✍️ La GED est incluse dans tous les abonnements Pennylane.
La GED (gestion électronique des documents) est un espace de stockage en ligne auquel vous (votre cabinet) et votre client pouvez tous les deux accéder. Avec la GED, vous pouvez envoyer ou demander des documents administratifs à vos clients sans quitter Pennylane.
Cet article se concentre sur les documents administratifs, c’est-à-dire ceux qui ne sont pas liés à des transactions. Pour voir comment demander des justificatifs de transaction à un client, consultez l’article Échanger avec un client sur Pennylane.
Activer et paramétrer une GED
Vous pouvez activer la GED pour tout ou partie de vos dossiers et vous pouvez choisir les sous-dossiers auxquels vos clients peuvent accéder (en lecture seule).
Activer la GED
Il existe deux façons d’activer la GED :
En masse, c’est-à-dire pour tous vos dossiers d’un seul coup. Idéal si vous avez beaucoup de dossiers.
Au cas par cas, c’est-à-dire dossier par dossier. Idéal si vous souhaitez conserver le maximum de contrôle.
Déployer la GED sur tous vos dossiers
✍️ Seuls les administrateurs de l’espace Pennylane du cabinet peuvent modifier la structure par défaut de la GED et la déployer sur tous les dossiers.
Pour modifier l’arborescence et les permissions de votre GED avant de la déployer sur tous vos dossiers :
Depuis l’espace de votre cabinet, accédez à Paramètres du cabinet > Gestion e-documents.
L’arborescence proposée par défaut par Pennylane s’affiche. Si elle vous convient, déployez-la. Autrement, modifiez-la. Vous pouvez également modifier les droits d’accès aux différents répertoires de la GED, afin que vos clients puissent accéder à certains répertoires (en lecture seule).
Une fois que l’arborescence et les permissions de la GED vous conviennent, cliquez sur Appliquer l’arborescence.
Validez en appuyant sur la touche
Entrée.
À partir de là, vos dossiers disposent de leur propre GED et chacune des GED reprend la structure et les permissions que vous venez de définir.
Activer la GED pour un dossier en particulier
Si vous n’avez pas déjà déployé la GED sur tous vos dossiers, voici comment l’activer pour un dossier en particulier :
Dans le menu latéral droit, rendez-vous sur Dossier du client.
Cliquez sur Activer uniquement pour ce client. Si vous changez d’avis et décidez de déployer votre GED en masse, vous pouvez le faire à cette étape en cliquant sur Activer pour l’ensemble des clients — vous aurez la possibilité de personnaliser votre GED avant de la déployer en masse.
Une fois votre choix effectué, la GED est en place pour vous comme pour votre client. Ce dernier peut y accéder en navigant jusqu’à Plus > Documents partagés.
⚠️ Si vous avez déjà déployé la GED sur tous vos dossiers, une nouvelle GED sera automatiquement créée à chaque fois que vous ajouterez un nouveau client sur Pennylane.
Si vous avez déjà déployé la GED sur tous vos dossiers, une nouvelle GED sera automatiquement créée à chaque fois que vous ajouterez un nouveau client sur Pennylane.
Modifier l’arborescence de la GED
Quand vous ajoutez un nouveau dossier sur Pennylane, une GED peut être créée automatiquement pour votre client. Deux cas de figure sont possibles :
Si vous avez déjà déployé la GED en masse pour vos dossiers existants, alors la GED est automatiquement déployée sur votre nouveau dossier.
Si vous n’avez fait que déployer votre GED dossier par dossier jusque-là, alors vous pouvez choisir de créer manuellement une GED pour votre nouveau dossier (ou non).
Qu’une nouvelle GED soit créée automatiquement ou manuellement, elle « hérite » de la structure et des permissions de la GED de référence. L’arborescence et les permissions d’une GED déjà créée peuvent être modifiées au niveau de la GED concernée. Vous pouvez aussi personnaliser l’arborescence et les permissions de votre GED de référence. Vos modifications s’appliqueront alors à toutes les GED à venir.
Lieu de la modification | Paramètres du cabinet (général) | Paramètres du dossier (particulier) |
Changer l’arborescence | Possible mais pas rétroactif (les GED déjà créées ne seront pas affectées) | Possible et effectif de suite |
Changer les permissions | Possible mais pas rétroactif (les GED déjà créées ne seront pas affectées) | Possible et effectif de suite |
Pour modifier votre GED de référence :
Connectez-vous à l’espace de votre cabinet.
Dans le menu latéral gauche, accédez à Paramètres du cabinet > Gestion e-Documents.
Modifiez le contenu du Dossier annuel et du Dossier permanent. Vous pouvez créer des sous-dossiers, en supprimer, et leur associer des permissions d’accès spécifiques — dossier par dossier, ou par lot en sélectionnant vos dossiers et en cliquant sur Modifier les permissions.
Pour valider, cliquez sur Appliquer l’arborescence.
Vos changements de structure et de permissions sont enregistrés. Ils s’appliqueront aux GED activées automatiquement ou manuellement à partir de là.
