✍️ La GED est incluse dans tous les abonnements Pennylane.
La GED (gestion électronique des documents) est un espace de stockage en ligne auquel vous (votre cabinet) et votre client pouvez tous les deux accéder. Avec la GED, vous pouvez envoyer ou demander des documents administratifs à vos clients sans quitter Pennylane.
Cet article se concentre sur les documents administratifs, c’est-à-dire ceux qui ne sont pas liés à des transactions. Pour voir comment demander des justificatifs de transaction à un client, consultez l’article Échanger avec un client sur Pennylane.
🎓 Découvrez comment utiliser la GED et les demandes de documents avec cette vidéo.
Activer et paramétrer une GED
Pour accéder aux documents stockés dans la GED (déclarations automatiquement enregistrées par exemple), vous devez l’activer au niveau de votre cabinet pour l’ensemble de vos clients.
Par défaut, vos clients n’ont pas accès directement à votre GED. Ils disposent d’un espace dédié pour vous transmettre les documents administratifs (autres que des factures).
✍️ Une arborescence par défaut est proposée avec des dossiers non modifiables (signalés par un cadenas 🔒) pour préserver les automatisations de Pennylane.
Activer la GED et déployer la GED sur vos dossiers
La GED s’active désormais d’une seule façon : en masse, c'est-à-dire pour tous vos dossiers d'un seul coup.
Pour modifier l’arborescence et les permissions de votre GED avant de la déployer sur tous vos dossiers :
Depuis l’espace de votre cabinet, accédez à Paramètres du cabinet > Gestion e-documents.
L’arborescence proposée par défaut par Pennylane s’affiche. Si elle vous convient, déployez-la. Autrement, modifiez-la. Vous pouvez également modifier les droits d’accès aux différents répertoires de la GED, afin que vos clients puissent accéder à certains répertoires (en lecture seule).
Une fois que l’arborescence et les permissions de la GED vous conviennent, cliquez sur Appliquer l’arborescence.
Validez en appuyant sur la touche
Entrée.
✍️ Seuls les administrateurs de l’espace Pennylane du cabinet peuvent modifier la structure par défaut de la GED et la déployer sur tous les dossiers.
À partir de là, vos nouveaux dossiers disposent de leur propre GED et chacune des GED reprend la structure et les permissions que vous venez de définir.
Modifier l’arborescence de la GED
Lorsque vous ajoutez un nouveau dossier sur Pennylane, une GED est automatiquement créée pour votre client. Elle “hérite” de l'arborescence que vous avez définie par défaut, c’est-à-dire de la structure et des permissions de la GED de référence.
Certains dossiers de l'arborescence sont verrouillés (signalés par un cadenas 🔒) et ne peuvent pas être modifiés.
⚠️ Les modifications de l'arborescence après activation ne s'appliqueront qu'aux nouveaux clients. Les dossiers existants conserveront leur arborescence actuelle.
Utiliser une GED
Après avoir activé la GED sur un ou plusieurs dossiers, vous pouvez l’utiliser pour stocker des documents en lien avec votre client. Vous pouvez aussi vous en servir pour transmettre des documents administratifs à vos clients ou leur en demander.
Ajouter des documents à une GED
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Dans la colonne de gauche, naviguez jusqu’au dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des documents. Si vous n’avez pas d’emplacement précis en tête, restez sur Documents à classer.
Dans la colonne de droite, cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez les documents à importer et validez.
Déplacer des documents dans ou en dehors de la GED
Une fois importés dans la GED, vos documents peuvent être déplacés vers un autre dossier de la GED ou vers les modules de saisie des factures (clients et fournisseurs).
Pour déplacer un fichier importé sur la GED :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Saisissez le nom de votre document dans la barre de recherche ou naviguez jusqu’au dossier qui le contient.
Cliquez sur le document à déplacer.
Cliquez sur Déplacer en haut à droite et sélectionnez la destination du document.
Vous pouvez déplacer plusieurs documents d’un coup (vers la même destination) en les sélectionnant et en cliquant sur Déplacer.
Modifier ou supprimer un fichier stocké dans la GED
Pour modifier un fichier enregistré sur la GED :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Saisissez le nom de votre document dans la barre de recherche ou naviguez jusqu’au dossier qui le contient.
Cliquez sur le document à modifier ou à supprimer.
Dans les détails du document :
L’onglet Document vous permet de visualiser le document, de le renommer, et de casser l’éventuel lien qui existe entre le fichier et votre comptabilité.
L’onglet Commentaires vous permet de commenter le document. Si votre client peut voir le dossier contenant le document, il pourra voir les commentaires ajoutés au document. Libre à vous de notifier ou non votre client.
L’onglet Activités vous permet de consulter l’historique des changements apportés au document.
Depuis la vue détaillée d’un document, vous pouvez aussi :
Supprimer le document.
