L'accès à la balance générale est disponible pour les plans ✔️Premium et ✔️Premium avec comptabilité internalisée.
Présentation générale
La balance générale se trouve dans le menu Révision.
Pour les plans Premium, retrouvez la balance dans le menu comptabilité.
Choisissez la période de votre affichage à l'aide du sélecteur d'exercice en haut de la page.
Les variations en euros et en pourcentage sont affichées par défaut pour faciliter la révision des comptes.
Pennylane met en surbrillance orange les comptes présentant un solde suspect, c'est-à-dire ceux dont le solde est dans le sens inverse de leur sens habituel.
À tout moment, consultez le résultat comptable de la période sélectionnée et actualisez-le en cliquant sur l’icône située à droite du résultat. Placez le curseur sur le résultat pour afficher celui de l’exercice N-1.
Visualisation par niveau de détails
Vous pouvez choisir le niveau de détails à afficher dans votre balance grâce au sélecteur en haut à gauche de cette dernière.
Vous pouvez ainsi visualiser votre balance en fonction de vos besoins :
Par compte, affichage proposé par défaut ;
Par classe ;
Par sous-classe ;
Par pays d’attribution TVA : affichage détaillé du contenu des comptes en fonction des pays ;
Par pays et taux d’attribution TVA : affichage détaillé du contenu des comptes en fonction des pays et du taux de TVA.
Afin de simplifier le traitement de la TVA sur Pennylane, nous utilisons des tags par pays et par taux de TVA. Ces derniers sont affichés respectivement sur ces deux dernières vues de la balance générale.
✍️ La vue par pays d’attribution TVA n’est disponible que si vous avez coché la case Guichet Unique TVA (OSS) dans l’onglet Tenue comptable de la page Informations entreprises.
Visualisation par période
Vous pouvez choisir une période dans votre balance grâce au bouton sélecteur Période complète, à côté du sélecteur de niveau de détail (par compte, par classe, par taux d’attribution de TVA, etc.).
Vous pouvez ainsi visualiser votre balance :
sur la période complète de l’exercice sélectionné ;
ventilée par mois.
✍️La balance ventilée par mois fonctionne uniquement avec la visualisation Par compte ou Par taux d’attribution TVA.
💡Si vous souhaitez exporter une balance sur un mois précis, utilisez le bouton de date situé à côté de Balance générale. Cela vous permettra de sélectionner un mois ou une plage en cliquant sur Dates personnalisées.
Comparaison avec les soldes N-1
La balance ventilée par mois vous permet de comparer les soldes mensuels de l'exercice en cours (N) avec ceux de l'exercice précédent (N-1). Ce nouvel affichage vous aide à :
Visualiser les tendances en comparant chaque mois avec la même période de l’année précédente ;
Identifier rapidement les anomalies ou les écarts inhabituels ;
Suivre l’évolution des comptes d’une année sur l’autre.
✍️ La balance affiche tous les comptes qui ont été mouvementés sur la période N ou qui présentent un solde différent de zéro sur un mois de N-1.
💡 Si certains mois ne couvrent pas une période complète (du 1er au dernier jour du mois), une icône Information apparaît. En la survolant avec votre souris, vous affichez des dates exactes prises en compte.
Paramétrer l'affichage des données
Personnaliser les colonnes
Pour personnaliser l’affichage de votre balance, cliquez sur Personnaliser en haut à droite. Sélectionnez les colonnes à afficher et ajoutez des lignes de totaux par sous-classes ou par classe.
Vous pouvez agrandir ou réduire la taille des colonnes en plaçant votre curseur à l’intersection de deux colonnes pour faire apparaître le petit curseur noir puis en le faisant glisser vers la gauche ou vers la droite.
Ces colonnes peuvent être activées ou masquées selon vos préférences.
Trier et filtrer
Afin de faciliter la revue analytique et la recherche d'informations, vous pouvez filtrer les colonnes, en cliquant sur les flèches à côté de chaque nom de colonne.
Les filtres vous permettent de cibler les écritures par :
Compte ;
Lettrage du compte (lettré, non lettré, partiellement lettré) ;
Débit, Crédit ou Solde ;
Solde N-1.
Les comptes mouvementés N-1 : si des comptes
Les exercices ouverts (lorsque vous avez plusieurs exercices encore ouverts)
Il est désormais possible de filtrer les écritures non lettrées à une date donnée ou sur une période donnée, ce qui vous permet de justifier des soldes intermédiaires dans le cadre d’une situation, par exemple.
Exemple : Lors de votre travail de révision, si vous souhaitez afficher les comptes fournisseurs soldés, mais non lettrés, ouvrez la balance fournisseurs, renseignez le filtre de solde, puis cochez Non lettré dans le filtre de lettrage du compte.
Pour filtrer les écritures non lettrées à une date ou sur une période :
Dans le filtre Lettrage, sélectionnez Non lettré.
Renseignez la période ou la date exacte dans le filtre de date.
Cliquez sur Appliquer.
✍️ Une écriture qui a été lettrée avec une autre écriture située en dehors de la période sélectionnée sera considérée comme non lettrée dans cette vue, car elle n’était pas lettrée à cette date.
Cette fonctionnalité est disponible dans :
la balance générale ;
les balances fournisseurs et clients ;
les autres balances auxiliaires ;
les grands-livres (général, fournisseurs, clients et autres auxiliaires) ;
les dossiers de travail, selon la période définie par le dossier.
