Étapes d'import
N’utilisez pas ce type d’import pour importer un relevé bancaire.
L’import Écritures crée des opérations diverses (OD) ou des factures si vous avez coché l'option de conversion. Même lorsqu’elles sont correctement comptabilisées, ces écritures n’apparaissent pas dans le module Transactions et n’alimentent pas l’étape Transactions de la préparation d’une déclaration de TVA.
Pour importer des opérations bancaires, utilisez le type d’import Transactions bancaires ou connectez le compte bancaire à Pennylane.
Lancement de l'import
Accéder au module Imports depuis le menu Saisie. Cliquer sur Importer un fichier et sélectionnez Ecritures.
Télécharger la trame Pennylane
Sur la page d’import des écritures, cliquez sur Télécharger.
Cette trame contient toutes les colonnes et tous les formats acceptés par Pennylane. Son utilisation est fortement recommandée pour gagner du temps et éviter les erreurs d’import.
Elle permet notamment de :
Préremplir les colonnes attendues ;
Vérifier les champs et les formats acceptés grâce à l’onglet Aide inclus dans la trame.
Import du fichier
Une fois le fichier préparé au format Pennylane, celui-ci peut être importé de 2 façons sur Pennylane :
en cliquant sur Importer le presse-papier, pour Copier-coller les valeurs du fichier d'origine
En cliquant sur Ajouter un fichier, pour importer le fichier au format XLS / CSV
Vous pouvez sélectionner des paramètres d'importation spécifiques :
Convertir les écritures de ventes et d'achats en factures : cette option permet de créer des pièces sans image, disponibles dans la vue gestion pour le client. A la fin de l'import, il sera possible de joindre les pièces en PDF (nom de la pièce=numéro de pièce).
Appliquer strictement les comptes de tiers contenus dans le fichier de migration : le numéro de compte du FEC est conservé à l'identique et le libellé du compte est mis à jour si le compte est déjà existant.
Modèles sauvegardés
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez sélectionner un modèle d'import pour pré-remplir les colonnes. À l'avenir, vous pourrez sauvegarder vous-mêmes vos modèles pour gagner du temps sur vos imports récurrents !
Après avoir sélectionné votre modèle, continuez en cliquant sur Commencer l'import.
La trame Pennylane est disponible par défaut dans les modèles d'import. Autrement, le système essaiera de deviner l'ordre des colonnes grâce à leur en-tête !
⚠️ Un modèle d'import d'écritures ne peut pas être supprimé une fois créé.
Pour ne plus l'utiliser, créez un nouveau modèle avec les paramètres souhaités et sélectionnez-le lors de vos prochains imports.
Renseignements des champs (mapping)
Certains champs précédés par le symbole ⚠️ sont obligatoires pour pouvoir importer les écritures : date, Numéro de compte, Débit et/ou crédit.
Date : une fois la date sélectionnée, n'oubliez pas de compléter le format correspondant à votre fichier (Ex : JJ MM AAAA) s'il est mal reconnu par Pennylane
Numéro de compte : seul les comptes 401, 411, 410, 421, 455 et 467 supportent un format alphanumérique. Les comptes n'existant pas sur Pennylane seront créés automatiquement.
Débit et/ou crédit : renseignez la colonne débit ou montant si votre fichier ne contient qu'une seule colonne avec des montants signés.
Code journal : le code journal doit contenir au plus 5 caractères, et uniquement des lettres.
Taux de TVA du compte : seuls les comptes de classes 2, 6, 7 et 44564, 44574, 4191, 4091 acceptent un taux de TVA. Consultez cet article pour connaitre les formats acceptés.
Code Pays du compte : seuls les comptes de classe 6 et 7 acceptent un taux de TVA. Consultez cet article pour connaitre les formats acceptés.
Famille de catégories : format alphanumérique. Une famille comporte une ou plusieurs catégories (📖 Analyser vos comptes avec les catégories analytiques). La famille doit toujours être renseignée pour chaque catégorie.
Catégorie : format alphanumérique. Les catégories associées aux lignes d'écritures. Les familles et catégories seront crées si elles n'existent pas dans Pennylane.
Poids de la catégorie : format numérique. Ce champ indique la part proportionnelle attribuée à une catégorie sur une ligne d'écriture. Par exemple, si une écriture est répartie entre plusieurs catégories, le poids spécifie la répartition en pourcentage pour chaque catégorie. Voir le détail ici.
Code analytique : format alphanumérique. Ce champ correspond au code unique associé à chaque catégorie. Vous rencontrerez une erreur en cas d’incohérence entre le code et le libellé :
Si une catégorie avec un libellé spécifié existe déjà mais avec un code analytique différent.
Si un même code analytique est utilisé pour plusieurs libellés différents.
Identifiant de ligne : vous permet de catégoriser une écriture selon plusieurs catégories. Consultez l'article Importer des écritures comptables avec plusieurs catégories analytiques.
⚠️ La ligne surlignée en rose ne sera pas prise en compte dans l'import du fichier.