Télécharger le document (sur votre ordinateur).
Déplacer le document.
Partager un dossier de GED avec un client
Si vous avez activé la GED pour une entreprise, votre client peut y accéder de son côté en naviguant jusqu’à Plus > Documents partagés. Vous pouvez partager tous les dossiers de votre GED avec votre client, ou certains dossiers seulement.
Quand vous partagez un dossier de la GED avec un client, ce dernier peut (au choix) :
Voir les documents qui s’y trouvent (lecture seule).
Voir les documents qui s’y trouvent et en importer d’autres (import client autorisé). Idéal pour éviter de classer vous-mêmes certains documents.
Pour partager un répertoire de GED avec un client :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Dans la colonne de gauche, cliquez sur le répertoire à partager.
En haut de la colonne de droite, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Lecture seule ou Import client autorisé. Il est possible que le menu indique Non partagé par défaut.
Dans les paramètres d’ensemble de votre GED, vous pouvez définir les dossiers qui doivent être partagés par défaut (en lecture seule) avec le client au moment de la création d’une nouvelle GED.
💡 Pour le moment, seul le partage en _lecture seule_ est possible au niveau de la GED de référence. Pour autoriser vos clients à importer des documents dans certains dossiers de leur GED, vous devez leur donner l’autorisation client par client et répertoire par répertoire.
Ce que voit le client de son côté
Si vous avez partagé certains dossiers avec votre client, en lecture seule ou en mode import autorisé, votre client peut consulter vos documents, les commenter, voire en ajouter d’autres (si l’import de documents lui est permis). Il peut aussi supprimer les documents ajoutés par ses soins. En revanche, votre client ne peut ni supprimer ni déplacer les documents ajoutés par d’autres utilisateurs dans le dossier partagé.
Par défaut, le dossier Documents à classer de votre GED est partagé avec votre client. Votre client peut voir ce que vous ajoutez dans ce dossier. De votre côté, vous pouvez voir ce que votre client ajoute dans ce même dossier.
Si vous n’autorisez pas votre client à importer des documents dans certains dossiers de la GED, les documents importés par votre client arrivent par défaut dans votre dossier Documents à classer.
Demander des documents à un client via la GED
Chaque GED étant liée à un client en particulier, vous pouvez utiliser vos GED pour demander des documents à certains de vos clients.
💡 Pour les documents dont vous avez besoin à intervalles réguliers, comme les relevés, vous pouvez créer une demande récurrente, qui se répètera à la fréquence de votre choix.
📖Vous pouvez maintenant initier une demande de document depuis une transaction, un module d’inventaire, ou un dossier de révision, sans passer par la GED.
Pour demander un ou plusieurs documents à un client :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > Documents demandés, puis cliquez sur Demander dans la colonne de gauche.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le ou les documents à demander. La structure du menu reprend celle du dossier de travail.
Si le document recherché n'existe pas dans la liste, vous pouvez désormais créer un document personnalisé : tapez son nom, puis cliquez sur Créer… pour finaliser la demande.
⚠️Le nom saisi n’est pas sauvegardé : vous devrez le retaper à chaque fois. Une demande personnalisée ne peut contenir qu’un seul document, pour en demander d’autres créez une nouvelle demande.
Ajoutez une date d’échéance qui servira de date butoir pour votre client. Cette date sera aussi utilisée comme date anniversaire pour les demandes récurrentes (voir étape suivante).
Indiquez la fréquence de la demande. Optez pour une demande ponctuelle (une seule fois) ou une demande récurrente, qui tombe à l’anniversaire de votre date d’échéance (tous les mois, tous les trimestres, ou tous les ans).
[Optionnel]. Précisez la période couverte par le ou les documents demandés. Optez pour la période en cours ou la période précédente (mois, trimestre, exercice fiscal).
[Optionnel]. Pour notifier votre client de suite, cochez la case Envoyer un e-mail de demande maintenant (voir un exemple ci-dessous). Sans ça, votre client verra votre demande sur son espace Pennylane et recevra deux rappels automatiques par mois en cas de retard.
Validez en cliquant sur Demander.
💡 Précisez les comptes bancaires concernés pour une demande de relevés. Sélectionnez Relevé bancaire, puis cochez les comptes souhaités.
Une fois votre demande envoyée, le détail apparaît dans l’onglet Demandés. De son côté, votre client peut voir votre demande sur son écran d’accueil (voir ci-dessous). S’il tarde à réagir, il reçoit un e-mail de rappel toutes les deux semaines — le 1er et le 15 de chaque mois.
À tout moment, votre client peut voir les documents qui lui sont demandés et vous les transmettre depuis sa version de la GED.
✍️ Lorsqu’un client dépose un fichier dans la GED, le collaborateur et le chef de mission liés au dossier reçoivent une notification dans Pennylane.
