⚠️ La gestion des utilisateurs clients (invitation, suppression, modification du rôle) est réservée aux Administrateurs du cabinet.
📖 Cet article couvre uniquement les utilisateurs entreprise (côté client).
Pour inviter un commissaire aux comptes, la procédure diffère. Consultez l'article dédié Utiliser Pennylane avec le rôle Commissaire aux comptes.
Visualiser les utilisateurs clients de vos dossiers
Vous pouvez visualiser les utilisateurs clients de vos dossiers depuis :
Le menu Production > Saisie, en cliquant sur le bouton Gérez le dossier client, puis l'onglet Utilisateurs & Partenaires ;
Les Paramètres d'un dossier, onglet Gestion de l'équipe - Utilisateurs.
Inviter un utilisateur client sur un dossier
Si le dossier n'est pas encore créé sur Pennylane, vous pouvez le créer et ajouter un utilisateur client sur ce dossier. Voir aussi l'article Comment ajouter un client / dossier sur Pennylane.
Si le dossier est déjà créé sur Pennylane, vous pouvez inviter un utilisateur client depuis le menu Production, cliquez sur Nouveau et Utilisateur entreprise (voir ci-dessous). Indiquez ensuite à quelle entreprise l'utilisateur est rattaché, puis complétez les informations du client et son rôle.
Une adresse e-mail ne peut être associée qu'à un seul compte utilisateur Pennylane. Si plusieurs personnes doivent disposer de leur propre identité et de leurs propres accès, utilisez une adresse e-mail différente pour chacune.
Un même utilisateur peut en revanche être rattaché à plusieurs entreprises ou dossiers avec la même adresse e-mail.
✍️ Si une personne possède deux comptes de connexion avec des adresses e-mail différentes et que l'ouverture d'une invitation la renvoie vers l'autre compte, demandez-lui de se déconnecter du compte actuellement ouvert avant d'accepter l'invitation destinée à la seconde adresse.
Si le problème persiste, ouvrez le lien d'invitation dans une fenêtre de navigation privée pour éviter de réutiliser la session de l'autre compte.
Supprimer un utilisateur ou lui retirer un dossier
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur l'utilisateur concerné puis sur Bloquer. Il n'aura plus accès à Pennylane.
Autrement, depuis le module Saisie du menu Production, cliquer sur Gérez le dossier, puis l'onglet Utilisateurs & Partenaires. Vous pouvez alors bloquer un utilisateur ou lui retirer l'accès du dossier en cliquant sur Détacher de l'entreprise.
Modifier l'adresse e-mail d'un utilisateur
Chaque utilisateur modifie normalement son adresse e-mail de façon autonome depuis son profil. Un administrateur du cabinet ou un autre utilisateur ne peut pas effectuer cette modification directement à sa place.
En haut à droite, rendez-vous sur votre Profil utilisateur.
Appuyez sur Mon compte.
Changez l'adresse e-mail.
Enregistrez vos modifications.
⚠️ Ne bloquez pas l'utilisateur pour le recréer avec une autre adresse : certaines intégrations, notamment le Compte Pro, Google Drive ou Dropbox, sont rattachées au compte utilisateur et pourraient être perdues.
Si l'utilisateur n'a plus accès à son ancienne adresse e-mail ou ne peut pas terminer le parcours autonome, contactez le support Pennylane. Ce dernier vérifiera si la demande est éligible et pourra demander une vérification d'identité ainsi que les anciennes et nouvelles coordonnées avant d'effectuer le changement.
Affecter un rôle à un utilisateur client
Il existe 6 rôles pour les utilisateurs clients. Ces rôles donnent plus ou moins d'accès aux différents modules de la plateforme :
ℹ️ Les rôles Gestionnaire de facturation, Gestionnaire de facturation clients et Gestionnaire de facturation fournisseurs ne donnent pas accès aux demandes comptables. Pour consulter et traiter les demandes comptables, attribuez à l'utilisateur le rôle Dirigeant/Admin ou Comptable interne / Responsable finance.
