L’intégration entre Pennylane et Zoho est compatible avec Zoho Invoice, Zoho Books et Zoho One. Elle est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Zoho est une suite logicielle composée de plusieurs applications conçues pour faciliter la gestion des entreprises. Zoho One est l’abonnement qui donne accès aux différentes applications proposées par Zoho.
Fonctionnalités
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis Zoho à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients créées et finalisées dans Zoho ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane. Et si vous ajoutez un tag à une facture Zoho, ce dernier peut être converti en catégorie analytique sur Pennylane.
Récupération des factures fournisseurs
💡 Les factures fournisseurs émises à partir de la date de configuration de l’intégration peuvent être automatiquement récupérées sur Zoho pour être envoyées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures d’achat émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures fournisseurs, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures fournisseurs enregistrées dans Zoho sont automatiquement importées dans Pennylane.
Transmission des paiements entre Pennylane et Sellsy
Les encaissements effectués sur Zoho via Stripe ou GoCardless se répercutent sur Pennylane. Dans l’autre sens, quand une facture importée depuis Zoho est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à Zoho.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Zoho est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Zoho est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées depuis Zoho génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures importées et des éventuels comptes tiers associés aux clients facturés.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans Zoho)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder aux données Zoho suivantes avec les droits suivants.
Dans Zoho Invoice :
Contacts (lecture)
Factures (lecture)
Notes de crédit (lecture)
Paiements (lecture)
Paramètres (lecture)
Dans Zoho Books :
Comptables (lecture)
Contacts (lecture)
Dépenses (lecture)
Factures (lecture)
Notes de débit (lecture)
Paiements (modification)
Paramètres (lecture)
Données échangées entre Zoho et Pennylane
L’intégration permet à Zoho d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Fournisseurs
Factures fournisseurs avec PDF
Factures clients avec PDF
Clients
Paiements
Installation
L’intégration entre Zoho et Pennylane repose sur le connecteur Billy by Pennylane.
Pré-requis
Pour connecter Zoho à Pennylane via Billy, vous devez vérifier que vos comptes Zoho et Pennylane sont bien prêts pour la connexion.
À faire dans Zoho
Avoir un compte Zoho Invoice, Zoho Books ou Zoho One et créer une organisation dans Zoho, en plus de votre compte d’utilisateur. Notez bien la zone géographique associée à votre espace de travail Zoho. Dans le cas général, il s’agit de EU (accounts.zoho.eu).
Si vous avez créé votre compte Zoho en vous inscrivant à Zoho Invoice ou Zoho Books, notez l’ID de votre organisation dans Zoho. Vous pouvez l’obtenir en cliquant sur votre photo de profil depuis votre espace Zoho Invoice ou Zoho Book.
À faire dans Pennylane
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Configuration
Pour connecter Pennylane à Zoho :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Zoho. Un encartZohoapparaît.Survolez l’encart
Zohoet cliquez sur Voir plus. Vous basculez sur Billy by Pennylane.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Billy by Pennylane en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Si on vous le demande, sélectionnez la zone géographique correspondant à votre espace Zoho (EU généralement), puis collez l’identifiant de votre organisation Zoho dans le champ correspondant ([voir où le récupérer]) et cliquez sur Connecter. Sinon, saisissez le nom de l’entité Zoho (la branche) qui vous intéresse, ou sélectionnez Toutes les entités, puis Confirmer.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée
Ventes
Import automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Zoho afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures clients. Les factures encore à l’état de brouillon dans Zoho et celles qui ne sont pas liées à un PDF ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Zoho. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Si vous ne souhaitez récupérer qu’une partie de vos factures clients, définissez une date de début d’import. Par défaut, les factures de vente émises plus de 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy ne seront pas récupérées.
Pour récupérer toutes vos factures clients Zoho, y compris vos factures antérieures à un mois, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente de Zoho vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler entre Pennylane et Zoho, dans les deux sens.
Dans le sens Zoho vers Pennylane : pour que les paiements encaissés sur Zoho soient importés dans Pennylane, vous devez faire deux choses. D’une, vous devez encaisser vos clients depuis Zoho par le biais de Stripe ou GoCardless. De deux, vous devez connecter Pennylane à Stripe ou GoCardless, pour que vos encaissements remontent également sur Pennylane où un lien pourra ainsi être établi avec les données transmises par Zoho.
Dans le sens Pennylane vers Zoho : quand vous rapprochez des factures issues de Zoho et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur Zoho, où ils créent un paiement sur votre facture Zoho, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les produits mentionnés sur les factures importées depuis Zoho dans le cas où ces produits ne sont pas associés à un compte de produit. Si les produits ont déjà été liés à un compte de produit sur Zoho, ce réglage n’écrasera pas le choix effectué dans Zoho.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Zoho et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Zoho et destinées à des particuliers.
Achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs ajoutés dans Zoho afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs.
💡 Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs ajoutées dans Zoho doivent être accompagnées d’un PDF — la facture fournie par le fournisseur. Créer une facture d’achat vide dans Zoho ne suffit pas.
Fréquence d’importation
La récupération des nouvelles factures se fait une fois par jour, automatiquement.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Zoho. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs importées dans Zoho à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Zoho. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs Zoho, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat de Zoho vers Pennylane (opération payante).
Actions rendues possibles par l’intégration avec Zoho
Convertir un tag Zoho en catégorie analytique Pennylane
Zoho vous permet d’ajouter des tags (étiquettes) aux items listés sur vos factures clients. Pour que les tags ajoutés dans Zoho soient transformés en catégories analytiques sur Pennylane, vous devez :
Associer un tag à un item Zoho (voir comment faire).
Activer la récupération des factures (clients et/ou fournisseurs) Zoho lors de la configuration de votre intégration.
Une fois ces deux conditions remplies, vos tags Zoho seront convertis en catégories analytiques Pennylane. Ces catégories seront visibles sur votre espace Pennylane, dans le détail de vos factures et de vos transactions (si vous avez aussi activé la récupération des transactions).
Créer un nouveau code comptable sur Zoho Books
Si les codes comptables présents par défaut dans Zoho Books ne vous suffisent pas, ajoutez-en.
Connectez-vous à votre espace Zoho Books.
Dans le menu latéral, accédez à Comptable > Plan comptable.
Cliquez sur le bouton + Nouveau compte en haut de votre écran.
Définissez les paramètres de votre compte comptable, dont le code du compte (50 car max), puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez maintenant lier votre code comptable à vos produits ou services dans Zoho.
Lier un article Zoho existant à un code comptable
Pour réaliser cette manœuvre, vous devez avoir ajouté au moins un article dans votre espace Zoho Books (voir comment faire).
Connectez-vous à votre espace Zoho Books.
Dans le menu latéral, accédez à Articles.
Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut de votre écran.
Définissez les paramètres de votre article, dont le code lié à l’article en cas de vente ou d’achat, puis cliquez sur Enregistrer.
Votre article pourra être repris dans les factures clients ou d’achat créées depuis Zoho. Le code comptable associé à l’article sera récupéré automatiquement