FAQ sur les e-mails et Outlook dans Pennylane
Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article répond aux questions les plus fréquentes sur la connexion Outlook, la synchronisation des e-mails et le partage entre collaborateurs dans le Centre de collaboration.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez disposer d'un compte e-mail hébergé sur les serveurs de Microsoft (Outlook / Microsoft 365) pour utiliser la synchronisation. Consultez l'article Connecter Outlook et échanger des e-mails pour la procédure de connexion et de configuration.
Quels fournisseurs de messagerie sont compatibles avec Pennylane ?
Pour synchroniser vos e-mails avec Pennylane, votre boîte e-mail doit être hébergée sur les serveurs Microsoft. Une adresse hébergée chez un autre fournisseur (OVH, Ionos, Gmail, etc.) ne peut pas être synchronisée, même si vous consultez vos e-mails depuis l'application Outlook.
Pour vérifier où votre boîte e-mail est hébergée, vous pouvez consulter les enregistrements MX associés à votre nom de domaine à l'aide d'un outil de vérification des enregistrements MX.
Quelles données sont synchronisées ?
Les e-mails affichés dans le Centre de collaboration sont automatiquement filtrés à partir des adresses e-mail des contacts enregistrés dans le dossier client. Seuls les échanges avec ces adresses sont affichés : vos e-mails personnels ou sans lien avec le dossier ne sont pas visibles.
Si un e-mail est associé au mauvais dossier, vous pouvez le réassigner manuellement depuis l'onglet E-mails Outlook.
Qui peut utiliser la connexion Outlook et le partage d'e-mails ?
La connexion Outlook est disponible pour tous les collaborateurs du cabinet, quel que soit leur rôle. Elle n'est pas réservée aux administrateurs.
En revanche, la connexion Outlook n'est pas disponible pour les comptables internes. Les comptables internes n'ont pas accès au Centre de collaboration lorsque les e-mails sont partagés : seuls les utilisateurs comptables externes y ont accès.
Comment fonctionne le partage d'e-mails entre collaborateurs ?
Le partage des e-mails repose sur deux niveaux d'activation :
Au niveau du cabinet, un administrateur sélectionne les dossiers clients sur lesquels le partage des e-mails est activé.
Au niveau du collaborateur, chaque utilisateur choisit d'activer ou non le partage de ses e-mails. Une fois activé, le partage s'applique aux dossiers clients pour lesquels l'administrateur a autorisé cette fonctionnalité.
Si un collaborateur n'active pas le partage de ses e-mails, ceux-ci ne sont pas visibles par les autres collaborateurs.
Comment sont affichés les e-mails d'un client associé à plusieurs sociétés ?
Si une même adresse e-mail est associée à plusieurs sociétés, un même e-mail peut apparaître dans plusieurs dossiers clients. Vous pouvez modifier manuellement l'assignation d'un e-mail depuis le Centre de collaboration afin de l'associer au bon dossier. Un même e-mail peut également être associé à plusieurs dossiers si nécessaire.
Consultez la section Assigner un e-mail à un dossier dans l'article Connecter Outlook et échanger des e-mails pour la procédure détaillée.
Que faire si mes e-mails ne se synchronisent pas ?
Si aucun e-mail ne remonte dans le Centre de collaboration, vérifiez les points suivants :
Votre boîte e-mail est bien hébergée sur les serveurs Microsoft. Une adresse utilisée dans l'application Outlook mais hébergée chez un autre fournisseur (OVH, Ionos, etc.) ne peut pas être synchronisée.
Vous avez bien échangé avec l'adresse e-mail d'un contact renseigné dans le dossier client. Seuls les échanges avec les adresses associées aux contacts du dossier remontent dans le Centre de collaboration.
La connexion à votre compte Microsoft n'a pas été interrompue, notamment à la suite d'un changement de mot de passe, d'une modification des règles de sécurité ou d'une nouvelle demande d'authentification ou de consentement Microsoft.