⚠️ Vous ne pouvez affecter que les rôles disponibles dans le plan d'abonnement Pennylane choisi par votre client. Par exemple : vous ne pouvez pas attribuer le rôle de gestionnaire de facturation à l'utilisateur d'un plan collaboratif. Consultez le détail des différents plans d'abonnement sur la page des tarifs.
Retrouvez ci-dessous la liste des rôles et leurs accès.
⚠️ Note sur le dossier cabinet
L'Administrateur du cabinet peut rendre le dossier cabinet confidentiel et choisir les personnes autorisées à y accéder.
Cette action crée automatiquement un profil utilisateur dans le dossier cabinet avec le rôle Comptable interne / Responsable finance.
Pour les autres collaborateurs devant accéder au dossier cabinet, il faut créer un accès utilisateur dans ce dossier et choisir un rôle entreprise (voir tableau ci-dessous).
Rôle entreprise | Accès collaborateurs au dossier cabinet | Accès clients à leur entreprise |
Comptable interne / Responsable finance | - Accès aux modules comptables | Disponible uniquement avec l'abonnement Premium internalisé |
Dirigeant / Admin | - Transmission des justificatifs | — |
Gestionnaire de facturation | - Édition de devis et factures | — |
Gestionnaire de facturation clients | - Édition de devis et factures | — |
Gestionnaire de facturation fournisseurs | - Import de factures d'achat | — |
Employé | - Import de notes de frais | Disponible à partir de l'abonnement Basique |
Gérer la visibilité des pages comptables
Pour les entreprises en comptabilité internalisée rattachées à votre cabinet, vous pouvez définir les pages comptables accessibles aux utilisateurs ayant le rôle Comptable interne / Responsable finance à l'aide du réglage Visibilité des pages.
Ce réglage permet de masquer certaines pages comptables dans le menu du client, par exemple les pages liées à la révision, tout en conservant l'accès aux pages nécessaires à son activité.
⚠️ La visibilité des pages ne remplace pas les droits associés au rôle : elle permet de restreindre les pages affichées, mais pas de donner accès à une fonctionnalité à laquelle le rôle n'a normalement pas accès.
Comprendre les rôles de manière résumée
Dirigeant/Admin
A accès à toutes les fonctionnalités prévues par son plan tarifaire.
Gestionnaire de facturation
Peut gérer la facturation client (éditer des devis et des factures) et fournisseur. (importer, classer et payer les factures)
Gestionnaire de facturation client
Peut éditer des devis, des factures, et gérer le cycle de facturation.
Gestionnaire de facturation fournisseur
Peut importer, classer et payer les factures fournisseurs.
Comptable interne / Responsable finance
Peut gérer toute la comptabilité de l'entreprise, ainsi que les processus de gestion des ventes, des achats, de la trésorerie et des déclarations fiscales, dont les déclarations de TVA et leur historique, depuis l'interface Comptabilité.
✍️ Le rôle Comptable interne / Responsable finance est réservé aux entreprises ayant activé la Comptabilité internalisée, via un abonnement Premium avec Comptabilité internalisée (souscrit par l'entreprise) par exemple. Côté droits, ce rôle donne les mêmes accès qu'un Dirigeant/Admin, plus l'accès aux modules comptables (saisie, révision, déclarations, plaquettes selon le paramétrage).
Pour modifier le rôle d'un utilisateur, cliquez sur son nom depuis les Paramètres > Gestion de l'équipe > Utilisateurs puis modifiez son rôle dans l'onglet Rôle Pennylane.
⚠️ Si vous ne parvenez pas à ajouter ou modifier un collaborateur dans Utilisateurs & Partenaires, vérifiez également les rôles des utilisateurs entreprise déjà présents sur le dossier.
Un utilisateur renseigné comme Comptable interne / Responsable finance alors que l'abonnement du dossier ne permet pas ce rôle peut bloquer l'enregistrement d'un collaborateur comptable.
Demandez à un Administrateur de corriger le rôle de cet utilisateur en choisissant un rôle autorisé par le plan, puis réessayez l'enregistrement du collaborateur. Si l'utilisateur doit réellement accéder aux fonctions comptables, faites vérifier l'adéquation de l'abonnement à ce besoin avant de modifier ses droits.