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Créer une demande d'achat
✍️ Le rôle Employé permet aux salariés et collaborateurs de créer et d’envoyer une demande d'achat sans avoir accès aux différents modules de Pennylane. Un utilisateur administrateur peut attribuer ce rôle depuis les Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe > Utilisateurs, en cliquant sur l'utilisateur puis sur le sous-onglet Rôle.
Rendez-vous dans votre espace Mes dépenses puis sur l'onglet Demande d'achats.
Cliquez sur Faire une demande d’achat.
Depuis le panneau latéral de création vous pouvez :
Remplir les informations relatives à l'achat : montant de l'achat, la TVA, le fournisseur et le motif de l'achat.
Détailler les lignes produit avec les quantités à acheter.
Préciser la date de livraison estimée.
Catégoriser directement votre demande (plus besoin d'attendre la création pour le faire !).
(Facultatif) Ajouter un document que vous jugerez nécessaire pour votre demande d'achat (devis, bon de commande, copie d'écran d'un panier d'achat sur internet...).
Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur Soumettre à validation votre demande d'achat.
Une fois votre demande approuvée, Pennylane génère automatiquement un bon de commande PDF reprenant tous les détails de votre demande. Fini le temps où vous deviez créer manuellement vos bons de commande !
Suivre les demandes d'achat
Vous avez complété une demande d'achat sur Pennylane ? Voici comment suivre son évolution de A à Z et vous assurer que tout roule. 🚗
Accéder au suivi des demandes
Toutes vos demandes d'achat apparaissent dans l'onglet Demandes d'achats accessible depuis le module Achats. Vous pouvez suivre leur évolution et les étapes de validation.
Pour mieux suivre vos demandes, cinq statuts existent :
À valider
Refusée
Engagée
Facturée
Utilisez le filtre Statut pour afficher uniquement la ou les demandes qui vous intéressent.
🔔 Lorsqu’une de vos demandes d’achat est validée ou refusée, vous recevez une notification. Lorsqu’une demande d’achat vous est adressée, vous recevez également une notification. Vous pouvez cliquez sur la notification pour vous rendre directement sur ladite demande.
Télécharger le bon de commande
Une fois votre demande d'achat approuvée, Pennylane génère automatiquement un bon de commande PDF que vous pouvez :
Télécharger depuis la page de votre demande d'achat.
Envoyer directement à votre fournisseur.
Utiliser comme base pour le rapprochement avec les factures reçues.
Ajouter des documents et lier la facture
Une fois la commande passée, vous pouvez compléter la demande avec des documents comme le bon de livraison. Cliquez sur Action puis Ajouter une annexe sur la page de la demande.
Rapprochement intelligent facture - bon de commande
🆕 Nouveauté : il est désormais possible de relier une facture à plusieurs bons de commande, et inversement. Vous pouvez également clôturer manuellement un bon de commande même s'il n'est pas intégralement rapproché d'une ou plusieurs factures.
Dès que vous recevez la facture, liez-la directement à la demande d'achat en cliquant sur Action puis Importer une facture. La facture sera alors visible à la fois sur la demande et dans la liste complète des factures fournisseurs.
Vous pouvez aussi lier votre demande à sa facture en allant dans Achats > Factures fournisseurs > Cliquez sur la facture concernée > Actions > Ajouter une demande d'achat (uniquement disponibles pour les personnes disposants des roles Gestionnaires ou Admin).
Vous pouvez également joindre des documents annexes comme des bons de livraison.
✍️ Associer factures et demandes permet aux personnes en charge des paiements de vérifier facilement que tout est en ordre avant de sortir le carnet de chèques.
Échanger avec les valideurs
Besoin de discuter d'une demande avec ceux qui doivent la valider ? Rien de bien compliqué :
Cliquez sur la demande concernée pour en afficher le détail.
Dans le panneau latéral de droite, allez dans l'onglet Commentaires.
Utilisez @ suivi du nom d'un valideur pour l'informer directement
Rédigez votre message.
Cliquez sur Envoyer.
En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat, située en bas à gauche de votre espace Pennylane.