Avec l'application mobile Pennylane, fini la corvée de numérisation de vos justificatifs papier ! Quelques clics suffisent pour les importer directement dans votre espace Pennylane. Voici comment procéder :
✍️ Seules les factures d'achat et notes de frais peuvent être importées depuis le mobile pour l'instant. Pour importer des factures de vente ou d'autres documents (comme la GED), utilisez Pennylane sur ordinateur ou les sources d'import automatique.
Préparer l’import
💡 Vous pouvez importer jusqu'à 20 justificatifs en une seule fois !
Si ce n’est pas déjà fait, installez l'application mobile, et connectez-vous avec vos identifiants Pennylane.
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur + Soumettre.
ℹ️ Ajouter un justificatif depuis le détail d'une transaction bancaire ne crée pas une facture fournisseur : cette action rattache uniquement la pièce à la transaction. Pour que le document apparaisse dans Achats > Factures fournisseurs, utilisez le parcours de soumission depuis l'accueil de l'application.
Sélectionnez (si besoin) le type de justificatif à importer :
Facture fournisseur (dépense faite par l’entreprise)
Note de frais (dépense faite par vos soins, à rembourser)
Cliquez au bas de l’écran sur l’option d’import qui correspond à votre situation :
Scanner des justificatifs
Importer depuis la galerie
Importer depuis les documents
Une fois que tout est prêt, vous pouvez procéder. 👇
Importer une photo
Prendre le justificatif en photo
Comme pour n’importe quelle photo, assurez vous que l’objet soit bien dans le cadre, que l’éclairage soit suffisant et que les écritures soient lisibles (ça, cela dit, ça ne s’applique pas nécessairement pour vos photos de vacances).
Commencez par choisir les paramètres de votre import :
un ou plusieurs justificatifs
plusieurs pages pour un seul justificatif (si vous avez un long ticket de caisse qui ne tiendrait pas sur une seule photo, par exemple.)
Placez votre justificatif devant l'objectif.
Un cadre bleu apparaît sur le document et la photo se fait automatiquement.
Si vous avez plusieurs photos à prendre, répétez l’opération.
Appuyez sur la miniature en bas à gauche pour afficher la (ou les) photo que vous venez de prendre.
Vérifiez la qualité de la photo avant de passer à la suite.
💡 Si vous avez besoin de la supprimer pour en prendre une nouvelle, appuyez sur Reprendre puis recommencez.
Could not display content
Importer une photo existante
Si ce n’est pas déjà fait, autorisez Pennylane à accéder à vos photos.
Choisissez une (ou plusieurs) photo à importer puis appuyez sur Ajouter.
Vérifiez la qualité de la photo. Recadrez-là si besoin avant de passer à la suite.
💡 Si vous avez besoin de la supprimer pour en prendre une nouvelle, appuyez sur Reprendre puis recommencez.
Valider l'import
Patientez quelques instants le temps que notre technologie d'OCR analyse votre justificatif. L'OCR pré-remplit automatiquement les champs (montant, TVA, fournisseur, etc) en interprétant le contenu.
Dans l'encadré Import terminé de l'application, appuyez sur Compléter maintenant.
Vérifiez les informations extraites et corrigez-les au besoin.
Vous pouvez, si vous préférez, sélectionnez Compléter plus tard.
Si tout est OK, appuyez sur Soumettre et le tour est joué, votre justificatif est importé !
📖 Vous le retrouverez ensuite dans vos Achats sur l'application et dans Pennylane.
Importer un fichier PDF, JPG ou PNG
Sélectionnez le justificatif dans vos fichiers.
Dans l'encadré Import terminé de l'application, appuyez sur Compléter maintenant.
Vérifiez les informations extraites et corrigez-les au besoin.
Si tout est bon, vous n’avez plus rien à faire ! S’il manque des éléments, appuyez sur le crayon en haut à droite et complétez les informations avant d’appuyer sur Soumettre.
Supprimer un justificatif
Si vous avez importé par erreur un justificatif (ça arrive) :
Sélectionnez le justificatif dans la liste.
Appuyez sur l'icône Actions (trois petits points) en haut à droite.
En fonction du statut de votre demande, vous avez différentes options :
À compléter : Supprimer cette note de frais.
Envoyée : Archiver cette note de frais. Vous pourrez la supprimer dans un second temps depuis votre ordinateur.
Remboursée : pas d'option, il faut vous rapprocher de votre responsable (ou votre comptable).
Il ne vous reste plus qu’à réimporter une version de meilleure qualité.
💡 Si vous avez archivé un justificatif par mégarde, vous pouvez le restaurer !
Activez le filtre Statuts > Archivée > Appliquer > Ouvrez le justificatif concerné > Actions (les trois points en haut à droite) > Restaurer.
Ajouter un justificatif depuis la transaction
Pour lier un justificatif à une transaction bancaire :
Appuyez sur la ligne de la transaction pour en afficher le détail.
À la section Justificatif, appuyez sur le bouton + Ajouter maintenant.
Précisez ce que vous souhaitez importer :
Un ou plusieurs justificatifs (1 justificatif = 1 photo)
Plusieurs pages (1 justificatif = plusieurs photos)
Prenez la (ou les) photo du justificatif ou importez-la depuis la Galerie ou les Documents de votre smartphone.
Recadrez la photo si besoin avant d’appuyer sur Importer.
💡 Si vous avez rattaché le mauvais justificatif, vous pouvez appuyer dessus et sélectionner Détacher.