Étapes d'import
Lancement de l'import
Accéder au module Imports depuis le menu Saisie. Cliquer sur Importer un fichier et sélectionnez Écritures .
Trame Pennylane
L'utilisation de la trame Pennylane est fortement recommandée. Elle permet de gagner du temps et limiter les erreurs en :
Pré-saisissant automatiquement les colonnes
Vérifiant les champs et leurs formats acceptés (un onglet
Aideest fourni dans la trame)
Téléverser le fichier
Une fois le fichier préparé au format Pennylane, celui-ci peut être importé de 2 façons sur Pennylane :
Copier-coller les valeurs du fichier en cliquant sur
Importer le presse-papierSauvegarder et importer le fichier au fomat XLS / CSV en cliquant sur
Choisir un fichier
Modèles sauvegardés
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez sélectionner un modèle d'import pour pré-remplir les colonnes. À l'avenir, vous pourrez sauvegarder vous-mêmes vos modèles pour gagner du temps sur vos imports récurrents !
Après avoir sélectionné votre modèle, continuez en cliquant sur Commencer l'import.
💡 La trame Pennylane est disponible par défaut dans les modèles d'import. Autrement, le système essaiera de deviner l'ordre des colonnes grâce à leur en-tête !
Paramétrage du modèle
Une fois le fichier téléversé, sélectionner les colonnes à importer dans Pennylane :
Champs Obligatoires : nécessaires pour créer les écritures dans Pennylane
Champs Recommandés : utilisés par Pennylane pour regrouper et équilibrer les lignes d'écritures entre elles
Par défaut, Pennylane groupe les écritures selon cette priorité :
Identifiant de ligne (pour les imports analytiques, en cas de lignes multi-catégorisées)
N° de pièce
Libellé de pièce
Date (si aucune autre information n'est renseignée)
Une fois le fichier correctement paramétré, passez à Étape suivante.
⚠️ La ligne surlignée en rose ne sera pas prise en compte dans l'import du fichier.
Par défaut, la première ligne n'est pas prise en compte. Ces paramètres peuvent être modifiées en bas de page.
Format des champs
Date : une fois la date sélectionnée, n'oubliez pas de compléter le format correspondant à votre fichier (Ex : JJ MM AAAA).
Numéro de compte : seul les comptes 401, 411, 410, 421, 455 et 467 supportent un format alphanumérique. Les comptes n'existant pas sur Pennyane seront créés automatiquement.
Débit et/ou crédit : renseignez la colonne débit ou montant si votre fichier ne contient qu'une seule colonne.
Code journal : le code journal doit contenir au plus 5 caractères, et uniquement des lettres.
Taux de TVA du compte : seuls les comptes de classes 2, 6, 7 et 44564, 44574, 4191, 4091 acceptent un taux de TVA. Consultez cet article pour connaitre les formats acceptés.
Pays du compte : seuls les comptes de classe 6 et 7 acceptent un taux de TVA. Consultez cet article pour connaitre les formats acceptés.
Famille de catégories : format alphanumérique. Une famille comporte une ou plusieurs catégories (📖 Analyser vos comptes avec les catégories analytiques). La famille doit toujours être renseignée pour chaque catégorie.
Catégorie : format alphanumérique. Les catégories associées aux lignes d'écritures. Les familles et catégories seront crées si elles n'existent pas dans Pennylane.
Poids de la catégorie : format numérique. Ce champ indique la part proportionnelle attribuée à une catégorie sur une ligne d'écriture. Par exemple, si une écriture est répartie entre plusieurs catégories, le poids spécifie la répartition en pourcentage pour chaque catégorie. Voir le détail ici.
Code analytique : format alphanumérique. Ce champ correspond au code unique associé à chaque catégorie. Vous rencontrerez une erreur en cas d’incohérence entre le code et le libellé :
Si une catégorie avec un libellé spécifié existe déjà mais avec un code analytique différent.
Si un même code analytique est utilisé pour plusieurs libellés différents.
Identifiant de ligne: vous permet de catégoriser une écriture selon plusieurs catégories. Consultez l'article Importer des écritures comptables avec plusieurs catégories analytiques.
Revue des données (et résolution éventuelle)
Pennylane vérifie le paramétrage réalisé et indique les erreurs éventuelles.
✍️ Pour les écritures de ventes, si les écritures ne sont pas équilibrées, Pennylane tolère un écart inférieur ou égal à 1 €. L'écart est enregistré dans un compte 658 ou 758.
À ce stade, vous pouvez soit Éditer le modèle pour modifier le paramétrage, soit Finaliser l'import pour importer les données dans Pennylane.
⚠️ Pour que l'import fonctionne correctement, il est important qu'un numéro de pièce soit associé à un unique libellé d'écriture, à une unique date et à un code journal.
Données importées
Les données sont importées. Si besoin, vous pouvez retrouver le fichier importé depuis le module Imports.
Remarques :
Il est possible d’auxiliariser les comptes 401 et 411. Il n'y a pas de champ dédié aux comptes auxiliaires. Cependant, vous pouvez associer les comptes auxiliaires de votre fichier avec le champ "Numéro de compte" sur Pennylane.
Pour les comptes de TVA : n'ajoutez pas de taux de TVA dans la colonne TVA mais renseignez directement les comptes avec les taux de TVA correspondants.
Attention aux formats de date et aux formats de TVA et code pays (cf. légende)
Il est possible de régler les écritures importés par export de fichier XML ou via le Compte Pro.
Les différents statuts dans le module Imports
Que faire en cas d'échec de l'import ?
Si votre import échoue et passe en erreur, le système vous propose désormais un fichier de résolution qui vous permet de cibler ce qui cause l'erreur.
Vous pouvez rouvrir l'import pour voir l'erreur ici :
Puis télécharger et ouvrir le fichier de résolution :
Un commentaire s'affiche sur chaque ligne concernée par l'erreur et vous donne des détails sur le moyen de résoudre l'erreur. Une fois le fichier corrigé, il vous suffit de l'importer directement dans la même page.
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