Sommaire :
Les différents statuts dans le module Imports
Les erreurs les plus fréquentes lors d'un import d'écritures
Procédure d'import
📹 Vous pouvez aussi consulter la vidéo Importer des écritures comptables sur Pennylane Academy.
Télécharger le fichier
Dans le menu Saisie comptable, cliquez sur le module Imports. Sur la page Import de données, cliquez sur le bouton Importer un fichier et sélectionnez Écritures.
Vous avez deux manières d'importer un fichier sur Pennylane :
1. Télécharger le fichier au format .xlsx ou .csv ;
2. Copier-coller les valeurs de votre fichier Excel, puis cliquez sur Importer le presse-papier.
La deuxième option est particulièrement utile si vous êtes amené à corriger les données de votre fichier Excel puis à le re-télécharger dans Pennylane.
✍️ Des modèles de fichiers d'import sont à votre disposition pour vous aider à paramétrer votre fichier. Téléchargez-les en cliquant sur format .CSV ou format .XLSX
Avant de commencer l'import, vous pouvez sélectionner un modèle déjà enregistré. Ainsi les données de votre fichier seront déjà associées aux bons champs sur Pennylane (date, numéro de compte, montant...).
✍️ Nous avons créé des modèles par défaut pour les imports d'OD de paie de Listo, Silae et Payfit.
Cliquez ensuite sur Commencer l'import, en haut à droite.
Préparation du modèle
Si vous n'avez pas sélectionné un modèle à appliquer au fichier, vous devez coordonner les colonnes de votre fichier avec les champs de Pennylane.
Champs Obligatoires | Champs optionnels | Champs recommandés |
Date Numéro de compte Débit et/ou Crédit | Libellé de compte Numéro d'écriture Libellé d'écriture Libellé de la ligne d'écriture Code journal Taux de TVA Code Pays Famille de catégorie Catégorie | Numéro d'écriture Libellé d'écriture |
✍️ Quelques points d'attention :
Date : renseignez la colonne date et indiquez le format de date utilisé dans votre fichier.
Numéro de compte : renseignez le compte comptable – cela peut être un compte auxiliaire.
Débit et/ou crédit : renseignez la colonne débit.
Crédit : renseignez la colonne crédit.
Si votre fichier comporte une unique colonne Montant, vous pouvez l'associer au champ Débit et/ou crédit.
⚠️ Nous vous conseillons fortement d'ajouter les champs Numéro d'écriture et Libellé d'écriture car ils sont utilisés pour grouper les écritures. Autrement, l'import risque d'être déséquilibré.
Code journal: renseignez ici le code journal. Si aucun code journal n'est renseigné, les écritures seront importées dans le journal d'OD.
Taux de TVA du compte : renseignez la TVA du compte. Attention au format de la TVA. On ne peut renseigner un taux de TVA que sur les comptes de classe 6 et 7.
Pays du compte : renseignez le code pays du compte. Attention au format du code pays. On ne peut renseigner un code pays que sur les comptes de classe 6 et 7.
Pour connaître les bons formats de Taux de TVA et code Pays, consultez cet article.
Famille de catégorie : une famille comporte une ou plusieurs catégories (voir aussi l'article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques). Les familles et les catégories analytiques peuvent être créés au moment de l'import du fichier.
Catégorie : renseignez ou créez les catégories.
Identifiant de ligne: vous permet de catégoriser une écriture selon plusieurs catégories.
⚠️ Pour chaque ligne, les champs Famille de catégorie et Catégorie doivent être soit vides, soit renseignés tous les deux.
Une ligne d'écriture ne peut supporter qu'une famille et une catégorie.
Une fois le fichier correctement paramétré, cliquez sur le bouton Continuer en haut à droite.
Vous pouvez sauvegarder le modèle pour le réutiliser ultérieurement, lors d'imports similaires.
✍️ La ligne surlignée en rose ne sera pas prise en compte dans l'import du fichier.
Par défaut, la première ligne n'est pas prise en compte puisqu'il s'agit souvent de la ligne d'en-tête.
Toutefois, vous pouvez paramétrer le nombre de lignes à sauter au début ou à la fin en cliquant sur Editer les paramètres de lecture du fichier en bas de page.
Revue des données
Pennylane vérifie le mapping réalisé et indique les erreurs éventuelles.
Cliquez sur Plus d'informations pour visualiser le message d'erreur.
✍️ Pour les écritures de ventes, si les écritures ne sont pas équilibrées, Pennylane tolère un écart inférieur ou égal à 1 €. L'écart est enregistré dans un compte 658 ou 758.
À ce stade, vous pouvez soit Éditer le modèle pour modifier le mapping, soit Finaliser l'import pour importer les données dans Pennylane.
