Comment cet article peut vous aider ?
Cet article vous explique comment activer le blocage temporaire des cartes en cas de paiements non justifiés, comment débloquer une carte, et comment mettre en place des relances automatiques pour vos collaborateurs.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Le Compte Pro, inclus à partir de l'abonnement Starter. En savoir plus.
Vous devez disposer d'un accès Complet au Compte Pro.
Vous devez disposer d'un abonnement Basique, Essentiel ou Premium pour utiliser les relances automatiques.
Comment fonctionne le contrôle des justificatifs manquants ?
Le contrôle des justificatifs manquants vous aide à garder le contrôle sur les justificatifs de vos dépenses par carte. Chaque dépense doit être accompagnée d'un justificatif qui confirme sa nature professionnelle.
Pour éviter les retards, Pennylane met en place un système de rappels automatiques. Des notifications sont envoyées au détenteur de la carte jusqu'à ce que les justificatifs soient ajoutés dans Pennylane, ou jusqu'à ce que la carte soit temporairement désactivée.
Dans ce cas, la carte ne peut plus être utilisée tant que les justificatifs demandés ne sont pas transmis.
N'hésitez pas à partager ces articles aux personnes concernées par le contrôle des justificatifs :
Comment activer le contrôle des justificatifs ?
Dans le menu Compte Pro de Pennylane, cliquez sur Cartes.
Cliquez sur le bouton Justificatifs manquants en haut à droite de l'écran.
Activez l'option Bloquer la carte en cas de justificatifs manquants.
Renseignez le nombre maximum de dépenses non justifiées autorisées avant le blocage de la carte.
Précisez ensuite le nombre de jours qu'auront vos employés pour transmettre les justificatifs de leurs dépenses.
Sélectionnez la ou les cartes de paiement pour lesquelles la règle devra s'appliquer.
Si vous le souhaitez, activez une relance automatique à l'attention de vos employés.
Cliquez sur Appliquer.
Besoin de modifier la règle, ajouter ou retirer des cartes ? Rendez-vous toujours au même endroit.
Comment débloquer une carte ?
Si une carte bloquée a besoin d'être réactivée sans passer par l'import de justificatif, vous pouvez aussi la débloquer temporairement :
Toujours dans le module Cartes, cliquez sur la carte à débloquer.
Dans le panneau latéral qui s'affiche à droite, cliquez sur Débloquer la carte.
Choisissez la durée du déblocage temporaire de la carte, en nombre de jours.
Confirmez en cliquant sur Débloquer la carte.
Comment activer les relances automatiques par e-mail ?
Mettez en place des relances automatiques pour que vos collaborateurs déposent leurs justificatifs d'achat sur Pennylane. De cette manière, vous vous assurez d'avoir une comptabilité toujours à jour et une mise à jour de votre TVA à récupérer au fil de l'eau.
Rendez-vous dans le menu Compte Pro.
Cliquez sur Cartes.
Cliquez sur le bouton Justificatifs manquants en haut à droite de l'écran.
Activez l'option Envoyer par email un rappel à tous les collaborateurs.
Cliquez sur Enregistrer.
Chaque lundi matin, un e-mail de rappel listant les transactions à justifier sera envoyé à vos collaborateurs.
La mise en place des rappels automatiques se fait uniquement depuis pennylane.com, sur ordinateur.