ℹ️ Note : Figer est devenu verrouiller. Le fonctionnement reste identique : seul le nom de l’action change dans votre interface. Si vous souhaitez verrouiller un journal spécifique plutôt que toute la comptabilité, consultez la section dédiée dans l’article Saisir des écritures dans Pennylane.
Principe général
Verrouiller la comptabilité vous permet de verrouiller la saisie de la comptabilité sans pour autant clôturer un exercice.
Lorsque vous verrouillez la comptabilité, vous indiquez une date de référence avant laquelle il n'est plus possible d'apporter des changements à la comptabilité, de saisir des écritures ou d'importer des éléments. Cette action est réversible par n'importe quel utilisateur comptable ayant accès au dossier.
⚠️ Verrouiller ≠ clôturer. Verrouiller la comptabilité ne génère pas d'à-nouveaux et ne produit pas de FEC. Les AN ne peuvent être générés que par la clôture définitive de l'exercice.
Les actions suivantes sont bloquées :
saisir, modifier ou supprimer des écritures ;
importer des écritures ou des transactions ;
réaliser des actions sur la période depuis l'interface entreprise.
Verrouiller la comptabilité est particulièrement utile au moment de la clôture d'un exercice ou d'une situation, ou bien après avoir télédéclaré la liasse fiscale en attendant la clôture.
ℹ️ Depuis vos pages comptables, un badge indique si la comptabilité est verrouillée et jusqu'à quelle date. Vous pouvez verrouiller, modifier ou déverrouiller la période directement depuis ce badge.
📖 Consultez notre minute tuto Verrouiller ou déverrouiller la comptabilité pour voir comment faire en vidéo.
Distinguer le verrouillage de la clôture d'une situation
Une situation ne peut pas être clôturée : seuls les exercices comptables peuvent l'être.
Vous pouvez verrouiller la comptabilité à la date de la situation afin de bloquer temporairement les modifications. Cette action ne clôture pas la situation et reste réversible.
Si vous ne souhaitez plus afficher les écritures de situation dans vos comptes, sélectionnez les journaux à afficher et retirez le journal SIT. Les écritures restent enregistrées et sont automatiquement extournées le lendemain de leur date.
Verrouiller ou clôturer : quoi choisir ?
Verrouiller la comptabilité | Clôturer un exercice |
Temporaire, réversible sans droit administrateur | Définitif, réouverture réservée à un administrateur |
Pas d'AN générés | AN générés si l'option est cochée |
Pas de FEC produit | FEC généré et envoyé dans la GED |
Corrections possibles après déverrouillage | Corrections possibles uniquement après réouverture et annulation de la validation |
Verrouiller la comptabilité ou modifier la période concernée
ℹ️ Pour verrouiller la comptabilité, vous devez disposer d'un accès comptable au dossier. La date de verrouillage doit être une date passée.
Pour verrouiller la comptabilité :
Deux options s'offrent à vous :
Depuis une page comptable (balances, grand livre, saisie en masse, dossier de travail, imports, parcours de déclaration), cliquez sur Verrouiller en haut de la page.
Vous pouvez aussi passer par le menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable, section Verrouiller et valider la comptabilité, puis cliquer sur Verrouiller la comptabilité.
Dans le champ Verrouiller jusqu'au, sélectionnez la date jusqu'à laquelle la comptabilité doit être verrouillée.
Si vos comptables doivent continuer à travailler sur la période, activez Autoriser les modifications par les comptables.
Cliquez sur Verrouiller la comptabilité pour valider.
Pour modifier une période déjà verrouillée :
Cliquez sur le badge qui affiche la date de verrouillage.
Cliquez sur Modifier.
Ajustez la date ou l'option Autoriser les modifications par les comptables, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
✍️ Lorsque vous choisissez de verrouiller la comptabilité, ou que vous modifiez la date ou les autorisations associées, les changements s'appliquent immédiatement, sans qu'il soit nécessaire de recharger la page.
Identifier une période verrouillée
Une période verrouillée est signalée par un badge affichant la date de verrouillage, en haut de vos pages comptables :
badge avec un cadenas : la comptabilité est verrouillée et aucune écriture ne peut être ajoutée, modifiée ou supprimée sur la période ;
badge avec une clé : la comptabilité est verrouillée, mais les comptables sont autorisés à modifier les écritures.
Cliquez sur ce badge pour afficher le statut (Comptabilité verrouillée ou Comptabilité verrouillée - Modifications autorisées), la date indiquée sous Jusqu'au :, ainsi que les boutons Modifier et Déverrouiller.
ℹ️ Lorsque vous générez des annexes dans les plaquettes, la comptabilité est automatiquement verrouillée à la date de fin de la période concernée.
