Comment fonctionnent les suggestions de rapprochement ?
Pennylane offre la possibilité de rapprocher automatiquement vos factures avec les transactions correspondantes, en se basant sur des critères précis tels que le fournisseur, la date, le libellé et le montant. Lorsque Pennylane détecte une correspondance élevée entre l'un de vos paiements et l'une de vos factures, un rapprochement vous est suggéré. Vous n'avez plus qu'à accepter ou refuser la suggestion.
Certains cas permettent un rapprochement automatique, notamment avec Stripe Billing, les paiements XML et l'import manuel des transactions.
Pourquoi mes factures payées par export XML ne se rapprochent-elles pas automatiquement ?
La réconciliation automatique dépend du libellé transmis par votre banque. Elle peut échouer si la référence du fichier XML n'y apparaît pas intégralement, notamment si le terme Pennylane est absent. Consultez l'article Payer des factures fournisseurs par export XML pour vérifier la compatibilité de votre banque et appliquer la procédure de contournement.
Comment faire un import manuel des transactions ?
Consultez l'article Importer un relevé bancaire pour suivre la procédure.
Comment retrouver une facture ou une transaction qui n'apparaît pas dans les suggestions ?
Pennylane propose d'effectuer en un clic le rapprochement entre une facture client ou fournisseur et une transaction. Généralement, il vous suffit de cliquer sur Chercher dans Pennylane pour les retrouver et les rapprocher.
S'il manque l'une des parties, vérifiez que l'élément manquant a bien été importé dans Pennylane préalablement. Consultez l'article Remonter les transactions bancaires manquantes pour découvrir comment importer votre élément manquant.
⚠️ Assurez-vous que votre facture n'est pas archivée. Vos factures archivées se trouvent dans l'onglet Tout du module de factures. Cliquez sur le filtre Statut et cochez Archivé avant de valider la sélection. Si vous trouvez votre facture, vous pouvez la restaurer.
Si les deux parties existent dans Pennylane, vérifiez que la facture ou la transaction n'est pas déjà rapprochée (sinon c'est un doublon), que la facture et la transaction se trouvent bien sur le même exercice fiscal, et que la facture et la transaction n'ont pas fait l'objet d'un rapprochement automatique (par exemple, les frais bancaires Qonto sont justifiés par défaut).
Si vous n'avez toujours pas retrouvé la facture ou la transaction après ces vérifications, prenez contact avec les équipes de Pennylane pour débloquer la situation.
Comment rapprocher une partie de transaction à une partie de facture ?
⚠️ Cette action est uniquement possible pour les utilisateurs du module Comptabilité internalisée. Si ce n'est pas votre cas, rapprochez-vous de votre comptable.
Consultez l'article Effectuer une répartition de montant lors d'un rapprochement.
Comment annuler un rapprochement effectué par erreur ?
Rendez-vous dans le module Transactions de Pennylane.
Cliquez sur la transaction concernée par le mauvais rapprochement.
Dans le volet qui s'ouvre à droite, passez votre curseur sur le Justificatif.
Cliquez sur la petite icône rouge (Détacher) qui apparaît.
Il ne vous reste plus qu'à chercher dans Pennylane la bonne pièce justificative à rapprocher.
Comment restaurer une transaction archivée par erreur ?
⚠️ Cette action est uniquement possible pour les utilisateurs du module Comptabilité internalisée. Si ce n'est pas votre cas, rapprochez-vous de votre comptable.
Dans le module Transactions, commencez par supprimer le filtre Date.
Cliquez sur Plus pour afficher l'ensemble des filtres puis sur Statut.
Sélectionnez Supprimé dans le menu déroulant et cliquez sur Appliquer.
Toutes les transactions supprimées apparaissent alors.
Pour désarchiver une facture, sélectionnez-la dans votre liste puis cliquez sur Restaurer (icône pendule rouge).
Comment gérer les salaires ?
Les justificatifs pour les salaires sont facultatifs. Si vous n'avez pas de pièce à rattacher (ou trop, si vous avez beaucoup de salariés), voici comment procéder :
Rendez-vous dans le module Transactions.
Utilisez, si besoin, le filtre pour trouver la ou les transactions concernées.
Cochez la ou les transactions.
En bas de la liste, cliquez sur Marquer le justificatif comme et sélectionnez Facultatif.
C'est validé, la transaction devient automatiquement Justifiée.