Sommaire :

Comment importer des écritures ? (Vidéo)

Comprendre les différents statuts dans le module d'import


Comment importer des écritures ?

Découvrez notre vidéo sur l'import d'écritures comptables sur la Pennylane Academy.

1) Téléchargement du fichier

Aller dans l’onglet Import du module de saisie comptable et cliquer sur Importer un fichier - Ecritures..

Vous avez deux manières pour importer un fichier sur Pennylane:

  1. Télécharger le fichier au format Excel ou CSV

  2. Copier-coller les valeurs de votre fichier Excel puis cliquer sur "Importer le presse-papier"

    💡 La deuxième option est particulièrement utile si vous êtes amené à corriger les données de votre fichier Excel puis à le re-télécharger dans Pennylane.

    Avant de commencer l'import, vous pouvez sélectionner un modèle déjà enregistré. Ainsi les données de votre fichier seront déjà associées aux bons champs sur Pennylane (Date, numéro de compte, montant ...)

    ✍️ Nous avons créé des modèles par défaut pour les imports d'OD de paie de Listo, Silae et Payfit.

    ✍️ Vous pouvez télécharger des modèles de fichier d'import d'écritures en cliquant sur format.CSV ou format.XLSX

    Cliquer sur "Commencer l'import" en haut à droite.

2) Mapping du fichier

Si vous n'avez pas sélectionné un modèle de mapping, il convient de mapper les colonnes de votre fichier avec les champs de Pennylane.

Champs Obligatoires

Champs optionnels

Date d'opération

Numéro de compte

Débit + Crédit ou colonne unique montant

Libellé de compte

Numéro d'écriture

Libellé d'écriture

Code journal

Taux de TVA

Code Pays

Axe analytique

Catégorie/tag

✍️ Quelques points d'attention:

  • Date : renseigner la colonne date et indiquer le format de date utilisé dans votre fichier.

  • Numéro de compte : renseigner le compte comptable. Cela peut être un compte auxiliaire.

  • Débit : renseigner la colonne débit

  • Crédit : renseigner la colonne crédit

💡 Si votre fichier comporte une unique colonne Montant, vous pouvez la mapper avec le champ Débit.

  • Taux de TVA du compte : renseigner la TVA du compte. Attention au format de la TVA. On ne peut renseigner un taux de TVA que sur les comptes de classe 6 et 7.

  • Pays du compte : renseigner le code pays du compte. Attention au format du code pays. On ne peut renseigner un code pays que sur les comptes de classe 6 et 7.

  • Axe analytique

  • Catégorie/tag

Un axe analytique comporte une ou plusieurs catégories/tags. Voir article Paramétrer vos catégories et vos familles de catégories. Les axes et catégories analytiques peuvent être créés au moment de l'import du fichier.

⚠️ Pour chaque ligne, les champs "Axes analytique" et "Catégorie/Tag" doivent être soit vides soit renseignés tous les deux.

Une fois le mapping effectué, cliquer sur le bouton "Continuer" en haut à droite.

Vous avez la possibilité de sauvegarder le mapping pour le réutiliser lors des imports similaires ultérieurs.

3) Revue des données

Pennylane vérifie le mapping réalisé et indique les erreurs éventuelles.

✍️ Si les écritures ne sont pas équilibrées, Pennylane tolère un écart inférieur ou égal à 1€. L'écart est enregistré dans un compte 658 ou 758.

À ce stade, vous pouvez soit "éditer le modèle" pour modifier le mapping ou "finaliser l'import" pour importer les données dans Pennylane.

4) Import

Les données sont importées. Vous pouvez retrouver le fichier importé depuis le module d'import.

Remarques :

  • Il est possible d’auxiliariser les comptes 401 et 411. Il n'y a pas de champ dédié aux comptes auxiliaires. Cependant, vous pouvez associer les comptes auxiliaires de votre fichier avec le champ "Numéro de compte" sur Pennylane.

  • Pour les comptes de TVA : ne pas ajouter de taux de TVA dans la colonne TVA mais renseigner directement les comptes avec les taux de TVA correspondants.

  • Attention aux formats de date et aux formats de TVA et code pays (cf. légende)

Comprendre les différents statuts dans le module d'import

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