La comptabilité de votre client était tenue sur un autre logiciel alors qu’il utilise déjà Pennylane pour sa gestion commerciale : il édite ses factures de vente, importe ses factures d'achat, synchronise ses comptes bancaires, etc.
Problème : ces actions génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Lorsque vous importez le FEC depuis votre ancien logiciel, vous vous retrouvez avec des doublons sur la quasi-totalité des écritures.
✍️ La migration sur dossier actif vous permet de supprimer de manière contrôlée les écritures générées automatiquement par Pennylane, tout en préservant l'intégralité des documents, des flux bancaires et de la gestion commerciale de votre client.
Avant cette évolution, deux stratégies de contournement étaient possibles, mais aucune n’était satisfaisante :
La première consistait à extourner l’ensemble des écritures via un journal d’OD, puis à lettrer les factures existantes avec ces écritures d’extourne pour remettre les balances à zéro avant d’importer les écritures issues de la migration. Cette approche dégrade la gestion commerciale. Toutes les ventes et achats sont considérés comme payées dans l’interface Gestion.
La seconde option était d’archiver le dossier existant et de créer un nouveau dossier pour intégrer les écritures importées. Cette solution évite de modifier les écritures existantes, mais impose au dirigeant de jongler entre deux dossiers pour retrouver ses documents et son historique.
Importer des écritures comptables sur un dossier déjà actif
Lors d'un import de migration (FEC, TRA, PLUF, etc.) sur un dossier qui comporte des écritures, Pennylane propose automatiquement une fonctionnalité de suppression des écritures déjà présentes. Concrètement, vous pouvez supprimer toutes les écritures présentes sur un dossier actif en appliquant des filtres précis :
Choisissez une plage de dates (par exemple, supprimer uniquement les écritures datées du 01/01/2026 au 30/06/2026).
Ciblez certains journaux (par exemple, ne supprimer que les écritures du journal VT).
⚠️ La suppression ne concerne que les écritures sélectionnées (période / journaux) et n’impacte pas la gestion commerciale du dirigeant.
Du point de vue du dirigeant, rien ne change visuellement ni fonctionnellement : les documents restent présents, leurs statuts sont conservés ainsi que les réconciliations. En ce sens, la gestion commerciale n’est donc pas impactée par la reprise comptable.
Les documents dont les écritures sont supprimées sont considérés comme des documents non synchronisés à avec la comptabilité.
Rendez-vous dans le menu Paramètres > module Import.
Appuyez sur le bouton Importer un fichier puis sélectionnez l’un des imports de migration (FEC, TRA, PLUF, etc.).
Prenez connaissance de l’alerte indiquant la présence d’écritures existantes sur le dossier.
Choisissez l’option supprimer les écritures.
Si nécessaire, exportez un FEC des écritures avant suppression pour conserver une archive comptable.
Sélectionnez la plage de dates et les journaux dont vous souhaitez supprimer les écritures.
Poursuivez les étapes habituelles du parcours de migration jusqu’à la dernière étape ;
Validez l’étape finale : les écritures du périmètre choisi sont supprimées, puis les écritures issues du fichier de migration sont intégrées.
✍️ Du point de vue de votre client, rien ne change : ses factures, transactions bancaires et réconciliations restent accessibles dans leur état d'origine.
Identifier les documents désynchronisés après la migration
Une fois la migration finalisée, tous les documents dont les écritures ont été supprimées, sont désynchronisés de la comptabilité. Cela signifie que les écritures comptables associées à ces documents ont été supprimées lors de la migration.
Repérer les documents à contrôler
Les documents désynchronisés portent le statut Traité et affichent un badge indiquant la désynchronisation entre le document et les écritures comptables.
Vous les retrouvez facilement :
Dans la liste des Factures fournisseurs (menu Achats).
Dans la liste des Factures clients (menu Ventes).
💡 Retrouvez facilement les factures dans ces modules en utilisant le filtre Désynchronisée. Vous pouvez aussi l’ajouter en tant que colonne depuis le bouton Personnaliser.
Dans la liste des Transactions (menu Saisie).
Comprendre les alertes post-migration
Écritures désynchronisées
La génération automatique des écritures comptables liées à ce document a été désactivée suite à la suppression des écritures d'origine.
Changement détecté
Une facture a été modifiée post migration sans déclencher la mise à jour des écritures comptables correspondantes car les écritures d’origine ont été supprimées. Les modifications concernent généralement le montant TTC ou le montant HT. Vous devrez peut-être ajuster manuellement les écritures issues de la migration qui correspondent à ce document.
Réconciliation sans lettrage
La réconciliation entre ce document et une transaction bancaire n'a pas généré de lettrage automatique. Il faut lettrer manuellement l’écriture.
Anticiper les problèmes de modifications entre l'export et l'import
Si votre client modifie ou ajoute des documents entre le moment où vous exportez les données de votre ancien logiciel et celui où vous lancez la migration sur Pennylane, il y aura un écart entre le document modifié et les écritures importées.
Exemple concret :
Vous exportez les données de Pennylane le 1er septembre 2025 (période du 1er janvier au 31 août 2025).
Vous traitez cette comptabilité dans votre logiciel de production.
Le 5 septembre 2025, votre client modifie une facture du 28 août 2025 et en importe une nouvelle datée du même jour.
Vous lancez l'import de migration le 10 septembre 2025 avec suppression des écritures du 1er janvier au 31 août 2025.
Les modifications du 5 septembre sont conservées dans le document mais elles ne sont pas dans les écritures comptables, car elles ont été supprimées lors de l’import. Il faudra mettre à jour les écritures importées.
💡 Pour limiter ce risque, effectuez votre migration le plus rapidement possible après votre export, et informez votre client de ne pas modifier les documents de la période concernée pendant cette phase de transition.