Les circuits d'approbation vous permettent d’accorder des permissions différentes à vos collaborateurs en matière de gestion des achats, des notes de frais aux demandes d’achat en passant par les paiements.
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Avec les circuits d'approbation, certains collaborateurs peuvent préparer des demandes, tandis que d’autres sont responsables de leur approbation et exécution. Vous pouvez, par exemple, assigner les managers en tant qu’approbateur pour les demandes de leur équipe.

Vous pouvez créer trois grandes familles de circuits de validation.

Les circuits d'approbation des justificatifs permettent de contrôler et d’approuver les documents transmis par vos collaborateurs avant remboursement ou mise en paiement.

Recevez une notification dès que vos collaborateurs ajoutent des justificatifs et mettez en place un circuit pour valider des remboursements ou des mises en paiement.
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Ces circuits concernent :

Pour en savoir plus sur la configuration complète et les étapes, consultez l’article Créer un circuit d'approbation pour les justificatifs.

Les circuits d'approbation des IBAN fournisseurs renforcent la sécurité des paiements en imposant une approbation lorsqu’un nouvel IBAN est ajouté ou lorsqu’un IBAN existant est modifié. Cela permet de limiter les risques de fraude ou d’erreur de saisie.

Créez un circuit d'approbation des IBAN fournisseurs pour vous assurer qu’en cas de saisie d’un nouvel IBAN ou d’une modification d’IBAN fournisseur, une approbation soit obligatoire avant tout paiement.

Pour en savoir plus sur la configuration complète et les étapes, consultez l’article Sécuriser les paiements avec l'approbation des IBAN fournisseurs.

Les circuits d'approbation des paiements permettent de définir précisément qui, dans votre organisation, est autorisé à préparer des demandes de paiement et qui est habilité à les exécuter. Vous pouvez mettre en place un circuit d'approbation dédié aux paiements pour définir qui peut préparer une demande et qui peut effectuer le paiement.

Pour en savoir plus sur la configuration complète et les étapes, consultez les articles Créer un circuit d'approbation pour les virements et Circuits d'approbation sur les paiements de factures fournisseurs.

Les circuits d'approbation complètent les rôles utilisateurs habituels (Employé, Gestionnaire, Comptable interne, Dirigeant/Admin) en octroyant certains droits supplémentaires.

Membre : participe à un circuit d'approbation, par exemple en soumettant des justificatifs (facture, note de frais, demande d’achat).
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Employé : peut créer une note de frais (plan Essentiel) et/ou soumettre une demande et transmettre une facture (plan Premium).

Employé et/ou Gestionnaire désigné Approbateur : peut consulter et valider les justificatifs (notes de frais, demandes et factures d’achat) qui lui sont assignés.
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​Préparateur : peut faire une demande de paiement ou demander l’approbation d'un IBAN fournisseur. Par défaut, tous les utilisateurs sont préparateurs lorsqu'un circuit d'approbation des IBAN est créé.
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​Approbateur : peut valider les demandes d'approbation reçues. peut consulter et valider les justificatifs (notes de frais, demandes et factures d’achat) ainsi que les demandes d'approbation d'IBAN fournisseurs qui lui sont assignés.

Dirigeant/Admin : peut ajouter des utilisateurs employés ou approbateurs, consulter et valider les demandes, définir l’approbation automatique et paramétrer les droits d’approbation.

✍️ Avant de mettre en place un circuit d'approbation, vous devez créer au moins une équipe.

La procédure de création dépend du type de circuit que vous souhaitez mettre en place.

Oui, pour faire partie d’une équipe d'approbation, il faut d’abord que l’administrateur l’ajoute dans la liste utilisateurs sur Pennylane. Vous pouvez lui attribuer un rôle Employé qui lui donnera accès au module Note de frais.

Chaque utilisateur ayant un accès utilisateur sur votre compte Pennylane peut être assigné en tant qu’approbateur. Le Manager d'une équipe n'est pas nécessairement l'approbateur pour cette dernière.

Les employés valideurs et gestionnaires ne peuvent pas modifier un circuit d'approbation ; mais les admins, comptables le peuvent.

Oui, mais uniquement si la personne dispose du rôle Admin ou Comptable interne.

Oui, il est possible d’assigner plusieurs approbateurs :

Les administrateurs, comptables et gestionnaires ont accès à tous les justificatifs de l’entreprise.

Les employés voient seulement les justificatifs pour lesquels ils sont approbateurs.

Oui. L’utilisateur devra choisir l’équipe dans laquelle soumettre le justificatif. L’approbateur de l’équipe concerné pourra alors la valider.

Oui, les circuits d'approbation sont rétroactifs. Cela signifie que si vous créez un circuit d'approbation aujourd'hui, les demandes créées hier seront visibles par l'approbateur. Même chose si vous modifiez l'approbateur d'une équipe ou ajoutez / supprimez un membre d'une équipe.

→ Est-ce qu’il y a des notifications mails déclenchées ?

Un e-mail récapitulatif est envoyé tous les matins contenant les demandes non validées de la veille. Aussi, votre manager ou votre administrateur du compte reçoit une notification directement dans Pennylane. Vous pouvez aussi mentionner cette personne via le champ Commentaires pour qu’elle reçoive une notification.

→ Un administrateur peut-il valider une demande même s’il n’est pas approbateur dans le circuit d'approbation ?

Oui, les administrateurs et comptables peuvent toujours valider ou refuser une demande de justificatif.

→ Que se passe-t-il si je supprime un circuit d'approbation ?

Si un circuit d'approbation est supprimé, les demandes devront être validées par un administrateur.

→ Que se passe-t-il si un utilisateur qui ne fait partie d’aucune équipe ajoute un justificatif sur Pennylane ?

Sa demande peut être validée ou refusée par un administrateur ou un utilisateur avec le rôle gestionnaire ou comptable.