Autres options d'affichage des comptes
Le filtre Plus d'options vous propose 2 possibilités supplémentaires d'affichage pour exploiter au mieux votre balance sur Pennylane.
Comptes mouvementés N-1
Si des comptes ont été alimentés sur l'exercice précédent mais ne le sont pas encore sur l'exercice en cours, ils sont masqués par défaut. Ce filtre vous permet de les faire apparaître.
Exercices ouverts
Ce filtre vous permet de visualiser les écritures des exercices précédents qui n'ont pas encore été clôturés sur Pennylane.
Une icône bleue permet d’identifier les écritures concernées. Il s’agit d’à-nouveaux dynamiques.
C'est notamment utile pour :
Contrôler les soldes N-1 avant la clôture : tant que l'exercice précédent n'est pas clôturé, les AN n'existent pas encore. Le filtre Exercices ouverts permet d'obtenir une vision des soldes provisoires (équivalent à un « AN provisoire » en visualisation).
Lettrer des écritures comprises dans deux exercices distincts (ex. facture N-1 payée en N).
Diagnostiquer un solde manquant : si un compte semble « vide » alors qu'il a été mouvementé sur N-1, activez ce filtre pour retrouver le détail avant clôture.
⚠️ Les écritures affichées via Exercices ouverts ne sont pas des à-nouveaux définitifs. Elles disparaîtront (regroupées dans un AN) à la clôture de l'exercice précédent, sous réserve que l'option Générer les à-nouveaux soit cochée à la clôture.
📖 Voir Générer les à-nouveaux et Clôturer un exercice.
Utiliser les balances auxiliaires
Par défaut, les dossiers tenus en comptabilité d’engagement disposent d’une balance clients et d’une balance fournisseurs. Leur fonctionnement est similaire à celui de la balance générale.
Vous pouvez également choisir de créer des comptes centralisateurs (anciennement nommés comptes collectifs) pour obtenir une balance auxiliaire dédiée. Par exemple, centralisez les comptes 421 pour obtenir une balance personnels ou centralisez les comptes 455 pour avoir une balance des comptes courants.
⚠️ Vous pouvez centraliser tous les comptes sur Pennylane, sauf les comptes bancaires (512) et les comptes de TVA (445).
📖 Voir notre article Rassembler plusieurs comptes à l’aide d’un compte centralisateur.
Comprendre le cas des comptes 4117 et des retenues de garantie
Par défaut, seules les racines 401 et 411 sont centralisées. Un compte général 4117, sans suffixe de tiers, reste donc visible dans la balance générale. Il n’apparaît pas automatiquement dans une balance auxiliaire.
Pour suivre les retenues de garantie dans une balance auxiliaire, centralisez le compte 4117 et utilisez des sous-comptes auxiliaires, par exemple 4117CLIENT.
Reclasser une facture de vente affectée au mauvais client
Vous ne pouvez pas modifier le client d’une facture de vente déjà émise. La facture reste liée au client sélectionné lors de sa création. Vous devrez passer une écriture d’opérations diverses pour réaffecter le montant.
Exporter la balance
Il y a 3 différentes possibilités d’export de votre balance : l’export de la vue actuelle via le presse-papiers, l’extrait au format Excel et l’édition au format PDF, via le bouton d’export.
Exporter la vue actuelle
Paramétrez l’affichage ou recherchez les comptes souhaités.
Cliquez sur Copier le contenu de la vue actuelle dans le presse-papiers, près du bouton d’export.
Collez les valeurs dans votre tableau Excel.
⚠️ Cela copiera uniquement les valeurs affichées sur la page:
si un filtre est appliqué, ça ne copie que les données filtrées
si une pagination existe, ça ne copie que les données de la page affichée.
Exporter la balance en Excel ou PDF
Pour exporter une balance directement sous forme de fichier Excel ou PDF, il faudra utiliser le bouton Exporter.
Appliquez d’abord l’ensemble de filtres que vous souhaitez sur la balance, la période qui vous intéresse et les options d’affichage,
Cliquez sur Exporter,
Dans la fenêtre qui s’ouvre contrôlez les options activées pour l’export, choisissez le ou les modèles de votre choix et indiquez si vous souhaitez exporter également vos annotations,
Indiquez enfin le format d’export de votre choix, puis cliquez sur Confirmer et Exporter.
Vous retrouvez votre export dans le module Saisie > Export.
Vous pouvez exporter la balance ventilée par mois au format Excel. Pour cela, dans le sélecteur en haut à gauche de la balance, choisissez le filtre Par mois. Puis, cliquez sur le bouton Exporter.
Figer la comptabilité
Vous pouvez figer la comptabilité à une date donnée. Cela est très utile au moment de la révision pour éviter que les comptes soient mouvementés. Pour ce faire, cliquez sur Figer la comptabilité. Renseignez la date jusqu'à laquelle figer la comptabilité puis cliquez sur Appliquer les changements.
Attention, si vous cochez “autoriser les modifications comptables, alors tous les profils comptables internes et externes pourront apporter des modifications à la comptabilité.
📖 Voir article Figer la comptabilité.
Utiliser les balances détaillées
Lorsque vous cliquez sur un compte, vous arrivez dans la "balance détaillée" qui vous permet de voir le contenu du compte, tout en conservant la liste des comptes sur le côté gauche.
En cliquant sur une ligne précise, vous verrez le détail de l’écriture concernée.
📖 Voir article Utiliser les balances détaillées.