Les circuits de validation sur les paiements de factures fournisseurs vous permettent d’accorder des permissions différentes à vos collaborateurs en matière de paiement. Avec les circuits de validation, certains collaborateurs peuvent payer les factures, alors que d’autres sont limités aux demandes de paiement.
Les collaborateurs impliqués dans un circuit de validation reçoivent l’un des deux rôles suivants :
Préparateur. Les préparateurs n’ont pas accès au bouton permettant de payer les factures. Ils peuvent néanmoins préparer des demandes de paiement qui sont ensuite transmises aux utilisateurs ayant le rôle de payeur. Les préparateurs peuvent aussi suivre leurs demandes de paiement une fois ces dernières transmises aux payeurs.
Payeur. Les payeurs ont accès au bouton de paiement. Ils reçoivent et traitent les demandes de paiement transmises par les préparateurs. Ils peuvent accepter ou rejeter une demande de paiement donnée. En cas de rejet de la demande du préparateur, le payeur doit indiquer le motif de son rejet — ce motif est ensuite visible par le préparateur.
Configurer le circuit de validation
Rendez-vous dans Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe > Circuits de validation.
À la section Validation des paiements, cliquez sur + Créer un circuit.
Définissez le périmètre d’application : optez pour les justificatifs (notes de frais, factures, demandes d’achat) ou les paiements, puis cliquez sur Continuer.
Désignez les préparateurs : sélectionnez les collaborateurs autorisés à préparer les campagnes de paiement. Ces personnes ne pourront pas payer.
Désignez ensuite les payeurs : sélectionnez les collaborateurs autorisés à valider et effectuer les paiements. Ces personnes pourront payer.
⚠️ Seuls les payeurs ont accès au bouton de paiement.
Préparer un paiement (rôle préparateur)
Sélectionnez une ou plusieurs factures à mettre en paiement.
Vérifiez les informations de paiement :
IBAN du bénéficiaire
Montant à régler
Ajustez si besoin le montant pour effectuer un paiement partiel.
Définissez la date de paiement :
Immédiat
Date ultérieure planifiée
Validez pour envoyer la demande au payeur.
✍️ Le préparateur peut suivre l’avancement de ses demandes dans l'onglet Payées et consulter le statut dans la colonne Paiement.
💡 En cas de rejet, les factures sont automatiquement renvoyées dans l'onglet À payer.
Valider et effectuer un paiement (rôle payeur)
Consultez les demandes en attente :
Via les notifications par e-mail
Dans l'onglet Demandes de paiement
Pour chaque demande :
Choisissez le mode de paiement
Vérifiez les informations saisies par le préparateur
Ajustez si besoin la date de paiement
Décidez de notifier ou non les fournisseurs
Confirmez le paiement dans votre interface bancaire.
Le paiement est marqué comme effectué.
✍️ En cas de rejet d’une demande de paiement, le payeur doit indiquer un motif qui sera visible par le préparateur.