Vous pouvez déposer le fichier à la place du client, notamment si le client vous a transmis le document en dehors de Pennylane (par e-mail par exemple).
Suivre vos demandes de documents
Vous pouvez consulter une vue agrégée des documents que vous devez approuver, c’est-à-dire ceux que vous avez demandés à vos clients et qui vous ont été transmis au travers de la GED.
Pour suivre l’ensemble de vos demandes de documents :
Accédez à l’espace du cabinet.
Dans le menu latéral gauche, naviguez jusqu’à Entreprises > Saisie.
Consultez la colonne Documents à approuver. Le compteur indique le nombre de documents à valider pour chaque entreprise.
💡Si la colonne Documents à approuver n’apparaît pas, cliquez sur Affichage en haut à droite puis sur Documents à approuver.
Si un client vous transmet un fichier hors de Pennylane (e-mail, etc.), vous pouvez :
Ajouter le fichier vous-même à la demande ;
Celle-ci passe automatiquement en statut À approuver ;
Cliquez ensuite sur Approuver et classer pour archiver le fichier dans la GED.""
💡 Si vous vous êtes trompé de fichier, ne cliquez pas sur Rejeter (cela enverrait un e-mail au client). Supprimez simplement le fichier ajouté.
✍️ Toute action de dépôt ou de validation/rejet déclenche une notification in-app pour la personne concernée (comptable ou client).
Relancer un client pour une demande déjà envoyée
Quand vous faites une ou plusieurs demandes de documents, votre client reçoit un rappel automatique par e-mail le 1er et le 15 de chaque mois. Si vous souhaitez ajouter des relances manuelles, vous pouvez le faire de deux façons :
En notifiant votre client au moment où vous lui faites une demande de document (voir comment faire).
En envoyant des relances ponctuelles à votre client (voir ci-dessous) pour des demandes en attente.
Pour relancer ponctuellement un client sur une ou plusieurs demandes de documents en cours :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > Documents demandés.
Dans l’onglet Demandés, sélectionnez le ou les documents pour lesquels vous souhaitez envoyer une relance.
Cliquez sur le bouton Relancer qui apparaît au bas de la liste, puis confirmez en cliquant à nouveau sur Relancer.
Une icône en forme d’enveloppe apparaît alors à côté de la date d’échéance de votre demande. Cette icône vous indique que vous avez déjà envoyé une relance ponctuelle pour la demande en question. De son côté, votre client reçoit un e-mail contenant la liste des documents pour lesquels vous venez de le relancer. Cet e-mail est envoyé à tous les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur (dirigeant) et comptable interne.
Déplacer des justificatifs existants vers la GED
Si vous avez déjà ajouté des documents importants sur votre espace Pennylane (mais pas sur une GED), vous pouvez les transférer vers votre GED. Inutile de les importer à nouveau sur votre GED.
Passer de la saisie des factures à la GED
Les factures ajoutées dans le module de saisie des factures clients ou fournisseurs peuvent être déplacées vers la GED.
Pour déplacer une facture vers la GED :
Accédez à Saisie > Factures fournisseurs (ou clients).
Cliquez sur la facture à déplacer.
Cliquez sur les trois points verticaux en haut de votre écran puis sur Déplacer vers la GED.
Vous pouvez déplacer plusieurs factures vers la GED en les sélectionnant et en cliquant sur l’icône pointant vers la droite (Déplacer les factures vers la GED) dans la barre du bas (en surbrillance).
⚠️ Si le bouton qui permet de déplacer une facture vers la GED est grisé, c’est le signe que la ou les factures que vous tentez de transférer vers la GED ne peuvent plus être déplacées.
Passer du dossier de travail à la GED (et inversement)
Pour lier un fichier stocké dans la GED à un cycle ou à une diligence depuis votre dossier de travail :
Accédez au dossier de votre client.
Naviguez jusqu’à Révision > Dossier de travail.
Sélectionnez le cycle qui vous intéresse.
Dans la colonne de gauche, sélectionnez une diligence.
Cliquez sur Lier un fichier de la GED au bas de votre écran, sélectionnez votre fichier dans la GED et cliquez sur Ajouter.
Si le fichier que vous souhaitez lier à votre diligence n’est pas encore stocké sur votre GED, vous pouvez l’importer à l’étape 5 en cliquant sur +Ajouter un fichier. Le fichier ainsi importé sera ajouté à votre GED, dans le bon dossier : Dossier annuel > Exercice de l’année 20XX > Comptabilité > Cycle de la révision.
Enregistrer une déclaration fiscale dans la GED
Quand une déclaration est envoyée à l’administration fiscale depuis Pennylane, votre client est averti par e-mail. Pour garder une trace de la déclaration, l’accusé de réception fourni par l’administration fiscale est automatiquement ajouté à la GED du client, dans le bon dossier : Dossier annuel > Fiscal.