Les e-mails Outlook synchronisés dans Pennylane sont analysés grâce à un système d'intelligence artificielle pour vous aider à identifier les situations qui nécessitent votre attention : client mécontent, demande urgente, ton dégradé dans les échanges.
L'analyse s'appuie uniquement sur le contenu de l'e-mail au moment où vous l'ouvrez dans Pennylane. Aucun contenu n'est stocké. Vous gardez le contrôle : vous pouvez corriger les résultats ou désactiver l'analyse dossier par dossier.
Comprendre les indices d'analyse
Deux indices sont générés automatiquement pour chaque e-mail synchronisé depuis Outlook.
L'indice de satisfaction
L'indice de satisfaction vous indique le ton général de l'échange : positif, neutre ou négatif. Il apparaît directement sur l'e-mail lorsque vous le consultez dans le dossier client.
Cet indice vous permet de détecter un client insatisfait sans avoir à relire l'ensemble de vos échanges. Vous pouvez ainsi intervenir rapidement avant que la situation ne se dégrade.
L'indice d'urgence
L'indice d'urgence signale si l'e-mail nécessite une attention rapide. Il vous aide à prioriser vos réponses en identifiant les demandes qui ne peuvent pas attendre.
💡 Ces deux indices sont visibles directement depuis le Centre de collaboration du dossier client, dans l'onglet E-mails Outlook.
Consulter les indices sur un e-mail
Pour consulter les indices d'analyse d'un e-mail :
Ouvrez le dossier client concerné.
Allez dans le module Centre de collaboration.
Cliquez sur l'onglet E-mails Outlook.
Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez consulter. Les indices d'urgence et de satisfaction apparaissent directement sur l'e-mail, sous forme de pastille.
Corriger un indice de satisfaction
Si l'indice de satisfaction vous semble incorrect, vous pouvez le corriger manuellement. Cette correction permet d'améliorer la précision des analyses futures.
Pour corriger un indice de satisfaction :
Ouvrez l'e-mail concerné depuis le Centre de collaboration.
Cliquez sur l'indice de satisfaction actuel (Positif, Neutre ou Négatif).
Dans le menu déroulant qui s'ouvre, sélectionnez l'indice qui vous semble correct.
L'indice est immédiatement mis à jour. Votre correction est prise en compte pour affiner les prochaines analyses.
✍️ Plus vous corrigez les résultats qui vous semblent incorrects, plus l'analyse gagne en précision sur vos dossiers.
Comprendre le fonctionnement de l'analyse
L'analyse des e-mails est conçue pour respecter la confidentialité de vos échanges clients. Voici comment elle fonctionne :
Analyse en temps réel, sans stockage
Le contenu de l'e-mail est analysé au moment où vous l'ouvrez dans Pennylane, puis immédiatement supprimé. Seuls les résultats (indice de satisfaction, indice d'urgence) et vos éventuelles corrections sont conservés. Le contenu brut de l'e-mail n'est jamais stocké.
Confidentialité par cabinet
L'analyse est réalisée dans un environnement strictement isolé par cabinet. Aucune donnée n'est partagée entre cabinets ni utilisée pour entraîner des modèles communs.
Pas d'entraînement de modèles
Pennylane utilise des modèles de langage généralistes (OpenAI, Anthropic) liés par contrat à ne pas utiliser vos données pour entraîner leurs modèles.
💡 L'analyse automatique des e-mails vous permet de détecter un client mécontent avant que la situation ne s'aggrave, sans avoir à relire tous vos échanges. Toutes les données du dossier et l'historique de vos communications sont au même endroit : vous reconstituez le contexte en un coup d'œil.
Vos obligations envers vos clients
En activant cette fonctionnalité, vous mettez en œuvre un traitement de données personnelles sur les e-mails de vos clients grâce à un système d'intelligence artificielle. Vous avez l'obligation de les en informer, conformément au RGPD et au Règlement européen sur l'intelligence artificielle.
Vous pouvez intégrer la mention ci-dessous dans votre lettre de mission, votre politique de confidentialité, ou dans une communication dédiée à vos clients.
Modèle de mention d'information (à adapter) à envoyer à vos clients
Dans le cadre de la gestion de votre dossier, notre cabinet utilise un outil intégrant un système d'intelligence artificielle qui analyse automatiquement le ton général (positif, neutre, négatif) et le niveau d'urgence de nos échanges e-mails professionnels, au moment où nos collaborateurs les consultent.
Le contenu de vos e-mails n'est pas conservé. Seuls les résultats de l'analyse sont enregistrés.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à cette analyse en nous contactant. Vous disposez également d'un droit d'accès et de suppression des résultats vous concernant.
Pour toute réclamation auprès de l'autorité de protection des données : www.cnil.fr.
Désactiver l'analyse pour un dossier
Vous pouvez choisir de désactiver l'analyse automatique dossier par dossier, depuis les paramètres de votre cabinet.
Pour désactiver l'analyse d'un dossier :
Depuis l'espace cabinet, cliquez sur Paramètres.
Dans le menu latéral, sélectionnez E-mails.
Recherchez le dossier concerné dans la liste.
Désactivez l'option Analyse automatique des e-mails pour ce dossier.
Les e-mails de ce dossier ne seront plus analysés automatiquement. Les indices déjà générés restent visibles.
⚠️ Seules les personnes disposant du rôle Administrateur peuvent activer ou désactiver l'analyse des e-mails.