De même lorsque vous télédéclarez la TVA, au moment de finaliser la déclaration, il vous est proposé de verrouiller la comptabilité pour la période de votre TVA.
Les conséquences d'une comptabilité verrouillée
Lorsque vous verrouillez la comptabilité, la saisie est bloquée, de même que l'import d'écritures ou de transactions via les intégrations. Veillez donc à ne pas verrouiller trop tôt, par exemple dans le cadre d'une intégration SILAE, pour que les écritures de paie aient le temps de se déverser dans le dossier.
L'import d'éléments comptables antérieurs à la date N à laquelle la comptabilité est verrouillée est également bloqué : en cas d'import d'une facture antérieure à N, alors la date d'émission de la facture sera automatiquement reportée au lendemain de N.
Verrouiller la comptabilité lors d'une migration
Lors de la reprise d'un dossier, vous pouvez verrouiller la comptabilité à la date de reprise avant de connecter les banques et les logiciels de paie. Les imports automatiques étant bloqués sur la période verrouillée, l'historique bancaire et les écritures de paie antérieurs à la date de reprise ne sont pas importés une seconde fois, ce qui évite les doublons avec les écritures issues de votre ancien logiciel.
Une fois les écritures importées, verrouillez la comptabilité à la date de reprise (voir « Verrouiller la comptabilité ou modifier la période concernée »).
Connectez les banques (voir l'article « Tout comprendre sur les connexions bancaires (API, EBICS, Agrégation) ») et les logiciels de paie (par exemple Silae).
Déverrouillez la comptabilité (voir « Déverrouiller la comptabilité ») pour pouvoir continuer à travailler sur le dossier.
⚠️ Ne laissez pas la comptabilité verrouillée plus longtemps que nécessaire : la date d'émission d'une facture antérieure à la date de verrouillage est automatiquement reportée au lendemain de cette date.
Si par la suite vous déverrouillez la comptabilité, la date d'émission de la facture ne changera pas automatiquement et restera au lendemain de N.
Verrouiller la comptabilité n'empêche pas le client de continuer à déposer ses factures d'achat depuis la page d'accueil ou le module Achats de son interface Gestion : ce dépôt reste possible, seule la date d'émission d'une facture antérieure à la date de verrouillage sera automatiquement reportée au lendemain de cette date, comme indiqué ci-dessus.
ℹ️ À tout moment, vous connaissez l'état de la comptabilité depuis vos pages comptables : si celle-ci est verrouillée, le badge affiche la date de fin de période.
Autoriser les modifications par les comptables
Activez l'option Autoriser les modifications par les comptables pour permettre aux comptables internes et aux comptables du cabinet de continuer à travailler sur la période verrouillée. L'option n'est activable qu'une fois une date de verrouillage renseignée.
Lorsque cette option est activée :
les comptables internes et les comptables du cabinet peuvent ajouter, modifier ou supprimer des écritures sur la période, et déverrouiller la comptabilité ;
les imports automatiques restent bloqués ;
les actions réalisées depuis l'interface du dirigeant restent bloquées.
⚠️ Cette autorisation s'applique à tous les comptables internes et aux comptables du cabinet. Il n'est pas possible de l'accorder à une seule personne.
Le badge affiche alors une clé et le statut Comptabilité verrouillée - Modifications autorisées.
Déverrouiller la comptabilité
Cliquez sur le badge affichant la date de verrouillage, depuis une page comptable ou depuis le menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Cliquez sur Déverrouiller.
La comptabilité redevient accessible à l'ensemble des utilisateurs du dossier.
📖 Consultez notre minute tuto Verrouiller ou déverrouiller la comptabilité pour voir comment faire en vidéo.
Déverrouiller une période appartenant à un exercice clôturé
⚠️ En cabinet, cette procédure est réservée aux utilisateurs disposant du statut Administrateur.
Lorsque la période concernée appartient à un exercice clôturé et validé, il n'est plus possible de déverrouiller simplement la comptabilité. Il faut d'abord rouvrir l'exercice.
Rendez-vous dans le menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Cliquez sur l'encadré Clôturés pour afficher les exercices clôturés et validés.
Sur la ligne de l'exercice concerné, cliquez sur Rouvrir.
Si nécessaire, cliquez sur l'icône 🔄 Annuler la validation des écritures pour repasser les écritures en modifiable.
Déverrouillez ensuite la comptabilité selon la procédure décrite plus haut, puis réalisez vos rapprochements ou ajouts de justificatifs.
ℹ️ Une fois les ajustements terminés, pensez à reverrouiller la comptabilité puis à reclôturer l'exercice pour préserver son intégrité et regénérer un FEC à jour.
📖 Pour plus de détail sur la réouverture et la reclôture d'un exercice, consultez notre article Clôturer un exercice et valider les écritures.