Créer ou modifier un exercice comptable
Le paramétrage des exercices comptables se fait dans le menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Vous y retrouvez tous les exercices comptables du dossier. Par défaut, les exercices clôturés sont masqués. Cliquez sur la flèche à droite pour les afficher.
✍️ Pour que le dossier annuel de l’exercice se crée automatiquement dans la GED, activez la GED dans les paramètres du cabinet avant de créer l’exercice comptable.
📖 Consultez l’article Utiliser la GED (comptabilité) pour l’activer.
Ajouter un exercice à la suite des existants
Cliquez sur Ajouter un exercice, une fenêtre s'ouvre pour renseigner les dates de la période. La date de début est automatiquement remplie au lendemain de la clôture de l'exercice précédent, afin d'éviter toute rupture.
Choisissez la date de fin, puis cliquez sur Créer l'exercice. Il est alors ajouté en haut de la liste des exercices comptables du dossier.
Modifier les exercices existants et ajouter un exercice antérieur
Vérifier la date de création pour le premier exercice
Effectuez cette vérification uniquement si vous modifiez le premier exercice comptable du dossier.
Le premier exercice ne peut pas commencer avant la date de création de l’entreprise.
Modifier l’exercice concerné
1. Supprimez tous les exercices postérieurs à l’exercice que vous souhaitez modifier.
2. Modifiez les dates de l’exercice concerné.
3. Recréez les exercices supprimés dans l’ordre chronologique.
4. Vérifiez que les exercices se suivent sans interruption ni chevauchement.
5. Vérifiez que la date du jour appartient à un exercice ouvert.
6. Une fois toutes les modifications terminées, cliquez sur Appliquer les changements.
Lors de la recréation des exercices, la date de début doit correspondre au lendemain de la date de fin de l’exercice précédent.
⚠️ L'application n'est possible que si les points suivants sont respectés :
Les années fiscales doivent être consécutives et ne peuvent pas se chevaucher.
Le premier exercice comptable ne peut être antérieur à la date de création de l’entreprise.
Il n'est pas possible de créer un exercice comptable antérieur à un exercice clôturé. Si besoin, il faut rouvrir l'exercice. Seul l'administrateur d'un cabinet peut rouvrir un exercice.
Toutes les pièces comptables, factures et écritures d'inventaires doivent appartenir à un exercice.
✍️ Impact sur les à-nouveaux (AN) : modifier les dates d'un exercice déjà clôturé nécessite de le rouvrir, ce qui peut invalider les AN déjà générés par Pennylane sur l'exercice suivant. Avant toute modification, supprimez l'AN existant généré par Pennylane depuis le journal des à-nouveaux pour éviter les doublons.
📖 Voir l'article Générer les à-nouveaux.
Modifier la date de fin d'exercice suite à une cessation d'activité ou liquidation
Pennylane fige la comptabilité à partir de la date de liquidation saisie. Renseignez donc le lendemain de la date réelle de cessation pour pouvoir enregistrer des écritures jusqu’à cette date incluse.
Par exemple, pour une cessation réelle au 31/05/2026, saisissez le 01/06/2026 comme date de liquidation. La date réelle du 31/05/2026 reste celle utilisée par l’administration fiscale et dans la liasse fiscale.
Vérifiez qu’aucune écriture n’existe après la date réelle de cessation.
Accédez aux Paramètres du dossier > Informations entreprise > Tenue comptable.
Faites correspondre la date de fin du dernier exercice à la date réelle de cessation.
Créez l’exercice suivant, même s’il doit rester vide, puis enregistrez les modifications.
Renseignez le lendemain de la date réelle de cessation dans le champ dédié à la date de liquidation.
Cliquez sur Appliquer les changements.
Modifier la date de création de l'entreprise (procédure alternative)
Depuis le menu Production de l'espace cabinet, rendez-vous dans le module Saisie.
Cliquez sur le bouton Gérez le dossier client sur la ligne du dossier concerné.
Dans l'onglet Général, vous pouvez modifier la date de création de l'entreprise.
✍️ Créez l'exercice fiscal sur Pennylane avant d'importer un FEC. Autrement, le FEC ne pourra pas être importé. Vous avez la possibilité de créer un exercice comptable depuis le module d'import.
📖 Consultez l'article Importer un FEC et configurer les comptes.
Supprimer un exercice comptable
Pour supprimer un exercice, cliquez sur la poubelle rouge à droite de l'exercice puis enregistrez.
La suppression d'un exercice n'est possible qu'à certaines conditions :
l'exercice n'est pas clôturé ni validé ;
l'exercice est vide de toute pièce ou écriture comptable ;
la continuité est respectée sur la période d'existence de l'entreprise (pas de rupture ni de chevauchement entre deux exercices) ;
la date du jour est toujours incluse dans un exercice comptable ouvert.
Rouvrir un exercice clôturé
Seul un utilisateur avec le statut Administrateur peut rouvrir un exercice clôturé. La réouverture est nécessaire pour modifier les dates d'un exercice passé, corriger une écriture validée ou régénérer les à-nouveaux.
Ouvrez le menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Cliquez sur l'encadré Clôturés pour afficher les exercices clôturés et validés.
Sur la ligne de l'exercice concerné, cliquez sur Rouvrir.
Le statut passe à Réouvert et validé. Pour modifier des écritures, cliquez ensuite sur 🔄 Annuler la validation des écritures.
⚠️Si un AN a déjà été généré sur l'exercice suivant, supprimez-le avant de rouvrir l'exercice N-1, sinon la reclôture créera un doublon.
Statuts des exercices comptables
Il existe 4 statuts pour les exercices comptables :
En cours : l'exercice n'est pas clôturé, vous pouvez modifier la comptabilité.
Figé : l'exercice n'est pas clôturé mais la comptabilité est verrouillée. Vous ne pouvez pas modifier la comptabilité. Pour modifier la comptabilité, il convient de défiger la comptabilité.
📖 Consultez l'article Figer la comptabilité.
Clôturé et validé : l'exercice est clôturé et les écritures sont validées. La comptabilité n'est plus modifiable tant que l'exercice n'est pas rouvert par un administrateur.
📖 N'hésitez pas à lire l'article Clôturer un exercice et valider les écritures.
Réouvert et validé : l'exercice est réouvert. Par défaut, vous pouvez seulement ajouter de nouvelles écritures. Pour modifier ou supprimer des écritures existantes, annulez leur validation, sinon vous ne pourrez qu'ajouter de nouvelles écritures.
Identifier et déverrouiller une période
Une date bleue accompagnée d’un cadenas indique que la comptabilité est figée. Le figeage peut notamment être appliqué lors de la génération des annexes d’une plaquette ou de la finalisation d’une télédéclaration de TVA.
Pour défiger la période :
Cliquez sur la date bleue ou le cadenas depuis les Balances, les Journaux, la Saisie en masse ou le Dossier de travail.
Effacez la date renseignée.
Cliquez sur Appliquer les changements.
⚠️ Si l’option Autoriser les changements comptables est activée, seuls les utilisateurs disposant d’un accès comptable externe peuvent défiger la période. Les imports automatiques et les actions du dirigeant restent bloqués.
Si l’exercice est Clôturé et validé, ouvrez la section Clôturés, puis cliquez sur Rouvrir. La suppression de la date de figeage ne suffit pas à rendre les écritures validées modifiables.