Comment cet article peut vous aider ?
Découvrez comment mettre en place un circuit de validation pour les virements du Compte Pro, créer une demande de virement et valider les paiements en toute sécurité.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Le Compte Pro est inclus à partir de l'abonnement Starter. En savoir plus.
La validation des virements est disponible sur les abonnements Premium et Premium internalisé.
Les approbateurs doivent disposer d'un accès Paiement ou Complet au Compte Pro.
Comment créer un circuit de validation des paiements ?
Vous pouvez accéder au module depuis Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe > Circuits de validation, ou depuis Achats > Demandes de paiements > Créer un circuit de validation.
Rendez-vous dans les Paramètres entreprise.
Cliquez sur Gestion de l'équipe.
Cliquez sur l'onglet Circuits de validation.
Cliquez sur Créer un nouveau circuit.
Donnez un nom au circuit, par exemple Validation des virements Compte Pro.
Dans la section Périmètre, sélectionnez le type d'opération : Virements unitaires.
Sélectionnez les préparateurs, c'est-à-dire les utilisateurs autorisés à créer des demandes de virement.
Sélectionnez les valideurs ou approbateurs, c'est-à-dire les utilisateurs autorisés à approuver les demandes. Ils doivent impérativement disposer des accès de paiement sur le Compte Pro.
Cliquez sur Enregistrer pour activer le circuit.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement général des circuits de validation, consultez l'article dédié.
Quelles règles s'appliquent aux préparateurs et approbateurs ?
Tout le monde peut être préparateur, indépendamment de son rôle dans Pennylane.
Un utilisateur peut être préparateur dans un circuit et approbateur dans un autre si son rôle et son accès Compte Pro le permettent.
Pour des raisons de sécurité et pour éviter les fraudes, un utilisateur préparateur ne peut pas être approbateur dans un même circuit de validation.
Si un utilisateur a des accès de paiement avec le Compte Pro, mais qu'il est assigné comme préparateur dans un circuit, il ne peut plus exécuter de paiement avec le Comp Pro sans passer par une demande de paiement. Il peut en revanche toujours exécuter des virements internationaux et groupés.
Comment créer une demande de virement en tant que préparateur ?
Depuis Pennylane, allez dans Demandes de paiement.
Cliquez sur Nouvelle demande.
Renseignez le bénéficiaire et son IBAN.
Renseignez son e-mail et indiquez si vous souhaitez qu'il soit notifié.
Indiquez le montant et le libellé du virement.
Ajoutez les informations additionnelles et le justificatif, si nécessaire.
Cliquez sur Envoyer la demande.
Le paiement passe en attente jusqu'à validation par un utilisateur autorisé, selon le circuit mis en place.
Comment valider une demande de virement en tant qu'approbateur ?
La fonctionnalité est actuellement disponible sur ordinateur et sortira prochainement sur l'application mobile.
Allez dans le menu Achats, puis cliquez sur Demandes de paiement.
Dans l'onglet À valider, cliquez sur la demande à traiter.
Après vérification des informations, non modifiables, cliquez sur Approuver et payer pour valider le virement.
Choisissez de payer immédiatement ou de planifier l'opération, puis cliquez sur Valider et passer à l'étape suivante.
Confirmez l'opération via SMS.
La demande passe alors dans les Demandes traitées.
Si vous cliquez sur Rejeter la demande, le préparateur devra créer une nouvelle demande.
Comment modifier ou archiver un circuit de validation ?
Les changements se font dans Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe > Circuits de validation. Vous pouvez modifier ou archiver un circuit à tout moment en cliquant sur le bouton à droite de la carte du circuit sélectionné.
Si vous archivez un circuit, les demandes de paiement en cours sont supprimées. Les préparateurs et approbateurs gardent de la visibilité sur les demandes déjà traitées. Les préparateurs ayant des accès paiement au Compte Pro peuvent à nouveau effectuer des virements classiques sans passer par une demande de paiement.
Comment traiter les demandes de paiement en masse ?
Un approbateur peut approuver ou rejeter en masse plusieurs demandes de paiement :
Rendez-vous dans Achats.
Cliquez sur Demandes de paiements.
Dans l'onglet À valider, sélectionnez les demandes à traiter en cochant la case à droite de la colonne Date, ou sélectionnez-les une par une.
Cliquez sur Valider et payer ou Rejeter selon le besoin.
Que se passe-t-il si deux approbateurs traitent la même demande ?
Lorsqu'il y a deux approbateurs dans un circuit de validation, il est possible que tous deux traitent la même demande à quelques minutes, voire secondes, d'intervalle. Si le paiement a déjà été initié par l'un des approbateurs, la demande est transférée dans l'onglet En cours de validation et ne peut être finalisée que par l'approbateur ayant initié le paiement. Cette mesure de sécurité vise à prévenir les doublons de paiement.
Une fois le SMS de validation reçu, vous disposez d'un délai de 20 minutes pour valider ou rejeter l'opération. Au-delà de ce délai, la demande retourne dans l'onglet À valider et peut être à nouveau traitée par un approbateur.
Quelles sont les prochaines étapes ?
Vous pouvez transmettre les informations aux préparateurs et aux approbateurs désignés en leur partageant les articles dédiés :