Wenn Sie eine Rechnung auf Pennylane importieren, extrahiert ein Algorithmus die darin enthaltenen Informationen, wie z. B. den Betrag oder den Mehrwertsteuersatz. Diese automatisierte Verarbeitung wird als OCR oder optische Zeichenerkennung bezeichnet.
OCR erspart Ihnen die erneute Eingabe von Informationen in Pennylane, die bereits in Ihren Rechnungen enthalten sind.
Da diese Technologie nicht unfehlbar ist, empfehlen wir Ihnen, die von OCR ausgefüllten Felder immer zu überprüfen. Sie behalten die volle Kontrolle, um die extrahierten Informationen zu vervollständigen oder zu ändern.
Ein Feld hinzufügen oder ändern
Sobald Sie eine Rechnung in Ihren Pennylane-Arbeitsbereich importieren, startet der OCR-Prozess.. Die automatische Extraktion Ihrer Rechnungsdaten kann einige Sekunden dauern.
💡OCR läuft im Hintergrund. Sie müssen Ihre Rechnung also nicht offen lassen, während der technische Prozess abgeschlossen wird. Sie können problemlos etwas anderes erledigen und später zu Ihrer Rechnung zurückkehren.
Nach der OCR-Verarbeitung werden Rechnungen, deren Informationen Sie überprüfen müssen, in den folgenden Tabs abgelegt:
Einkäufe > Lieferantenrechnungen > Posteingang
Verkäufe > Kundenrechnungen > Zu bearbeiten
In Ihrer Rechnungsübersicht erscheinen Felder, die von OCR leer gelassen wurden, grau hinterlegt, mit dem Hinweis Auszufüllen.
Rechnungsdetails auf dem Computer bearbeiten
Sobald Ihre Rechnung importiert wurde, wird sie auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Haben Sie einen Fehler entdeckt oder haben Sie Informationen zu ergänzen?
Gehen Sie zum Panel mit Ihren Rechnungsdetails (auf der rechten Seite des Bildschirms)
Vergleichen Sie die von OCR extrahierten Details mit den Angaben auf Ihrer Rechnung.
Ändern Sie die falschen Informationen direkt im entsprechenden Feld.
Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie andere Korrekturen vornehmen müssen.
Klicken Sie bei Bedarf auf die leeren Felder (orange), um sie auszufüllen.
Klicken Sie auf Speichern und Sie sind fertig!
Wenn nach OCR- Verarbeitung nichts zu vervollständigen ist, sehen Sie einen blaues Feld mit der Hinweis: Rechnung automatisch vervollständigt. Sie müssen dann lediglich die von OCR extrahierten Informationen überprüfen. Wenn Sie Fehler oder Unstimmigkeiten entdecken, klicken Sie auf das Stiftsymbol, um Ihre Rechnungsdetails zu bearbeiten.
Rechnungsdetails auf dem Smartphone bearbeiten
📖 Lesen Sie dazu unserem entsprechenden Artikel (FR).
Häufige Sonderfälle
Wenn Ihr Mehrwertsteuersatz von OCR nicht erkannt wird
Wenn Ihr Mehrwertsteuersatz von OCR nicht erkannt wird
OCR kann die wichtigsten Mehrwertsteuersätze erkennen: 19%, 7%, Drittland (Ausland), innergemeinschaftlich (EU) . Wenn auf Ihre Rechnung keine Mehrwertsteuer anfällt, können Sie diese angeben, indem Sie im Dropdown-Menü Mehrwertsteuer keine auswählen.
Wenn OCR den auf Ihrer Rechnung angegebenen Mehrwertsteuerbetrag oder -satz nicht interpretieren kann, müssen Sie den Mehrwertsteuersatz korrigieren, den Bruttobetrag ändern und den Steuerbetrag ergänzen.
Wenn Ihr Lieferant nicht in der Liste erscheint
Wenn Ihr Lieferant nicht in der Liste erscheint
Wenn der Name Ihres Kunden (oder Lieferanten) nicht in der Dropdown-Liste Kunde (oder Lieferant) angezeigt wird, können Sie einen neuen Eintrag in der Liste erstellen. Geben Sie den Namen Ihres Kunden oder Lieferanten in die Liste ein und klicken Sie auf das Ergebnis.