Utiliser une GED
Après avoir activé la GED sur un ou plusieurs dossiers, vous pouvez l’utiliser pour stocker des documents en lien avec votre client. Vous pouvez aussi vous en servir pour transmettre des documents administratifs à vos clients ou leur en demander.
Ajouter des documents à une GED
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Dans la colonne de gauche, naviguez jusqu’au dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des documents. Si vous n’avez pas d’emplacement précis en tête, restez sur Documents à classer.
Dans la colonne de droite, cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez les documents à importer et validez.
Déplacer des documents dans ou en dehors de la GED
Une fois importés dans la GED, vos documents peuvent être déplacés vers un autre dossier de la GED ou vers les modules de saisie des factures (clients et fournisseurs).
Pour déplacer un fichier importé sur la GED :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Saisissez le nom de votre document dans la barre de recherche ou naviguez jusqu’au dossier qui le contient.
Cliquez sur le document à déplacer.
Cliquez sur Déplacer en haut à droite et sélectionnez la destination du document.
Vous pouvez déplacer plusieurs documents d’un coup (vers la même destination) en les sélectionnant et en cliquant sur Déplacer.
Modifier ou supprimer un fichier stocké dans la GED
Pour modifier un fichier enregistré sur la GED :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Saisissez le nom de votre document dans la barre de recherche ou naviguez jusqu’au dossier qui le contient.
Cliquez sur le document à modifier ou à supprimer.
Dans les détails du document :
L’onglet Document vous permet de visualiser le document, de le renommer, et de casser l’éventuel lien qui existe entre le fichier et votre comptabilité.
L’onglet Commentaires vous permet de commenter le document. Si votre client peut voir le dossier contenant le document, il pourra voir les commentaires ajoutés au document. Libre à vous de notifier ou non votre client.
L’onglet Activités vous permet de consulter l’historique des changements apportés au document.
Depuis la vue détaillée d’un document, vous pouvez aussi :
Supprimer le document.
Télécharger le document (sur votre ordinateur).
Déplacer le document.
Partager un dossier de GED avec un client
Si vous avez activé la GED pour une entreprise, votre client peut y accéder de son côté en naviguant jusqu’à Plus > Documents partagés. Vous pouvez partager tous les dossiers de votre GED avec votre client, ou certains dossiers seulement.
Quand vous partagez un dossier de la GED avec un client, ce dernier peut (au choix) :
Voir les documents qui s’y trouvent (lecture seule).
Voir les documents qui s’y trouvent et en importer d’autres (import client autorisé). Idéal pour éviter de classer vous-mêmes certains documents.
Pour partager un répertoire de GED avec un client :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > GED.
Dans la colonne de gauche, cliquez sur le répertoire à partager.
En haut de la colonne de droite, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Lecture seule ou Import client autorisé. Il est possible que le menu indique Non partagé par défaut.
Dans les paramètres d’ensemble de votre GED, vous pouvez définir les dossiers qui doivent être partagés par défaut (en lecture seule) avec le client au moment de la création d’une nouvelle GED.
💡 Pour le moment, seul le partage en _lecture seule_ est possible au niveau de la GED de référence. Pour autoriser vos clients à importer des documents dans certains dossiers de leur GED, vous devez leur donner l’autorisation client par client et répertoire par répertoire.
Ce que voit le client de son côté
Si vous avez partagé certains dossiers avec votre client, en lecture seule ou en mode import autorisé, votre client peut consulter vos documents, les commenter, voire en ajouter d’autres (si l’import de documents lui est permis). Il peut aussi supprimer les documents ajoutés par ses soins. En revanche, votre client ne peut ni supprimer ni déplacer les documents ajoutés par d’autres utilisateurs dans le dossier partagé.
Par défaut, le dossier Documents à classer de votre GED est partagé avec votre client. Votre client peut voir ce que vous ajoutez dans ce dossier. De votre côté, vous pouvez voir ce que votre client ajoute dans ce même dossier.
Si vous n’autorisez pas votre client à importer des documents dans certains dossiers de la GED, les documents importés par votre client arrivent par défaut dans votre dossier Documents à classer.
Demander des documents à un client via la GED
Chaque GED étant liée à un client en particulier, vous pouvez utiliser vos GED pour demander des documents à certains de vos clients.
💡 Pour les documents dont vous avez besoin à intervalles réguliers, comme les relevés, vous pouvez créer une demande récurrente, qui se répètera à la fréquence de votre choix.
Pour demander un ou plusieurs documents à un client :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > Documents demandés, puis cliquez sur Demander dans la colonne de gauche.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le ou les documents à demander. La structure du menu reprend celle du dossier de travail.
Ajoutez une date d’échéance qui servira de date butoir pour votre client. Cette date sera aussi utilisée comme date anniversaire pour les demandes récurrentes (voir étape suivante).
Indiquez la fréquence de la demande. Optez pour une demande ponctuelle (une seule fois) ou une demande récurrente, qui tombe à l’anniversaire de votre date d’échéance (tous les mois, tous les trimestres, ou tous les ans).
[Optionnel]. Précisez la période couverte par le ou les documents demandés. Optez pour la période en cours ou la période précédente (mois, trimestre, exercice fiscal).