Par défaut, la première ligne n'est pas prise en compte. Ces paramètres peuvent être modifiées en bas de page.
Finalisation de l'import
Une fois tous les champs renseignées, cliquez sur Etape suivante. La fenêtre suivante indique si une erreur a été trouvé sur le fichier. Si tout est bon, alors cliquez sur Finaliser l'import.
Si l'import n'a pas été fait à partir d'un modèle existant, il vous est proposé de Sauvegarder le modèle. Si c'est un import récurrent, donner lui un nom afin de pouvoir le sélectionner lors du prochain import. Dans le cas contraire, vous pouvez Continuer sans sauvegarder.
Import d'écritures avec des devises
Préparez votre fichier en ajoutant les colonnes suivantes :
Devise (exemple : USD),
Débit_devise_origine,
Crédit_devise_origine.
Convertissez ensuite les montants en euros dans les colonnes Débit et Crédit, avant d'importer votre fichier. Pennylane ne convertit pas automatiquement les devises lors de l'import d'écritures.
Une fois les écritures importées dans Pennylane, le montant en devise s'affichera dans le détail de votre écriture.
Import des pièces jointes avec les écritures courantes
Si votre fichier d'écritures courantes est associé à des pièces justificatives, vous pouvez les charger à l'aide de la fonction Joindre une archive (trombone).
L'affectation des pièces aux écritures liées est automatique, à condition que le nom de la pièce soit strictement identique au numéro de pièce dans la colonne PieceRef de l'écriture qui correspond.
⚠️ Ne mettez pas le nom des extensions (.pdf, .png) dans la colonne PieceRef de votre fichier d'écritures.
Lorsque vous vous êtes assuré que c'est bien le cas, réunissez toutes les pièces dans un même fichier zip, puis téléversez-le dans Pennylane. La taille maximum acceptée pour un fichier d'archive est de 20 Go, si vous excédez ce volume, il faut diviser votre fichier et procéder à plusieurs imports.
✍️ Les justificatifs importés sont visibles dans l’interface Comptabilité et l'interface Gestion.
Revue des données (et résolution éventuelle)
Pennylane vérifie le paramétrage réalisé et indique les erreurs éventuelles.
✍️ Pour les écritures de ventes, si les écritures ne sont pas équilibrées, Pennylane tolère un écart inférieur ou égal à 1 €. L'écart est enregistré dans un compte 658 ou 758.
À ce stade, vous pouvez soit Éditer le modèle pour modifier le paramétrage, soit Finaliser l'import pour importer les données dans Pennylane.
⚠️ Pour que l'import fonctionne correctement, il est important qu'un numéro de pièce soit associé à un libellé d'écriture unique, à une date identique et à un code journal.
Consulter les données importées
Une fois l'import finalisé, plusieurs chemins permettent de consulter les écritures :
Depuis l'interface Comptabilité
Aller dans menu Saisie > module Imports/Exports > onglet Imports.
Cliquer sur les trois points à droite du fichier importé.
Sélectionner Afficher les écritures importées dans le grand livre.
Le grand livre s'ouvre filtré sur les écritures de ce fichier uniquement.
Filtrer plusieurs fichiers d'écritures dans le grand livre
Depuis le Grand livre, activer le filtre Fichier d'imports, puis sélectionner le fichier voulu.
💡Utile pour comparer les écritures issues de plusieurs imports successifs sur le même exercice
Depuis l'interface Gestion (sans accès au module Comptabilité)
Aller dans menu Paramètres > module Historique > onglet Imports.
⚠️ La consultation des écritures importées depuis Paramètres > Historique nécessite un plan Premium ou supérieur, qui donne accès aux éditions comptables.
Les données sont importées. Si besoin, vous pouvez retrouver le fichier importé depuis le module Imports.
Remarques :
Il est possible d’auxiliariser les comptes 401 et 411. Il n'y a pas de champ dédié aux comptes auxiliaires. Cependant, vous pouvez associer les comptes auxiliaires de votre fichier avec le champ "Numéro de compte" sur Pennylane.
Pour les comptes de TVA : n'ajoutez pas de taux de TVA dans la colonne TVA mais renseignez directement les comptes avec les taux de TVA correspondants.
Attention aux formats de date et aux formats de TVA et code pays (cf. légende)
Il est possible de régler les écritures importés par export de fichier XML ou via le Compte Pro.
Les différents statuts dans le module Imports
Que faire en cas d'échec de l'import ?
Si votre import échoue et passe en erreur, le système vous propose désormais un fichier de résolution qui vous permet de cibler ce qui cause l'erreur.
Vous pouvez rouvrir l'import pour voir l'erreur ici :
Puis télécharger et ouvrir le fichier de résolution :
Un commentaire s'affiche sur chaque ligne concernée par l'erreur et vous donne des détails sur le moyen de résoudre l'erreur. Une fois le fichier corrigé, il vous suffit de l'importer directement dans la même page.
📖 Pour approfondir le sujet des imports d'écritures, consultez notre article sur Transformer automatiquement vos imports d’écritures de ventes et d’achats en facture Pennylane.