Avec l'application mobile Pennylane, fini la corvée de numérisation de vos justificatifs papier ! Quelques clics suffisent pour les importer directement dans votre espace Pennylane. Voici comment procéder :
✍️ Seules les factures d'achat et notes de frais peuvent être importées depuis le mobile pour l'instant. Pour importer des factures de vente ou d'autres documents (comme la GED), utilisez Pennylane sur ordinateur ou les sources d'import automatique.
Préparer l’import
💡 Vous pouvez importer jusqu'à 20 justificatifs en une seule fois !
Si ce n’est pas déjà fait, installez l'application mobile, et connectez-vous avec vos identifiants Pennylane.
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur + Ajouter un justificatif.
Sélectionnez ensuite le type de justificatif à importer :
Facture fournisseur (dépense faite par l’entreprise)
Note de frais (dépense faite par vos soins, à rembourser)
Cliquez au bas de l’écran sur l’option d’import qui correspond à votre situation :
Un ou plusieurs justificatifs
Plusieurs pages pour un seul justificatif (utile si vous avez un long ticket de caisse qui ne tiendrait pas sur une seule photo : les photos sont ensuite mises l’une à la suite de l’autre sur la facture.)
Une fois que tout est prêt, vous pouvez procéder. 👇
Importer une photo
Prendre le justificatif en photo
Comme pour n’importe quelle photo, assurez vous que l’objet soit bien dans le cadre, que l’éclairage soit suffisant et que les écritures soient lisibles (ça, cela dit, ça ne s’applique pas nécessairement pour vos photos de vacances).
Appuyez sur le bouton rond en bas pour capturer la photo.
Si vous avez plusieurs photos à prendre, répétez l’opération.
Appuyez sur la miniature en bas à gauche pour afficher la (ou les) photo que vous venez de prendre.
Vérifiez la qualité de la photo. Recadrez-là si besoin avant de passer à la suite.
💡 Si vous avez besoin de la supprimer pour en prendre une nouvelle, appuyez sur la poubelle rouge puis recommencez.
Importer une photo existante
Appuyez sur Galerie.
Si ce n’est pas déjà fait, autorisez Pennylane à accéder à vos photos.
Choisissez une (ou plusieurs) photo à importer puis confirmez.
Vérifiez la qualité de la photo. Recadrez-là si besoin avant de passer à la suite.
💡 Si vous avez besoin de la supprimer pour en prendre une nouvelle, appuyez sur la poubelle rouge puis recommencez.
Recadrer la photo
Une fois la photo prise ou sélectionnée :
Cliquez sur l'icône en bas à gauche pour recadrer l'image si besoin.
Ajustez le cadre pour ne garder que le justificatif.
Si votre justificatif fait plusieurs pages, répétez l’opération avant de continuer l’import.
Valider l'import
Patientez quelques instants le temps que notre technologie d'OCR analyse votre justificatif.
L'OCR pré-remplit automatiquement les champs (montant, TVA, fournisseur, etc) en interprétant le contenu.
Vérifiez les informations extraites et corrigez-les au besoin en cliquant sur l'icône crayon ✏️.
Enregistrez, votre justificatif est importé !
📖 Vous le retrouverez ensuite dans vos Achats sur l'application et dans Pennylane.
Importer un fichier PDF, JPG ou PNG
Appuyez sur Documents.
Sélectionnez le justificatif dans vos fichiers.
Une fois l’import terminé, appuyez sur Voir.
Si tout est bon, vous n’avez plus rien à faire ! S’il manque des éléments, appuyez sur le crayon en haut à droite et complétez les informations avant d’appuyer sur Enregistrer.
Supprimer un justificatif
Si par erreur vous avez importé un justificatif flou ou illisible (ça arrive) :
Archivez d'abord le justificatif : Achats > Ouvrez le justificatif concerné > Appuyez sur les trois points en haut à droite > Archiver.
Remontez le justif archivé : Achats > Filtre (l’entonnoir à droite de la barre de recherche) > Statut > Archivée > Appliquer > Fermer.
Supprimez définitivement le justificatif archivé : Ouvrez le justificatif concerné > Actions (les trois points en haut à droite) > Supprimer > Supprimer (pour confirmer).
Il ne vous reste plus qu’à réimporter une version de meilleure qualité.
💡 Si vous avez archivé un justificatif par mégarde, vous pouvez le restaurer !
Allez dans Achats > Filtre > Statut > Archivée > Appliquer > Fermer > Ouvrez le justificatif concerné > Actions (les trois points en haut à droite) > Restaurer.
Ajouter un justificatif depuis la transaction
Pour lier un justificatif à une transaction bancaire :
Appuyez sur la ligne de la transaction pour en afficher le détail.
À la section Justificatif, appuyez sur le bouton + Ajouter maintenant.
Précisez ce que vous souhaitez importer :
Un ou plusieurs justificatifs (1 justificatif = 1 photo)
Plusieurs pages (1 justificatif = plusieurs photos)
Prenez la (ou les) photo du justificatif ou importez-la depuis la Galerie ou les Documents de votre smartphone.
Recadrez la photo si besoin avant d’appuyer sur Importer.
💡 Si vous avez rattaché le mauvais justificatif, vous pouvez appuyer dessus et sélectionner Détacher.