Sur Pennylane, vous avez la possibilité de créer une demande d'achat.
✍️ La fonctionnalité gestion des demandes d'achat est disponible pour les utilisateurs ayant un abonnement Premium. Cette fonctionnalité étant en phase de test, vous devez contacter notre support pour l'obtenir.
Le rôle Employé permet aux salariés et collaborateurs de créer et d’envoyer une demande d'achat sans avoir accès aux différents modules de Pennylane. Un utilisateur administrateur peut attribuer ce rôle depuis les Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe > Utilisateurs, en cliquant sur l'utilisateur puis sur le sous-onglet Rôle.
Créer une demande d'achat
Depuis le menu de gauche, dans le module Achats, rendez-vous dans votre espace Mes dépenses puis sur l'onglet Demande d'achats.
Cliquez sur Faire une demande, puis Demander une autorisation.
Depuis le panneau latéral de création vous pouvez :
Remplir les informations relatives à l'achat : montant de l'achat, la TVA, le fournisseur et le motif de l'achat.
Ajouter un document que vous jugerez nécessaire pour votre demande d'achat (devis, bon de commande, copie d'écran d'un panier d'achat sur internet...).
Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur Soumettre à validation votre demande d'achat.
Suivre les demandes d'achat
Vous avez complété une demande d'achat sur Pennylane ? Voici comment suivre son évolution de A à Z et vous assurer que tout roule. 🚗
Accéder au suivi des demandes
Toutes vos demandes d'achat apparaissent dans l'onglet Demandes d'achats accessible depuis le module Achats. Vous pouvez suivre leur évolution et les étapes de validation.
Pour mieux suivre vos demandes, quatre statuts existent :
En attente de validation
Validée
Rejetée
Terminée
Utilisez le filtre Statut pour afficher uniquement la ou les demandes qui vous intéressent.
Ajouter des documents et lier la facture
Une fois la commande passée, vous pouvez compléter la demande avec des documents comme le bon de livraison. Utilisez le bouton Joindre un fichier sur la page de la demande.
Dès que vous recevez la facture, liez-la directement à la demande d'achat en cliquant sur Créer une facture fournisseur. La facture sera alors visible à la fois sur la demande et dans la liste complète des factures fournisseurs.
Vous pouvez aussi lier votre demande à sa facture en allant dans Achats > Factures fournisseurs > Cliquez sur la facture concernée > Actions > Ajouter une demande d'achat.
Vous pouvez également joindre des documents annexes comme des bons de livraison.
✍️ Associer factures et demandes permet aux personnes en charge des paiements de vérifier facilement que tout est en ordre avant de sortir le carnet de chèques.
Échanger avec les valideurs
Besoin de discuter d'une demande avec ceux qui doivent la valider ? Rien de bien compliqué :
Cliquez sur la demande concernée pour en afficher le détail.
Dans le panneau latéral de droite, allez dans l'onglet Commentaires.
Utilisez @ suivi du nom d'un valideur pour l'informer directement
Rédigez votre message.
Cliquez sur Envoyer.
En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat bleue, située en bas à gauche de votre espace Pennylane.