✍️ Vérifier les prérequis
Si vous êtes une entreprise, vous devez disposer d’un abonnement Premium avec l’option Comptabilité internalisée pour accéder au menu Saisie. Vous devez également avoir le rôle Comptable interne. Le rôle Dirigeant seul ne donne pas accès aux modules comptables.
📖Pour vérifier ou modifier votre rôle, consultez l’article Ajouter ou supprimer des utilisateurs.
Lorsque vous validez une facture depuis le module Saisie ou saisissez une transaction bancaire depuis le module Transactions, les écritures sont automatiquement comptabilisées. Toutefois, vous pouvez saisir une OD sur Pennylane à différents endroits de la plateforme.
Où saisir une écriture ?
Vous pouvez saisir des écritures à différents endroits de la plate-forme :
Depuis la balance générale ou auxiliaire
La Balance générale est accessible depuis le menu Révision.
Reclasser une facture sur un autre compte client
Vous ne pouvez pas modifier le client d’une facture de vente déjà émise. Pour transférer son montant vers un autre compte 411, passez une écriture d’opérations diverses depuis la balance générale :
Débitez le compte 411 du bon client.
Créditez le compte 411 du client initial.
Depuis les journaux
Les journaux sont accessibles depuis le menu Saisie.
Cliquez sur Nouvelle écriture puis sélectionnez le journal adéquat.
Gérer les journaux
Pennylane crée plusieurs journaux par défaut. Les journaux d’achats et de ventes sont utilisés par le module de saisie des factures. Un journal bancaire est également créé automatiquement lors de l’import d’un FEC ou de la synchronisation d’un compte bancaire.
Pour ajouter un journal :
Ouvrez le menu Saisie > module Journaux.
Cliquez sur Nouveau journal.
Renseignez les informations du journal.
Pour modifier le nom ou le libellé d’un journal :
Ouvrez le menu Saisie > module Journaux.
Sélectionnez le journal concerné.
Cliquez sur Éditer.
Modifiez son nom ou son libellé.
Pour supprimer un journal :
Ouvrez le menu Saisie > module Journaux.
Sélectionnez le journal concerné.
Cliquez sur Supprimer.
⚠️ Le journal doit être entièrement vide, sans aucune écriture comptable, pour pouvoir être supprimé. Les journaux créés par défaut par Pennylane, notamment les journaux bancaires, ne peuvent pas être supprimés.
Depuis le module d'import d'écritures
Cette option est particulièrement utile si vous souhaitez importer des écritures comptables sous la forme d'un fichier Excel ou CSV.
📖 Voir l'article Importer des écritures
Depuis le module de saisie en masse
Cette option est particulièrement utile pour saisir plusieurs écritures à la suite.
📖 Voir l'article Saisie en masse.
Comment saisir une écriture ?
Vous pouvez saisir une écriture à l'aide de votre souris ou bien au clavier. Voir les raccourcis clavier ci-dessous, également accessibles sur la plateforme.
Comment modifier une écriture ?
💡 Pour retrouver facilement une écriture, utilisez le module Recherche d'écritures accessible depuis le menu Saisie ou bien grâce à la touche R.
Vous pouvez alors faire une recherche par libellé, date, montant, numéro de compte, journal, taux de TVA.
Pour modifier une écriture, recherchez l'écriture concernée depuis la balance, les journaux ou à l'aide du module Recherche d'écritures, et cliquez dessus.
Vous pouvez modifier différents éléments :
Le journal
La date d'écriture
Le numéro de pièce
Les libellés
Les comptes comptables et les montants
⚠️ Si l’écriture provient d’une facture client ou fournisseur placée dans le mauvais module, ne modifiez pas directement son journal depuis la recherche d’écritures. Corrigez plutôt le type de tiers depuis la facture afin de conserver le lien entre le document et son écriture.
Pour corriger une facture ou un avoir fournisseur affiché dans le module Factures clients :
Accédez au menu Saisie > module Factures clients.
Ouvrez le document concerné.
Dans le champ Type de tiers, sélectionnez Fournisseur.
Enregistrez la modification.
Le document est alors déplacé vers le module Factures fournisseurs.
Créer une transaction bancaire manuelle
Pour saisir une opération bancaire manuelle et la retrouver dans le module Transactions :
Accédez au menu Saisie > module Transactions.
Cliquez sur Ajouter une transaction en haut à droite.
Sélectionnez Par saisie manuelle.
Renseignez les informations de la transaction, puis validez.
La transaction apparaît dans le module Transactions et bénéficie des fonctionnalités associées, notamment son traitement et l’ajout d’un justificatif.
⚠️ Une écriture saisie manuellement dans un journal de banque reste une OD. Elle n’apparaît pas dans le module Transactions et les fonctionnalités liées aux transactions ne s’appliquent pas.