⚠️ Pour que l'import fonctionne correctement, il est important qu'un numéro de pièce soit associé à un unique libellé d'écriture, à une unique date et à un code journal.
Import
Les données sont importées. Si besoin, vous pouvez retrouver le fichier importé depuis le module Imports.
Remarques :
Il est possible d’auxiliariser les comptes 401 et 411. Il n'y a pas de champ dédié aux comptes auxiliaires. Cependant, vous pouvez associer les comptes auxiliaires de votre fichier avec le champ "Numéro de compte" sur Pennylane.
Pour les comptes de TVA : n'ajoutez pas de taux de TVA dans la colonne TVA mais renseignez directement les comptes avec les taux de TVA correspondants.
Attention aux formats de date et aux formats de TVA et code pays (cf. légende)
Les différents statuts dans le module Imports
Les erreurs les plus fréquentes lors d'un import d'écritures
Visualisez facilement le message d'erreur en cliquant sur l'icône Informations depuis le module d'imports.
Voici une liste non exhaustive des erreurs les plus fréquentes que vous pouvez rencontrer lors de vos imports, ainsi que les moyens proposés pour les résoudre. En cas de difficultés, n'hésitez pas à joindre notre support qui est disponible pour vous aider.
Colonne "Numéro de pièce"
Erreur de libellé
Pennylane vous indique que les écritures n'ont pas le même libellé pour un même numéro de pièce.
Solution : choisissez le "libellé de la ligne d'écriture" plutôt que "libellé d'écriture" pour la colonne de libellés lors du mapping de votre fichier.
Les lignes d'écriture ne sont pas équilibrées
Pennylane vous indique que vos écritures ne sont pas équilibrées. Il peut y avoir 2 causes à cela :
– soit votre fichier n'est effectivement pas équilibré,
Solution : à vous de corriger votre fichier et de le ré-importer ensuite.
– soit une ou plusieurs lignes de votre fichier ne sont pas prises en compte dans l'import car elles ne sont pas considérées comme des lignes d'écriture.
Solution : la ligne non prise en compte est mise en évidence par la couleur rose. Cliquez sur Éditer les paramètres de lecture du fichier (1), puis ajustez le nombre de ligne à sauter (2) en fonction de votre fichier – conservez 1 si vous avez une première ligne d'en-tête de colonne.
Erreur de code journal
Pennylane vous indique que les écritures n'ont pas le même code journal pour un même numéro de pièce.
Solution: modifiez le code journal des écritures concernées.
Colonne "Date"
Erreur de format de date
Pennylane vous indique que le format renseigné pour la date ne semble pas être le même que celui des dates de votre fichier.
Solution : vérifiez que le format choisi correspond aux dates de votre fichier. Attention, il arrive ce ne soit pas l'habituel format jour-mois-année, l'ordre peut être inversé ou changé.
Erreur de correspondance de date
Cette erreur apparaît car la comptabilité n'est pas modifiable aux dates des écritures que vous importez, soit parce que l'exercice est clos, soit parce que la comptabilité est figée.
Solution : vérifiez les dates de votre fichier et, le cas échéant, défigez la comptabilité ou déclôturez l'exercice si nécessaire.Import à la même date
Cela ne génère pas de message d'erreur mais il arrive que toutes les écritures de votre fichier soient importées à la même date (celle de la première ligne généralement). Cela est dû au fait que toutes les écritures comportent le même numéro de pièce et/ou le même libellé, le système les enregistre donc comme une seule écriture à la même date.
Solution : supprimez le fichier importé puis retraitez-le en ajoutant des numéros de pièces différenciés. Vous pouvez ensuite le réimporter.
Colonne "Numéro de compte"
Problème de compte alpha-numérique
Les comptes alphanumériques acceptés sur Pennylane sont les comptes 411,401, 410, 421, 455, 467.
Aucune ligne formatée trouvée
Cette erreur peut se produire lorsque votre fichier est au format .xlsx mais présenté comme un fichier .csv ou bien l'inverse.
Solution : assurez-vous que la présentation de vos données dans le fichier corresponde à la présentation requise pour votre format de fichier. Pennylane vous présente des exemples lors de la première étape de l'import.
Lecture du fichier impossible, l'encodage n'a pas été reconnu
Cette erreur est généralement due au fait que votre fichier Excel n'est pas dans un format accepté par notre module d'import (c'est le cas, par exemple, des fichiers .xls)
Solution : ré-enregistrez votre fichier en modifiant le format selon ce qui est demandé pour votre type d'import ou bien, comme indiqué, copiez-collez le contenu du fichier en valeur dans un nouveau fichier au bon format.