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Lieferantenrechnungen sind die Rechnungen, die Sie im Rahmen Ihrer Einkäufe erhalten. Wenn bestimmte Lieferantenrechnungen für Sie nicht mehr relevant sind, können Sie diese archivieren oder löschen.
Unterschiede zwischen Archivierung und Löschung
Archivierte Rechnungen erscheinen weder in der Ansicht Einkäufe > Lieferantenrechnungen noch in Ihren Suchergebnissen – es sei denn, Sie erweitern Ihre Suche auf archivierte Rechnungen. Nach der Archivierung bleiben Ihre Rechnungen in Ihrem Pennylane‑Bereich gespeichert. Sie finden sie wieder, indem Sie zu Einkäufe > Lieferantenrechnungen > Alle (Reiter) gehen und den Filter Status > Archiviert aktivieren. Das Archivieren einer Rechnung kann rückgängig gemacht werden.
Gelöschte Rechnungen werden endgültig entfernt. Sie verschwinden dauerhaft aus Ihrem Pennylane‑Bereich und können nach dem Löschen nicht wiederhergestellt werden. Das Löschen einer Rechnung ist unwiderrufbar.
Eine Lieferantenrechnung archivieren
Um eine oder mehrere Lieferantenrechnungen zu archivieren:
Gehen Sie zu Einkäufe > Lieferantenrechnungen > Alle (Reiter).
Wählen Sie die zu archivierende(n) Rechnung(en) aus.
Klicken Sie in der hervorgehobenen Leiste auf Archivieren.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie im geöffneten Fenster auf Archivieren klicken.
Eine Bestätigungsnachricht erscheint unten rechts auf Ihrem Bildschirm.
Über diese Nachricht können Sie die soeben durchgeführte Archivierung rückgängig machen oder die gerade archivierten Rechnungen anzeigen.
Eine archivierte Rechnung kann jederzeit wiederhergestellt werden.
Eine archivierte Lieferantenrechnung wiederherstellen
Video‑Tutorial ansehen (1:16 Min.)
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Dieses Tutorial ist derzeit nur auf Französisch verfügbar. Automatische Untertitel können direkt auf YouTube aktiviert werden.
So stellen Sie eine oder mehrere archivierte Rechnungen wieder her:
Gehen Sie zu Einkäufe > Lieferantenrechnungen > Alle (Reiter).
Aktivieren Sie den Filter Status > Archiviert.
Wählen Sie die wiederherzustellende(n) Rechnung(en) aus.
Klicken Sie unten auf dem Bildschirm in der hervorgehobenen Leiste auf Wiederherstellen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie im geöffneten Fenster auf Wiederherstellen klicken.
Wurde die wiederhergestellte Rechnung zwischenzeitlich erneut in Pennylane importiert, müssen Sie auswählen, welche Version beibehalten werden soll (siehe Anleitung (FR) ).
💡 Das Wiederherstellen einer Rechnung stellt nicht die zuvor bestehenden Abgleiche wieder her. War die archivierte Rechnung mit einer Transaktion verknüpft, wird diese Verknüpfung bei der Wiederherstellung nicht automatisch wiederhergestellt. Sie müssen die Rechnung erneut mit der entsprechenden Transaktion abgleichen.
Eine Lieferantenrechnung löschen
Nur archivierte Rechnungen können gelöscht werden.
Wenn Sie eine Rechnung löschen möchten, müssen Sie diese zunächst archivieren.
So löschen Sie eine oder mehrere zuvor archivierte Lieferantenrechnungen:
Gehen Sie zu Einkäufe > Lieferantenrechnungen > Alle (Reiter).
Aktivieren Sie den Filter Status > Archiviert.
Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die endgültig gelöscht werden sollen.
Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Löschen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie im geöffneten Fenster auf Löschen klicken.
Das Löschen einer Rechnung ist unwiderrufbar. Wir empfehlen, vor dem Löschen einer Rechnung Ihren Buchhalter zu konsultieren, insbesondere wenn die betreffende Rechnung als Quelle Buchhaltungsimport hat.
Tipps bei Problemen
Verwaltung von Duplikaten
Wenn Sie eine Lieferantenrechnung erneut importieren, die Sie zuvor archiviert haben, wird die importierte Rechnung nicht als Duplikat der archivierten Rechnung betrachtet.
Archivierte Rechnungen können mit Rechnungen im Papierkorb verglichen werden: Sie werden beiseitegelegt, um Ihre laufende Verwaltung nicht zu stören, sind jedoch nicht gelöscht.
Dies gilt auch für Spesenabrechnungen.
Wurde jedoch eine archivierte Lieferantenrechnung zwischenzeitlich erneut in Pennylane importiert, erscheint beim Wiederherstellen ein Bildschirm, der Ihnen die Auswahl der zu behaltenden Version ermöglicht.
Dies dient dazu, Duplikate zu vermeiden. Beim Wiederherstellen Ihrer Lieferantenrechnung haben Sie folgende Optionen:
Die archivierte Rechnung nicht wiederherstellen(die erneut importierte Version bleibt die Referenzversion).→ Es erfolgt keine Änderung; die archivierte Rechnung bleibt im Archiv.
Die erneut importierte Rechnung durch die zuvor archivierte historische Version ersetzen.→ Die archivierte Rechnung wird wiederhergestellt, während die erneut importierte Rechnung gelöscht wird.
Nächste Schritte
Einkäufe und Geschäftsausgaben verwalten (Kurs)
Einkäufe, Lieferanten, Spesenabrechnungen …
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Eine Kundenrechnung archivieren oder löschen
Erfahren Sie, wie Sie Kundenrechnungen verwalten, die Sie nicht mehr benötigen.