Assurez-vous d'avoir préalablement paramétré votre éditeur de factures, avant de créer une facture sur Pennylane.
Compléter la facture
Rendez-vous dans le menu Ventes de Pennylane.
Cliquez sur Factures clients, puis sur le bouton Nouvelle facture en haut à droite de la page.
Commencez par renseigner le client destinataire en tapant son nom dans la barre de recherche :
Si vous avez déjà créé et complété le profil du client, vous pouvez le sélectionner et continuer les étapes.
Si vous souhaitez créer une fiche client, renseignez ses coordonnées (SIREN, SIRET ou raison sociale) et la base INSEE s'occupera de renseigner les informations principales de celle-ci.
S'il s'agit d'un particulier ou que votre client n'est pas référencé dans la base INSEE, renseignez son nom puis cliquez sur Créer.
Renseignez la date d'émission et la date d'échéance de la facture, si besoin. La date d'émission est pré-remplie à la date du jour et la date d'échéance se calcule automatiquement selon les conditions de paiement configurées dans les paramètres.
✍️ Une facture Pennylane comporte trois dates distinctes :
Date d'émission : date officielle de la facture (obligatoire légalement), renseignée dans l'éditeur.
Date d'échéance : date limite de paiement attendue du client, calculée automatiquement selon les conditions de paiement.
Date comptable : date d'enregistrement en comptabilité (identique à la date d'émission par défaut).
Si vous le souhaitez, ajoutez un titre à votre facture (par exemple : Notes d’honoraires) et une description.
Sélectionnez ou créez ensuite le produit à faire apparaître sur la facture. Cliquez sur Choisir puis sur le produit de votre choix ou sur Créer un nouveau produit.
📖 Consultez notre article Créer un produit pour connaître toutes les étapes de création du produit.
Pour ajouter une ligne sans TVA, sélectionnez un produit dont le taux de TVA est paramétré pour cette situation. Si nécessaire, cliquez sur Créer un nouveau produit, renseignez ses informations, puis configurez son Taux de TVA avant de l'ajouter à la facture.
Vérifiez que l'absence de TVA correspond bien à la situation fiscale de l'opération avant de finaliser la facture.
Vous pouvez ajouter une description personnalisée pour chaque produit ou encore effectuer une remise à la ligne sur ce produit uniquement (en devise ou en pourcentage).
💡 Si vous souhaitez intégrer des redevances, vous pouvez ajouter un produit et ajouter un signe négatif "-" devant le montant dans la colonne Total.
Cliquez sur Ajouter produit et répétez l'opération si votre facture comporte plusieurs produits.
Dans la partie Récapitulatif, vous pouvez ajouter une remise sur l'ensemble de la facture. Pour cela, cliquez sur Ajouter une remise et choisissez le mode de calcul :
Pourcentage pour appliquer une remise au solde de la facture ;
Montant exact pour déduire une somme fixe.
Tous les éléments essentiels sont à présent renseignés sur votre facture. Place à la personnalisation !
À retenir
Vos clients peuvent régler les factures clients de trois façons :
Par virement bancaire (le client devra renseigner le libellé présent sur la facture)
Par e-virement (en cliquant sur le bouton Payer, le libellé sera alors automatiquement renseigné)
Par carte bancaire (en cliquant sur le bouton Payer, via Stripe
Si vous utilisez un échéancier de paiement, vos clients peuvent également régler uniquement la prochaine échéance directement depuis le lien de paiement Stripe. Consultez notre article Créer une facture en plusieurs échéances pour en savoir plus.
Le paiement par e-virement ainsi que le paiement via Stripe sont inclus dans les abonnements ✔️ Starter, ✔️ Basique, ✔️ Essentiel et ✔️ Premium. En savoir plus.
Les options de paiement apparaissent sur la facture une fois cette dernière finalisée.
Finaliser la facture
Utilisez le bouton Aperçu pour visualiser la facture et vous assurer qu'elle ne comporte pas d'erreur.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre facture en brouillon.
Cliquez sur Finaliser pour valider et comptabiliser votre facture. Elle n'est alors plus modifiable.
Tant que les informations ne sont pas définitives, conservez la facture en brouillon ou créez un devis.
À retenir
Une facture finalisée ne peut plus être modifiée ni supprimée. Si une information est incorrecte, créez un avoir total ou partiel. Pour remplacer la facture, créez un avoir total puis dupliquez la facture initiale afin de générer un nouveau brouillon à corriger. Consultez Modifier et annuler une facture client pour corriger une facture finalisée.
Une fois la facture finalisée, la date d'émission ne peut plus être modifiée. Si vous devez la corriger, créez un avoir puis émettez une nouvelle facture avec la date correcte. La législation impose une numérotation chronologique continue, donc antidater rétroactivement une facture peut créer une incohérence dans votre numérotation.
Associer un virement reçu à la facture
Une fois le virement visible dans Pennylane, rapprochez-le de la facture correspondante pour justifier l’encaissement :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur le virement reçu.
Cliquez sur Chercher une facture importée.
Sélectionnez la facture client correspondante.
Vérifiez le montant restant à rapprocher, puis cliquez sur Rapprocher.
Si la facture n’existe pas encore, créez-la depuis le menu Ventes > module Factures clients, finalisez-la, puis revenez dans le menu Transactions pour l’associer au virement.
Consultez l’article Ajouter des justificatifs à une transaction pour découvrir toutes les options de rapprochement.