Um Duplikate zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde/Lieferant nicht bereits in der Liste aufgeführt ist, bevor Sie einen neuen Eintrag für ihn erstellen. Duplikate können nachträglich zusammengeführt werden, aber dieser Vorgang erfordert Maßnahmen Ihrerseits.
Wenn mehrere Beträge auf Ihrer Rechnung vorhanden sind
Wenn mehrere Beträge auf Ihrer Rechnung vorhanden sind
Wenn Ihre Rechnung mehrere Beträge enthält, kann OCR den ersten auf Ihrer Rechnung angezeigten Betrag als Gesamtbetrag übernehmen. In diesem Fall entspricht der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung in Pennylane dem Betrag, der in der ersten Zeile Ihres Dokuments angezeigt wird. Sie müssen den Gesamtbetrag in Pennylane korrigieren.
Wenn das Rechnungsjahr nicht erkannt wird
Wenn das Rechnungsjahr nicht erkannt wird
OCR kann möglicherweise nur den Tag und Monat abrufen, der auf Ihrer Rechnung angezeigt wird, ohne das Jahr Ihres Dokuments zu berücksichtigen. Dieses Versäumnis kann später zu Problemen führen, insbesondere wenn Sie Ihre Rechnungen nach Ausstellungs- oder Fälligkeitsdatum filtern. Überprüfen Sie, ob das Rechnungsjahr Ihrer Rechnung ordnungsgemäß von OCR extrahiert wurde, und ergänzen Sie es gegebenenfalls.
Tipps
OCR verbessert sich im Laufe der Zeit und mit zunehmenden Volumen
OCR wird mit jeder importierten Rechnung effektiver und präziser. Möglicherweise haben Sie im Laufe der Zeit immer weniger Felder zu ändern.
OCR funktioniert besser auf gut strukturierten PDFs
OCR funktioniert besser für digitale Rechnungen (PDF) als für gescannte oder handschriftliche Dokumente. Je mehr Ihr Dokument einem maschinell erstellten Dokument ähnelt, desto besser wird es von einer Maschine "gelesen".
Nächste Schritte
Automatische Kategorisierungsregeln erstellen
Wenn Sie ein Essential- oder Premium-Abonnement haben, können Sie automatische Regeln erstellen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, um Rechnungen von einem bestimmten Kunden oder Lieferanten in einer Pennylane-Kategorie Ihrer Wahl zuzuordnen.
Sie können Ihren häufigsten Lieferanten auch Mehrwertsteuersätze zuweisen, sodass der für jeden Lieferanten spezifische Satz beim Import einer Rechnung automatisch in Pennylane eingetragen wird.
Die von Ihnen definierten Regeln haben Vorrang vor den von OCR extrahierten Informationen. Das spart Ihnen im Alltag Zeit und reduziert gleichzeitig das Fehlerrisiko.
Lesen Sie den Artikel Automatische Kategorisierungsregeln konfigurieren (FR).
Lieferanten verwalten
💡Wer kann in Pennylane auf die Lieferantenverwaltung zugreifen?
Nur Benutzer mit einem Basic-, Essential- oder Premium-Abonnement können ihre Lieferantenliste in Pennylane verwalten. Diese Funktion wird nicht als Teil eines Gruppenabonnements angeboten.
Gehen Sie zu Einkäufe > Lieferanten, um Ihre Lieferantenliste und Details zu jedem zu finden - Adresse, Steuernummer, USt-IdNr.… Mit einer Suchleiste und Filtern können Sie schnell den Lieferanten finden, den Sie suchen.
Um Zeit zu sparen, weisen Sie Ihren wichtigsten Lieferanten einen spezifischen Mehrwertsteuersatz zu. Diese Sätze werden automatisch auf Rechnungen der betreffenden Lieferanten angewendet – mit Ausnahme von Rechnungen, die in Pennylane bereits als bezahlt markiert sind.
Lesen Sie den Artikel Einen Lieferanten bearbeiten (FR).
Kunden verwalten
Gehen Sie zu Verkäufe > Kunden, um Ihre Kundenliste und die zugehörigen Informationen einzusehen – Kontaktdaten, Rechnungseinstellungen … Eine Suchleiste ermöglicht es Ihnen, den gesuchten Kunden schnell zu finden. Wenn Ihre Kundenliste an einem anderen Ort als Pennylane gespeichert ist, können Sie sie über eine XLS- oder CSV-Datei in Pennylane importieren.
Lesen Sie den Artikel Kunden importieren und exportieren (FR).