Le journal de situation est créé par défaut pour tous les dossiers Pennylane. Pour y accéder, ouvrez le menu Saisie > module Journaux, puis sélectionnez Journal de situation.
Plusieurs autres journaux sont également créés par défaut. Les journaux d’achats et de ventes sont utilisés par le module de saisie des factures. Les journaux bancaires sont créés automatiquement lors de l’import d’un FEC ou de la synchronisation d’un compte bancaire.
Pour modifier le nom ou le libellé d’un journal, ouvrez le menu Saisie > module Journaux, sélectionnez le journal, puis cliquez sur Éditer.
⚠️ Les journaux créés par défaut par Pennylane ne peuvent pas être supprimés. Pour supprimer un autre journal, celui-ci doit être entièrement vide, sans aucune écriture comptable.
Créer une situation
Vous pouvez créer une situation à une date donnée depuis cet onglet en cliquant sur le bouton + . Renseignez une date de situation. Vous pouvez, si vous le souhaitez, générer les écritures de cut-off à la date de situation au même moment. Cliquez sur "Créer".
Les écritures de cut-off sont alors générées à la date de la situation et sont extournées automatiquement au lendemain de la date de la situation. Il est tout à fait possible de saisir des écritures manuellement en cliquant sur "Nouvelle écriture".
💡 Vous pouvez également créer une situation au moment où vous générez les écritures de cut-off depuis les modules d'immobilisations, de PCA, CCA, FNP et FAE.
Extourner ou supprimer une situation
Vous pouvez extourner ou supprimer une situation en cliquant sur les 3 petits points à droite de la date de situation.
✍️ Supprimer une situation ne supprime pas le journal de situation. Ce journal est créé par défaut par Pennylane et ne peut pas être supprimé.
Gérer les écritures d’une situation
Les écritures correspondantes sont enregistrées dans le journal SIT et automatiquement extournées au lendemain de leur date.
Pennylane ne permet pas de comparer directement une situation archivée avec un bilan définitif importé via FEC.
Avant archivage : exporter les états de situation, puis importer le FEC définitif et comparer hors Pennylane (Excel)
Vérifier que les écritures de situation sont bien reprises dans le FEC pour éviter les doublons
Si vous ne souhaitez plus les voir dans vos comptes, sélectionnez les journaux à afficher et retirez le journal SIT. Cette action masque les écritures sans les supprimer.
Accéder à une situation
Dans l'onglet Journaux, en cliquant directement sur un mois de la ligne Situation Journal.
2. Dans le journal de situation, à l'aide de la flèche à droite de "Sélectionner une situation".
Créer et gérer des situations intermédiaires depuis le dossier de travail
Vous pouvez également créer un dossier de travail de type situation intermédiaire pour travailler sur une période intermédiaire. Celle-ci vous permet d’archiver la balance et donc de figer les soldes que vous pouvez utiliser pour vos comparaisons.
Depuis l’historique du dossier de travail (Révision > Historique), vous pouvez créer une situation intermédiaire et l’utiliser comme base de révision :
Cliquez sur + Nouveau dossier de travail.
Choisissez le paramétrage qui vous convient, soit un dossier avec des cycles et diligences soit un dossier avec les balances seules, puis sélectionnez Situation intermédiaire à la ligne Type de dossier de travail.
Dans le champ Situation, sélectionnez une situation existante ou cliquez sur Nouvelle situation.
Renseignez la Date de situation, sélectionnez les écritures à générer dans Options, puis cliquez sur Créer.
Archiver la balance d’une situation intermédiaire
Une fois le dossier de travail de type situation intermédiaire créé, vous pouvez archiver sa balance pour conserver une photo des soldes à date et la réutiliser comme période de comparaison. Cette archive est différente du journal de situation : elle fige les montants de balance, mais ne sauvegarde pas le détail des écritures comptables.
📖 Voir l’article Créer, archiver et comparer une situation intermédiaire.