Préparer la facturation dans Pennylane
Avant d'importer vos données, configurez les paramètres de facturation dans Pennylane.
Rendez-vous dans Paramètres puis Facturation clients.
Configurez les éléments de votre facturation selon vos besoins.
📖 Pour paramétrer votre facturation, consultez l'article Paramétrer l'éditeur de factures.
Exporter les bases clients depuis MEG
Pennylane distingue les clients Entreprises et Particuliers : vous devez donc réaliser deux exports distincts.
Exporter les clients Entreprises
Depuis la page d'accueil MEG, cliquez sur Contact en bas à gauche.
Dans la Liste des contacts, cliquez sur l'icône de profil en haut à droite.
Dans la fenêtre Exporter la liste des contacts, cliquez sur Gestion des colonnes.
Sélectionnez uniquement les données suivantes pour l'export (elles doivent apparaître dans la colonne de droite Supprimer une colonne) :
Raison sociale
Forme juridique
E-mail
N° Siren
N° TVA Intra (sous Informations TVA)
Adresse 1 (sous Adresse principale)
Code postal, Ville, Pays
Téléphone 1
Comptes bancaires (Nom, Domiciliation, IBAN, BIC, RUM, Date de signature)
Cliquez sur Exporter.
Retrouvez le fichier dans votre dossier Téléchargements.
Exporter les clients Particuliers
Toujours depuis la Liste des contacts, cliquez sur l'icône de profil en haut à droite.
Cliquez sur Gestion des colonnes.
Supprimez de l'export les données suivantes (en cliquant dessus) :
Raison sociale
Siren
N° TVA
Ajoutez à la place :
Civilité
Nom
Prénom
Cliquez sur Exporter.
Nettoyer les bases (optionnel)
Si des modifications sont intervenues depuis votre export, vous pouvez corriger le fichier Excel avant l'import :
Supprimez les lignes des clients qui ne font plus partie de votre base.
Ajoutez les nouveaux clients à la fin du fichier, sans renseigner la colonne ID.
💡 Cette manipulation vous permet d'avoir des bases propres et à jour avant l'import sur Pennylane.
Importer la base clients sur Pennylane
Deux cas se présentent selon l'état de votre base clients Pennylane.
Cas 1 : Votre base clients Pennylane contient déjà des données
Exportez votre base clients actuelle depuis Pennylane.
Ouvrez les deux fichiers (MEG et Pennylane) dans Excel.
Complétez la base Pennylane avec les informations de la base MEG (adresse, code postal, ville, pays, e-mail, SIREN, numéro de TVA).
Suivez ensuite la procédure du Cas 2 pour réimporter la base mise à jour.
⚠️ Ne modifiez jamais l'ID du client au risque de créer des doublons.
💡 La correspondance entre les clients se fait par le nom : veillez à ne pas le modifier.
✍️ Pour la facturation électronique, assurez-vous que toutes les données obligatoires sont renseignées.
Cas 2 : Votre base clients Pennylane est vierge
Importer les clients Entreprises
Dans le menu Ventes, allez au module Clients.
Cliquez sur Importer des clients puis Entreprises.
Ajoutez votre fichier au format .csv ou .xlsx, puis cliquez sur Commencer l'import.
Dans Préparation du modèle, liez chaque colonne de votre fichier avec son équivalent Pennylane (exemple : Nom de l'entreprise avec Dénomination).
Dans Revue des données, vérifiez que le mapping est correct.
Cliquez sur Importer les données.
✍️ Vous n'êtes pas obligé de mapper toutes les colonnes. Les colonnes non mappées ne seront simplement pas importées.
💡 Pour lier vos mandats de prélèvement GoCardless, utilisez la colonne GoCardless Mandate ID.
En cas d'erreur d'import
Rendez-vous dans Plus puis cliquez sur Import.
Repérez l'import en statut Erreur.
Cliquez sur le i à droite de la ligne pour visualiser l'erreur et la correction à apporter.
Importer les clients Particuliers
Répétez les mêmes étapes que pour les Entreprises.
À l'étape 2, sélectionnez cette fois Importer des clients puis Particuliers.
Migrer les produits depuis MEG
💡 Les articles dans MEG sont appelés Produits dans Pennylane.
Exporter les produits depuis MEG
Dans MEG, cliquez sur Ventes puis Articles.
Dans la Liste des articles, cliquez sur l'icône de fichier Excel en haut à droite.
Cliquez sur Effectuer un export paramétrable.
Dans Gestion des colonnes, sélectionnez les données suivantes :
Code
Libellé
Description
Compte comptable
Prix de vente HT
TVA
Unité
Cliquez sur Exporter.
Préparer le fichier pour l'import
Ouvrez le fichier exporté dans Excel.
Modifiez les comptes comptables pour qu'ils correspondent au plan comptable Pennylane en supprimant les zéros non significatifs (exemple : 706 000,00 devient 706).
⚠️ Les comptes comptables doivent exister dans le plan comptable Pennylane avant l'import. Si nécessaire, créez-les d'abord en suivant l'article Paramétrer et utiliser le plan comptable.
Importer les produits dans Pennylane
Dans Pennylane, importez cette base de produits en suivant la procédure de mapping habituelle.
Félicitations ! Vous avez migré vos données de facturation depuis MEG vers Pennylane. Vous êtes prêt à facturer sur Pennylane.