réimportez une facture client que vous avez déjà archivée, la facture importée ne sera pas considérée comme un doublon de la facture archivée. Voyez les factures archivées comme des factures mises à la corbeille : elles sont mises en cantonnement afin de ne pas perturber votre gestion courante, mais elles ne sont pas supprimées pour autant. Ce fonctionnement vaut aussi pour les notes de frais.
En revanche, si une facture client archivée a été réimportée entre temps sur Pennylane, un écran vous proposera de choisir la version à conserver au moment de la restauration de votre facture archivée. Nous faisons ça pour éviter les doublons. Au moment de la restauration de votre facture client, vous aurez le choix entre :
Ne pas restaurer votre facture archivée (conserver la version réimportée comme version de référence). Cela revient à ne rien faire. La facture archivée reste dans les archives.
Remplacer la facture réimportée par la version historique qui était archivée jusque-là. Cela revient à restaurer la facture archivée tout en supprimant la facture qui avait été réimportée.
Prochaines étapes
Créer un avoir pour modifier une facture
Vous ne pouvez pas modifier une facture client finalisée, mais vous pouvez créer un avoir qui viendra annuler votre facture finalisée.
Archiver ou supprimer une facture fournisseur
Découvrez comment gérer les factures fournisseur dont vous n’avez plus besoin.