⚠️ La gestion des utilisateurs clients (invitation, suppression, modification du rôle) est réservée aux Administrateurs du cabinet.
Visualiser les utilisateurs clients de vos dossiers
Vous pouvez visualiser les utilisateurs clients de vos dossiers depuis :
La page Entreprises en cliquant sur le bouton Gérez le dossier client, puis l'onglet Utilisateurs ;
Les Paramètres d'un dossier, onglet Gestion de l'équipe - Utilisateurs.
Inviter un utilisateur client sur un dossier
Si le dossier n'est pas encore créé sur Pennylane, vous pouvez le créer et ajouter un utilisateur client sur ce dossier. Voir aussi l'article Comment ajouter un client / dossier sur Pennylane.
Si le dossier est déjà créé sur Pennylane, vous pouvez inviter un utilisateur client depuis la page Entreprises, cliquez sur Nouveau et Utilisateur entreprise (voir ci-dessous). Indiquez ensuite à quelle entreprise l'utilisateur est rattaché, puis complétez les informations du client et son rôle.
Supprimer un utilisateur ou lui retirer un dossier
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur l'utilisateur concerné puis sur Bloquer. Il n'aura plus accès à Pennylane.
Autrement, depuis la page Entreprises, cliquer sur Gérez le dossier, puis l'onglet Utilisateurs. Vous pouvez alors bloquer un utilisateur ou lui retirer l'accès du dossier en cliquant sur Détacher de l'entreprise.
Modifier l'adresse e-mail d'un utilisateur
Chaque utilisateur modifie de façon autonome son adresse e-mail directement via son profil. L'adresse e-mail d'un utilisateur de ne peut pas être modifiée par un autre utilisateur que lui même.
En haut à droite, rendez-vous sur votre Profil utilisateur.
Appuyez sur Mon compte.
Changez l'adresse e-mail.
Enregistrez vos modifications.
⚠️ Demandez toujours à l'utilisateur de changer son adresse e-mail lui-même (ne le bloquez pas pour le re-créer ensuite !). En effet, certaines intégrations sont logées au niveau de l’utilisateur : Compte Pro, GoogleDrive, Dropbox... Si vous bloquez et re-créez un utilisateur, on perdrait cette information !
Affecter un rôle à un utilisateur client
Il existe 5 rôles pour les utilisateurs clients. Ces rôles donnent plus ou moins d'accès aux différents modules de la plateforme :
⚠️ Vous ne pouvez affecter que les rôles disponibles dans le plan d'abonnement Pennylane choisi par votre client. Par exemple : vous ne pouvez pas attribuer le rôle de gestionnaire de facturation à l'utilisateur d'un plan collaboratif. Consultez le détail des différents plans d'abonnement sur la page des tarifs.
Retrouvez ci-dessous la liste des rôles et leurs accès.
⚠️ Note sur le dossier Cabinet
L’Administrateur du cabinet peut rendre le dossier cabinet confidentiel et choisir les personnes autorisées à y accéder.
Cette action crée automatiquement un profil utilisateur dans le dossier cabinet avec le rôle Comptable interne / Responsable finance.
Pour les autres collaborateurs devant accéder au dossier cabinet, il faut créer un accès utilisateur dans ce dossier et choisir un rôle entreprise (voir tableau ci-dessous).
Rôle entreprise | Accès collaborateurs au dossier cabinet | Accès clients à leur SME |
Comptable interne / Responsable finance | - Accès aux modules comptables | Disponible uniquement avec l’abonnement Premium internalisé. |
Dirigeant / Admin | - Transmission des justificatifs | — |
Gestionnaire de facturation | - Édition de devis et factures | — |
Gestionnaire de facturation clients | - Édition de devis et factures | — |
Gestionnaire de facturation fournisseurs | - Import de factures d’achat | — |
Employé | - Import de notes de frais | Disponible à partir de l’abonnement Basique |
Comprendre les rôles de manière résumée
Dirigeant/Admin
A accès à toutes les fonctionnalités prévues par son plan tarifaire.
Gestionnaire de facturation
Peut gérer la facturation client (éditer des devis et des factures) et fournisseur. (importer, classer et payer les factures)
Gestionnaire de facturation client
Peut éditer des devis, des factures, et gérer le cycle de facturation.
Gestionnaire de facturation fournisseur
Peut importer, classer et payer les factures fournisseurs.
Comptable interne / Responsable finance
Peut gérer toute la comptabilité de l'entreprise, ainsi que les processus de gestion des ventes, des achats et de la trésorerie.
Pour modifier le rôle d'un utilisateur, cliquez sur son nom depuis les Paramètres > Gestion de l'équipe > Utilisateurs puis modifiez son rôle dans l'onglet Rôle Pennylane.