⚠️ L’activation de la gestion interne et la modification des paramètres du dossier du cabinet sont réservées aux Administrateurs du cabinet.
Comme toutes les autres entreprises que vous gérez sur Pennylane, votre cabinet d’expertise comptable doit disposer de son propre dossier. Vous pourrez ainsi utiliser les outils de facturation, de gestion des temps et de suivi de la rentabilité.
Pour accéder à la gestion interne, procédez dans cet ordre :
Créez le dossier comptable du cabinet s’il n’existe pas encore.
Associez ce dossier au cabinet pour activer la gestion interne.
Rendez le dossier confidentiel si nécessaire.
Configurez les accès des collaborateurs.
Pour mettre en place la gestion interne en toute autonomie, découvrez le parcours Migrer la gestion interne du cabinet.
Créer le dossier de votre cabinet
💡À partir du 8 juillet 2025, lors de la création d’un cabinet sur Pennylane, le dossier comptable du cabinet est automatiquement créé.
Si votre cabinet comptable dispose déjà d’un Dossier dans Pennylane, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.
⚠️ Pour créer un deuxième dossier cabinet, contactez votre commercial référent. Il est la seule personne pouvant réaliser cette manipulation.
Depuis l’Accueil de Pennylane, cliquez sur le bouton Nouveau en haut à droite.
Cliquez sur Dossier.
Sélectionnez le type de comptabilité de votre dossier : comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie.
Complétez ensuite les informations de votre cabinet comme tout autre entreprise.
Le paramétrage se fait de la même façon qu’une entreprise cliente.
📖 Consultez notre article Ajouter un dossier et inviter son client sur Pennylane.
✍️ Après avoir créé votre cabinet, rendez-vous sur la page Configurer mon cabinet, située en bas à gauche de votre écran. Sur ce tableau, vous pourrez migrer les données de votre cabinet étape par étape (base clients, produits, FEC) afin d’utiliser la facturation et les outils de gestion interne de Pennylane.
Activer la gestion interne
Une fois le dossier comptable du cabinet créé, associez-le à votre espace cabinet.
Accédez au menu Paramètres du cabinet > Informations générales.
Dans la section Dossier du cabinet, recherchez le nom de votre cabinet.
Sélectionnez le dossier correspondant.
Cliquez sur Sauvegarder.
La rubrique Gestion interne devient accessible dans l’espace cabinet.
✍️ Le dossier du cabinet doit exister avant cette activation. S’il n’apparaît pas dans les résultats, vérifiez sa création et l’orthographe de son nom.
Rendre un dossier confidentiel
Vous pouvez rendre le dossier de votre cabinet confidentiel. Les collaborateurs ayant le rôle Collaborateur ou Collaborateur sur tous les dossiers n’y accèdent que si leur adresse e-mail figure dans la liste des personnes autorisées.
Dans le menu Production, rendez-vous sur le module Saisie, puis tapez le nom de votre cabinet dans le champ Rechercher une entreprise.
Lorsque votre cabinet apparaît dans la liste, survolez la ligne avec votre curseur et cliquez sur Gérez le dossier client.
Dans le volet qui s’affiche sur la droite, allez dans l’onglet Infos entreprise.
Cochez l’option Entreprise confidentielle dans l’encadré gris.
Ajoutez les utilisateurs autorisés à accéder au dossier.
Cliquez enfin sur Appliquer les changements pour confirmer.
✍️ Seul un Administrateur peut activer la confidentialité d'un dossier.
Une fois activée, il est le seul à y avoir accès par défaut et doit ajouter les autres utilisateurs manuellement.
Les utilisateurs ajoutés n'ont pas besoin d'être administrateurs.
Tout administrateur qui a accès au dossier peut également ajouter d'autres utilisateurs.
⚠️Vous ne pouvez pas protéger un dossier confidentiel avec un mot de passe. La restriction repose uniquement sur la liste des adresses e-mail autorisées.
Gérer les accès des collaborateurs
Une fois le dossier rendu confidentiel, vous pouvez ajouter vos collaborateurs avec des rôles spécifiques :
Depuis le menu Production, rendez-vous dans Paramétrage, puis cliquez sur le nom de votre cabinet.
Dans Paramètres, allez dans Gestion d'équipe.
Ajoutez vos collaborateurs en les sélectionnant dans la liste.
Pour chaque collaborateur, choisissez un rôle parmi :
Gestionnaire de facturation : accès uniquement à la facturation du cabinet,
Employé : accès uniquement aux notes de frais,
Dirigeant : accès à toute l’interface gestion,
Comptable interne : accès à la comptabilité du cabinet.
✍️ Ajoutez vos collaborateurs à la fois en tant que Comptable et tant qu’Utilisateur entreprise (employé, gestionnaire de facturation, etc) du dossier de votre cabinet.
Exemple : Votre collaborateur comptable souhaite effectuer une note de frais pour son dernier déplacement. Il convient de l’ajouter en tant qu’employé dans le dossier de votre cabinet. Il cumulera donc deux rôles :
Collaborateur sur ses dossiers comptables,
Employé sur le dossier du cabinet.
Le menu accessible à chaque collaborateur est adapté en fonction de son rôle. Par exemple, un employé n'aura accès qu'au menu Achats > Notes de frais.
Les collaborateurs n'ayant pas le rôle de comptable interne ne pourront pas accéder aux paramètres généraux du cabinet (fiscal, général, tenue comptable, etc.).
Ajouter un dossier ou un client
Depuis la page Production, CRM ou Utilisateurs, cliquez sur Nouveau puis sélectionnez :
Dossier pour créer une entreprise sur Pennylane et inviter votre client
Utilisateur entreprise pour inviter un utilisateur supplémentaire sur un dossier déjà créé sur Pennylane
Prospect pour créer un prospect.