Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article répond aux questions fréquentes sur la saisie des temps : import en masse, lien avec la facturation, automatisations et limitations.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Le module de saisie des temps est accessible depuis le menu Gestion interne de votre espace cabinet.
Pour le fonctionnement détaillé du module, consultez l'article Saisir les temps du cabinet.
Peut-on importer des temps en masse ?
Vous pouvez importer des temps en masse à l'aide d'un fichier Excel, y compris pour des périodes antérieures à votre migration vers Pennylane.
L'import est actuellement réservé aux administrateurs du cabinet.
Le fichier doit notamment renseigner :
l'identifiant de l'utilisateur ;
l'identifiant du client ;
la date de saisie ;
le millésime ;
le code de la tâche ;
la durée en minutes.
Vous pouvez également ajouter un commentaire.
⚠️ La date de saisie doit correspondre au jour même ou à une date passée. Vous ne pouvez pas importer de temps sur une date future.
Comment facturer à partir des temps saisis ?
Lors de la saisie d'un temps, vous pouvez indiquer que l'activité est à facturer, puis choisir de facturer une quantité ou le temps passé.
L'administrateur peut ensuite sélectionner les lignes à facturer pour :
créer de nouveaux brouillons de facture ;
compléter des brouillons existants.
Pour transférer une activité vers la facturation, la tâche concernée doit être associée à un produit du catalogue. Une tâche ne peut être associée qu'à un seul produit.
Lorsque vous facturez en unités, le prix unitaire du produit associé à la tâche est appliqué par défaut. Vous pouvez modifier ce prix lors du transfert vers la facturation.
Peut-on facturer automatiquement au temps passé ?
Non. Il n'est pas possible de générer automatiquement, par exemple en fin de mois, une facture correspondant à l'ensemble des temps passés sur un dossier.
Pour facturer au temps passé, vous pouvez exporter les temps saisis, les traiter dans Excel, puis importer les données obtenues sous forme de brouillons de factures.
Comment facturer les prestations sociales à partir des temps ?
Pour les prestations sociales hors bulletins, comme les DPAE ou les soldes de tout compte, vous pouvez ajouter les éléments à facturer :
manuellement dans un brouillon ou une nouvelle facture ;
par import Excel ;
depuis la saisie des temps, en marquant la prestation comme à facturer avant de la transférer vers la facturation.
Les commentaires de saisie sont-ils reportés sur la facture ?
Non. Les commentaires ajoutés aux tâches dans la saisie des temps ne sont pas automatiquement reportés sur les factures.
Si vous souhaitez les faire apparaître sur une facture, vous devez actuellement les reporter manuellement.
Comment suivre la saisie des temps des collaborateurs ?
Les administrateurs peuvent suivre la saisie des temps des collaborateurs, notamment le total saisi, leur dernière saisie et leur taux d'avancement.
En revanche, Pennylane n'envoie pas automatiquement de rappel aux collaborateurs qui n'ont pas renseigné leurs temps.
Peut-on valider automatiquement les temps détectés ?
Les temps détectés à partir de l'activité d'un collaborateur dans Pennylane apparaissent sous forme de suggestions dans la vue calendrier le lendemain.
Vous devez les confirmer et les saisir. Ils ne peuvent pas être validés automatiquement.
Peut-on définir une tâche comme facturable par défaut ?
Non. Vous ne pouvez pas définir une tâche comme automatiquement facturable.
Vous devez sélectionner l'option À facturer lors de chaque saisie concernée.