Cette fonctionnalité n’est pour l’instant accessible que pour les utilisateurs du Compte Pro, et ne concerne que la validation des virements classiques réalisés avec le Compte Pro.
Plans d’abonnement éligibles : premium et premium internalisé.
Créer un circuit de validation des paiements
💡 Vous pouvez aussi accéder au module via Achats > Demandes de paiements > Créer un circuit de validation.
Rendez-vous dans les Paramètres entreprise.
Cliquez sur Gestion de l’équipe.
Cliquez sur l’onglet Circuits de validation.
Cliquez sur le bouton + Créer un circuit dans l’encart gris, ou + Créer un nouveau circuit en haut à droite.
Dans le panneau latéral, sélectionner les paiements pour créer un circuit de validation dédié aux paiements.
Paramétrer un circuit de validation des paiements
Nommez le circuit de validation : choisissez un nom qui vous permettra de facilement distinguer les circuits entre eux dans la liste d’affichage. Par exemple : Fournitures de bureau.
Sélectionnez un périmètre : renseignez le type de paiement sur lequel vous mettez en place un circuit de validation (pour l’instant, vous ne pourrez créer un circuit de validation que pour les virements classiques réalisés avec le Compte Pro).
Sélectionnez des préparateurs : nommez des personnes ou des équipes qui doivent soumettre des demandes de paiement. Ces personnes peuvent renseigner les informations liées au paiement telles que : le bénéficiaire, l’IBAN, le montant, le libellé, et peuvent également ajouter un motif et un justificatif.
✍️ Tout le monde est éligible, indépendamment de son rôle dans Pennylane.
Sélectionnez des approbateurs : choisissez les personnes qui peuvent valider et rejeter les demandes de paiement.
⚠️ Valider une demande de paiement signifie exécuter un paiement. Être approbateur, c’est donc être la personne qui effectue également le paiement une fois la demande validée. Ainsi, tout le monde n’est pas éligible : seuls les Dirigeants/Admins, Gestionnaires de facturation et de facturation fournisseur disposant d’un accès paiement ou complet au Compte Pro peuvent être approbateurs.
Points importants
Un utilisateur peut être préparateur de paiement dans un circuit 1, et être approbateur dans un circuit 2 si son rôle et son accès Compte Pro le permet.
Pour des raisons de sécurité et pour éviter des fraudes, un utilisateur préparateur ne peut pas être approbateur dans un même circuit de validation.
Si un utilisateur a des accès de paiement avec le Compte Pro, mais qu’il est assigné en tant que préparateur dans un circuit de validation, alors il ne pourra plus exécuter de paiement avec le Compte Pro sans passer par une demande de paiement.
En revanche il pourra toujours exécuter des virements internationaux et groupés.
Modifier ou archiver un circuit de validation des paiements
Les changements se font toujours dans Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe > onglet Circuits de validation.
Vous pouvez modifier ou archiver un circuit de validation à tout moment, en cliquant sur le bouton qui se trouve à droite de la carte du circuit sélectionné.
⚠️ Si vous archivez un circuit, les demandes de paiement en cours sont supprimées :
Les préparateurs et les approbateurs auront toujours de la visibilité sur les demandes traitées.
Les préparateurs qui ont des accès paiement au Compte Pro, pourront à nouveau effectuer des virements classiques, sans passer par une demande de paiement.
Traitement en masse des demandes de paiement
Un approbateur peut approuver ou rejeter en masse des demandes de paiement.
Rendez-vous dans Achats.
Cliquez sur Demandes de paiements.
Dans l’onglet À valider, sélectionnez les demandes à traiter en cochant la case qui se trouve à droite de la colonne Date. Vous pouvez également les sélectionner une par une si vous ne souhaitez pas toutes les traiter maintenant.
Cliquez sur Valider et payer ou Rejeter en fonction du besoin.
À propos du traitement des demandes par plusieurs approbateurs
Lorsqu'il y a deux approbateurs dans un circuit de validation, il est possible que tous deux traitent la même demande à quelques minutes, voire secondes d'intervalle.
Dans ce cas, si nous détectons que le paiement a déjà été initié par l'un des approbateurs, la demande est alors transférée dans l'onglet En cours de validation et ne peut être finalisée que par l'approbateur ayant initié le paiement.
Cette mesure de sécurité vise à prévenir les doublons de paiement.
⚠️ Une fois le SMS de validation reçu, vous disposez d’un délai de 20 minutes pour valider ou rejeter l’opération. Au-delà de ce délai, la demande retournera dans l'onglet À valider et pourra être à nouveau traitée par un approbateur.
Prochaines étapes
Vous pouvez dès à présent transmettre les informations aux préparateurs et aux approbateurs désignés, en leur partageant les articles qui leur sont dédiés :