Comment cet article peut vous aider ?
Cet article répond aux questions les plus fréquentes sur le fonctionnement du contrôle des justificatifs manquants.
À quel moment exactement la carte se bloque-t-elle ?
Prenons un exemple concret : votre règle est fixée à 3 justificatifs manquants maximum et 4 jours de délai.
Votre carte sera bloquée dès que vous cumulez 4 transactions non justifiées depuis au moins 4 jours. Le blocage survient lorsque les deux conditions sont réunies : avoir atteint le nombre limite de transactions et que le délai soit écoulé pour ces transactions.
Ainsi, si vous effectuez 5 paiements le lundi, votre carte ne sera pas bloquée immédiatement : elle sera bloquée le vendredi à 23h59, soit 4 jours plus tard, si vous n'avez justifié aucune de ces transactions.
Faut-il importer tous les justificatifs manquants en une seule fois ?
Non, pas nécessairement. Dès que vous importez suffisamment de justificatifs pour repasser sous la limite autorisée, votre carte se débloque automatiquement.
Dans l'exemple précédent, avec 5 transactions non justifiées, il vous suffit d'importer 2 justificatifs pour débloquer votre carte. Les 3 transactions restantes pourront être justifiées plus tard, dans le respect des délais.
Le justificatif est introuvable, que faire ?
Plusieurs solutions s'offrent à vous :
Contactez le commerçant pour obtenir un duplicata de votre facture ou reçu.
Utilisez votre relevé bancaire comme justificatif temporaire en attendant le document officiel.
Rédigez une note explicative détaillant la nature de la dépense si le justificatif est définitivement perdu.
Pour éviter cette situation, prenez l'habitude de photographier vos justificatifs dès réception de la notification de paiement sur votre téléphone.
Peut-on créer plusieurs règles pour différents groupes d'utilisateurs ?
Actuellement, les règles de contrôle s'appliquent de manière uniforme à l'ensemble des cartes de votre entreprise. Il n'est pas possible de définir des paramètres différents selon les utilisateurs ou les équipes.
La règle que vous avez définie pour le contrôle des justificatifs s'applique uniquement aux cartes sélectionnées lors du paramétrage.
Peut-on définir 1 comme nombre maximum de transactions non justifiées ?
Oui, il est tout à fait possible de fixer la limite à 1 transaction non justifiée. Dans ce cas, dès qu'une deuxième transaction sera effectuée sans que la première soit justifiée, et que le délai soit écoulé, la carte sera bloquée.
Cette configuration convient parfaitement aux entreprises souhaitant un contrôle très strict des dépenses.
Quelle forme prennent les rappels aux détenteurs des cartes ?
Les utilisateurs reçoivent plusieurs types de notifications :
Notification immédiate : après chaque paiement, via l'application mobile Pennylane.
Rappels par email : si activés, ils sont envoyés périodiquement pour signaler les justificatifs en attente.
Alerte de blocage imminent : notification envoyée avant que la carte ne soit bloquée.
Notification de blocage : confirmation que la carte a été temporairement désactivée.
⚠️ Veillez à ce que vos collaborateurs aient bien installé l'application mobile Pennylane et autorisé les notifications pour ne manquer aucun rappel.
Pour en savoir plus
Consultez l'article Tout savoir sur le contrôle des justificatifs manquants.