[Optionnel]. Pour notifier votre client de suite, cochez la case Envoyer un e-mail de demande maintenant (voir un exemple ci-dessous). Sans ça, votre client verra votre demande sur son espace Pennylane et recevra deux rappels automatiques par mois en cas de retard.
Validez en cliquant sur Demander.
Une fois votre demande envoyée, le détail apparaît dans l’onglet Demandés. De son côté, votre client peut voir votre demande sur son écran d’accueil (voir ci-dessous). S’il tarde à réagir, il reçoit un e-mail de rappel toutes les deux semaines — le 1er et le 15 de chaque mois.
À tout moment, votre client peut voir les documents qui lui sont demandés et vous les transmettre depuis sa version de la GED.
✍️ Lorsqu’un client dépose un fichier dans la GED, le collaborateur et le chef de mission liés au dossier reçoivent une notification dans Pennylane.
Vous pouvez déposer le fichier à la place du client, notamment si le client vous a transmis le document en dehors de Pennylane (par email par exemple).
Suivre vos demandes de documents
Vous pouvez consulter une vue agrégée des documents que vous devez approuver, c’est-à-dire ceux que vous avez demandés à vos clients et qui vous ont été transmis au travers de la GED.
Pour suivre l’ensemble de vos demandes de documents :
Accédez à l’espace du cabinet.
Dans le menu latéral gauche, naviguez jusqu’à Entreprises > Saisie.
Consultez la colonne Documents à approuver. Le compteur indique le nombre de documents à valider pour chaque entreprise.
💡Si la colonne Documents à approuver n’apparaît pas, cliquez sur Affichage en haut à droite puis sur Documents à approuver.
Relancer un client pour une demande déjà envoyée
Quand vous faites une ou plusieurs demandes de documents, votre client reçoit un rappel automatique par e-mail le 1er et le 15 de chaque mois. Si vous souhaitez ajouter des relances manuelles, vous pouvez le faire de deux façons :
En notifiant votre client au moment où vous lui faites une demande de document (voir comment faire).
En envoyant des relances ponctuelles à votre client (voir ci-dessous) pour des demandes en attente.
Pour relancer ponctuellement un client sur une ou plusieurs demandes de documents en cours :
Dans le menu latéral gauche, accédez à Dossier du client > Documents demandés.
Dans l’onglet Demandés, sélectionnez le ou les documents pour lesquels vous souhaitez envoyer une relance.
Cliquez sur le bouton Relancer qui apparaît au bas de la liste, puis confirmez en cliquant à nouveau sur Relancer.
Une icône en forme d’enveloppe apparaît alors à côté de la date d’échéance de votre demande. Cette icône vous indique que vous avez déjà envoyé une relance ponctuelle pour la demande en question. De son côté, votre client reçoit un e-mail contenant la liste des documents pour lesquels vous venez de le relancer. Cet email est envoyé à tous les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur (dirigeant) et comptable interne.
Déplacer des justificatifs existants vers la GED
Si vous avez déjà ajouté des documents importants sur votre espace Pennylane (mais pas sur une GED), vous pouvez les transférer vers votre GED. Inutile de les importer à nouveau sur votre GED.
Passer de la saisie des factures à la GED
Les factures ajoutées dans le module de saisie des factures clients ou fournisseurs peuvent être déplacées vers la GED.
Pour déplacer une facture vers la GED :
Accédez à Saisie > Factures fournisseurs (ou clients).
Cliquez sur la facture à déplacer.
Cliquez sur les trois points verticaux en haut de votre écran puis sur Déplacer vers la GED.
Vous pouvez déplacer plusieurs factures vers la GED en les sélectionnant et en cliquant sur l’icône pointant vers la droite (Déplacer les factures vers la GED) dans la barre du bas (en surbrillance).
⚠️ Si le bouton qui permet de déplacer une facture vers la GED est grisé, c’est le signe que la ou les factures que vous tentez de transférer vers la GED ne peuvent plus être déplacées.
Passer du dossier de travail à la GED (et inversement)
Pour lier un fichier stocké dans la GED à un cycle ou à une diligence depuis votre dossier de travail :
Accédez au dossier de votre client.
Naviguez jusqu’à Révision > Dossier de travail.
Sélectionnez le cycle qui vous intéresse.
Dans la colonne de gauche, sélectionnez une diligence.
Cliquez sur Lier un fichier de la GED au bas de votre écran, sélectionnez votre fichier dans la GED et cliquez sur Ajouter.
Si le fichier que vous souhaitez lier à votre diligence n’est pas encore stocké sur votre GED, vous pouvez l’importer à l’étape 5 en cliquant sur +Ajouter un fichier. Le fichier ainsi importé sera ajouté à votre GED, dans le bon dossier : Dossier annuel > Exercice de l’année 20XX > Comptabilité > Cycle de la révision.
Enregistrer une déclaration fiscale dans la GED
Quand une déclaration est envoyée à l’administration fiscale depuis Pennylane, votre client est averti par e-mail. Pour garder une trace de la déclaration, l’accusé de réception fourni par l’administration fiscale est automatiquement ajouté à la GED du client, dans le bon dossier : Dossier annuel > Fiscal.