Facturer et analyser les temps du cabinet
Comment cet article peut vous aider ?
Cet article explique comment facturer les temps saisis, suivre leur statut et analyser la rentabilité du cabinet.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Avant d'exploiter les temps saisis en facturation et en rentabilité, quelques étapes sont nécessaires pour démarrer sur de bonnes bases :
Vous devez avoir migré les données de votre cabinet.
Vous devez avoir activé la gestion interne.
Vous devez avoir paramétré les tâches, les produits et les taux horaires.
Facturer depuis les temps saisis
Procédure
Sélectionnez directement les lignes de temps avec le statut À facturer, que vous souhaitez inclure dans votre facturation.
💡 Utilisez le filtre pour n'afficher que les temps avec le statut À facturer.
Rendez-vous sur Facturer ces tâches pour créer un brouillon de facture ou pour ajouter ces temps à un brouillon de facture existant. Les temps sélectionnés seront marqués comme étant En facturation.
Finalisez le brouillon de facture depuis le module Facturation.
✍️ Le prix appliqué est celui renseigné au niveau du produit. Les éléments comme le prix, la quantité, l'unité et la description du produit restent modifiables lors du processus de transfert vers la facturation et tant que la facture reste à l'état de brouillon.
Gérer les statuts de facturation
Un temps peut avoir trois statuts différents :
Non applicable : temps pour lequel l’option À facturer n’a pas été cochée,
À facturer : temps prêt à être facturé,
En facturation : temps déjà inclus dans un brouillon de facture ou facturé.
Vous pouvez modifier manuellement le statut À facturer et Non applicable, mais le statut En facturation est appliqué uniquement via le processus de facturation.
Si vous archivez puis supprimez un brouillon de facture contenant un temps En facturation, celui-ci repasse automatiquement en À facturer.
⚠️ Lorsque vous importez deux fois la même tâche pour un client sur un brouillon de facture, cela crée une ligne en double sur la facture que vous pouvez supprimer.
Rétroactivité
Tous les anciens temps créés avant le 18 novembre 2024 qui avaient le statut À facturer ont automatiquement reçu le statut En facturation. Si vous souhaitez facturer un de ces temps, supprimez-le puis ressaisissez-le en cochant l'option Facturer cette tâche.
Rentabilité
Sur cette page vous pouvez consulter :
Votre revenu global (la somme de vos factures) ;
Vos coûts (le temps saisi multiplié par le taux horaire) ;
Votre résultat (les revenus - les coûts).
Ces informations sont disponibles au niveau de votre portefeuille mais également au niveau de vos clients.
Ensuite, vous pouvez décider d'analyser la rentabilité de chacun de vos clients.
Il y a trois onglets :
L'onglet Temps enregistrés vous donne le détail de tous les temps enregistrés pour ce client par produit, mission et tâche.
S'il n'y a pas de produit associé à un temps, vous pouvez l'associer en sélectionnant une ligne puis en cliquant sur Modifier le produit.
Si le coût est à 0 €, vérifiez que vous avez bien renseigné un taux horaire pour votre collaborateur.
L'onglet Revenus vous donne le détail de toutes les lignes de facture associées à ce client. Vous pouvez cliquer sur le lien de la facture pour ouvrir la facture sur votre outil de facturation. Si aucun produit n'est renseigné, cela signifie que vous n'avez pas facturé un produit enregistré dans votre base produits.
L'onglet Rentabilité vous permet de visualiser deux types de rentabilité :
La rentabilité par produit vous donne le détail de rentabilité associée à chaque produit. Ainsi, pour chacun de ces produits sont calculées :
La somme des coûts (en heures et en euros) ;
La somme des revenus planifiés (budgets en euros) ;
La somme des revenus facturés (en euros) ;
La différence entre les revenus facturés et les coûts, qui vous donne la rentabilité du produit.
Pour une vue globale, consultez la rentabilité par type de mission.
✍️ La ligne Non catégorisé regroupe tous les temps et les factures pour lesquels aucun produit n'est associé.
💡 Vous pouvez assigner un produit à un temps en masse : Vue liste > Cochez les lignes > Modifier le produit > Choisir > Enregistrer.
Taux horaires
Dans cette partie, vous pourrez renseigner les taux horaires de tous les collaborateurs. Cela vous permet de connaître le coût après avoir saisi le temps passé.
📖 Pour en savoir plus, consultez notre article Gérer les boni/mali du cabinet.