COMPTABILITE - Verrouillez temporairement une période comptable pour empêcher la modification des écritures.
Mis à jour aujourd’hui
Principe général
Figer la comptabilité vous permet de verrouiller la saisie de la comptabilité sans pour autant clôturer un exercice.
Lorsque vous figez la comptabilité, vous indiquez une date de référence avant laquelle il n’est plus possible d’apporter des changements à la comptabilité, de saisir des écritures ou d’importer des éléments. Cette action est réversible par n’importe quel utilisateur comptable ayant accès au dossier.
Les actions suivantes sont bloquées :
saisir, modifier ou supprimer des écritures ;
importer des écritures ou des transactions ;
réaliser des actions sur la période depuis l’interface entreprise.
Une situation ne peut pas être clôturée : seuls les exercices comptables peuvent l’être.
Vous pouvez figer la comptabilité à la date de la situation afin de bloquer temporairement les modifications. Cette action ne clôture pas la situation et reste réversible.
Si vous ne souhaitez plus afficher les écritures de situation dans vos comptes, sélectionnez les journaux à afficher et retirez le journal SIT. Les écritures restent enregistrées et sont automatiquement extournées le lendemain de leur date.
Figer la comptabilité ou modifier la période concernée
Si aucune période n’est figée ou clôturée sur le dossier :
Accédez au menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Cliquez sur Figer la comptabilité.
Renseignez la date jusqu’à laquelle la comptabilité doit être figée.
Cliquez sur Appliquer les changements.
Vous pouvez également utiliser le raccourci du module Liasse fiscale > Clôturer ou figer l’exercice comptable.
Lorsqu’il y a au moins un exercice clôturé sur le dossier ou une période déjà figée, vous accédez également à ce paramètre depuis :
Les balances,
Les journaux,
La saisie en masse,
Le dossier de travail.
Pour cela, cliquez sur la date qui s’affiche (en gris si c’est une date de validation pour un exercice clôturé, ou en bleu si la comptabilité est déjà figée), et renseignez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez figer la comptabilité dans la fenêtre qui s’ouvre.
Identifier une période figée
Une période figée est signalée par une date bleue accompagnée d’un pictogramme en forme de cadenas. Cette information apparaît notamment dans les Balances, les Journaux, la Saisie en masse et le Dossier de travail.
✍️ Lorsque vous générez des annexes dans les plaquettes, la comptabilité est automatiquement figée à la date de fin de la période concernée.
De même lorsque vous télédéclarez la TVA, au moment de finaliser la déclaration, il vous est proposé de figer la comptabilité pour la période de votre TVA.
Les conséquences d’une comptabilité figée
Lorsque vous figez la comptabilité, la saisie est bloquée, de même que l’import d’écritures ou de transactions via les intégrations. Veillez donc à ne pas figer trop tôt, par exemple dans le cadre d’une intégration SILAE, pour que les écritures de paie aient le temps de se déverser dans le dossier.
L’import d’éléments comptables antérieurs à la date N à laquelle la comptabilité est figée est également bloqué : en cas d’import d’une facture antérieure à N, alors la date d'émission de la facture sera automatiquement reportée au lendemain de N.
Si par la suite vous défigez la comptabilité, la date d'émission de la facture ne changera pas automatiquement et restera au lendemain de N.
✍️ A tout moment, restez informé sur l’état de la comptabilité dans les modules listés ci-dessus : si celle-ci est figée, la date de fin de période est indiquée en bleu avec un pictogramme cadenas.
Autoriser les changements comptables
Activez l’option Autoriser les changements comptables pour permettre aux utilisateurs disposant d’un accès comptable externe de continuer à travailler sur la période figée.
Lorsque cette option est activée :
les utilisateurs disposant d’un accès comptable externe peuvent modifier ou défiger la comptabilité ;
les imports automatiques restent bloqués ;
les actions réalisées depuis l’interface du dirigeant restent bloquées.
Un pictogramme en forme de clé apparaît à côté de la date de figeage.
Défiger la comptabilité
Accédez aux Balances, aux Journaux, à la Saisie en masse, au Dossier de travail ou au menu Paramètres > Informations entreprise > Tenue comptable.
Cliquez sur la date bleue accompagnée du cadenas.
Effacez la date renseignée.
Cliquez sur Appliquer les changements.
La comptabilité redevient accessible à l’ensemble des utilisateurs du dossier.
📖 Consultez notre minute tuto Figer ou défiger la comptabilité pour voir comment faire en vidéo.
Défiger une période appartenant à un exercice clôturé
⚠️ En cabinet, cette procédure est réservée aux utilisateurs disposant du statut Administrateur.
Lorsque la période concernée appartient à un exercice clôturé et validé, il n'est plus possible de défiger simplement la comptabilité. Il faut d'abord rouvrir l'exercice.
Rendez-vous dans le menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Cliquez sur l'encadré Clôturés pour afficher les exercices clôturés et validés.
Sur la ligne de l'exercice concerné, cliquez sur Rouvrir.
Si nécessaire, cliquez sur l'icône 🔄 Annuler la validation des écritures pour repasser les écritures en modifiable.
Défigez ensuite la comptabilité selon la procédure décrite plus haut, puis réalisez vos rapprochements ou ajouts de justificatifs.
✍️ Une fois les ajustements terminés, pensez à refiger la comptabilité puis à reclôturer l'exercice pour préserver son intégrité et regénérer un FEC à jour.
📖 Pour plus de détail sur la réouverture et la reclôture d’un exercice, consultez notre article Clôturer un exercice et valider les écritures.
Articles connexes
Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?