⚠️ L'exercice fiscal doit être clôturé sur Quadra avant génération du MDB. À défaut, les écritures risquent d'être amalgamées et les pièces jointes ne seront pas correctement reliées. Vous pouvez également importer les pièces jointes une fois le fichier MDB importé dans Pennylane.
💡 Effectuez un Ajustement de solde depuis Quadra (Outils > Utilitaires du dossier) avant tout export, afin de corriger les éventuelles anomalies sur la base de données.
Télécharger le fichier
Rendez-vous dans le menu Saisie de Pennylane.
Allez ensuite dans le module d'Imports et cliquez sur Importer un fichier.
Sélectionnez le type de fichier à importer Export CEGID QUADRA (.mdb).
Téléchargez votre fichier en cliquant sur Ajouter ou en effectuant un glisser-déposer depuis votre ordinateur. Une ligne récapitulative vous montre le fichier ajouté dans Pennylane.
Cliquez ensuite sur Commencer l'import.
✍️ Vous retrouvez le fichier en cours de chargement dans le module d'Imports avec comme statut En cours. Une fois téléchargé sur Pennylane, le fichier passe en statut À traiter.
Cliquez sur la clé à molette (Préparer l’import) à droite du fichier pour préparer ou continuer l'import.
Suivez les étapes affichées à l’écran, puis faites correspondre chacun des comptes du fichier (tout comme pour les FEC) avec les comptes de Pennylane. Vous pouvez créer des comptes (selon les suggestions proposées) ou choisir les comptes du PCG de Pennylane.
Mapping et import
Vous avez plusieurs étapes à suivre pour compléter l’import de votre fichier. Les voici, en fonction des onglets qui apparaissent à l’écran :
✍️ L’onglet Données à importer représente l’étape d’ajout (avant import) du fichier dans Pennylane.
Confirmations
Commencez par sélectionner les Données à reprendre dans le dossier.
Renseignez ensuite le ou les exercices fiscaux auxquels se rapportent les données de l'import. Si aucun exercice fiscal n’est créé sur les dates d'import du fichier, vous pouvez créer un exercice comptable correspondant aux dates du fichier. Confirmez la période à importer.
Une fois les dates correctement complétées, vous pouvez cliquer sur Appliquer.
Optez (ou non, c’est vraiment comme vous préférez) pour utiliser les noms de comptes de votre fichier dans Options avancées.
Cliquez sur Page suivante pour passer à l’onglet Comptes bancaires.
⚠️ Si des données comptables sont présentes sur la période concernée par votre import, Pennylane vous propose d'effacer définitivement la donnée existante pour cette période. Vous avez, sinon, deux autres options :
Effacer la donnée existante manuellement de votre côté ;
Continuer l'import sur la donnée existante → cela risque de créer des doublons qu'il faudra corriger manuellement.
Comptes bancaires
Faites correspondre ici les comptes 512 issus du fichier MDB avec les comptes bancaires synchronisés sur Pennylane :
Cliquez sur le crayon ou sur Sélectionner ou créer une correspondance, puis choisissez le compte correspondant.
Si le compte n’est pas synchronisé, vous pouvez ajouter un compte manuellement. Saisissez le nom de votre banque dans le libellé du compte puis créez la banque.
Une fois les comptes bancaires configurés, cliquez de nouveau sur Page suivante.
✍️ Lorsque le client connectera sa banque par la suite, il aura la possibilité d'associer ce compte à un compte déjà existant sur Pennylane. Ainsi, il n'y aura pas de doublons.
Journaux
Vous avez deux façons de faire correspondre les journaux issus du fichier MDB avec ceux de Pennylane :
Utilisez un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône crayon.
Créez un nouveau journal à l’aide du crayon à droite du compte ; saisissez ensuite le nom du journal et cliquez sur Enregistrer.
💡Vous pouvez activer l’option Afficher uniquement les éléments non configurés pour avoir une vue plus claire sur les actions qu’il vous reste à mener.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur…(vous l’avez deviné) Page suivante.
Plan comptable
Ici, vous allez mapper les différents comptes du fichier MDB. Vous pouvez naviguer entre les différents onglets à l’aide du menu. Si les intitulés des comptes créés par défaut ne conviennent pas, vous pouvez les modifier en cliquant sur l’icône crayon.
⚠️ Pour les comptes de TVA, on ne peut pas créer de comptes personnalisés. Il est nécessaire de choisir ceux du PCG de Pennylane, car ils sont reliés au module de déclaration de TVA.
💡 Lorsque vous quittez le module d'import, le mapping est automatiquement sauvegardé. Vous pouvez réutiliser un mapping utilisé en cliquant sur le bouton Réutiliser un mapping existant accessible depuis les onglets 3,4 et 5, puis en sélectionnant le mapping de votre choix.
Une fois les comptes comptables renseignés correctement, cliquez sur Page suivante.
Récapitulatif
Vérifiez si toutes les écritures sont bien renseignées et si le fichier est prêt à être importé.
Si vous avez des modifications à faire, cliquez sur l'onglet de votre choix. Si le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Finaliser l’import.
✍️ Si le bouton Finaliser l'import est grisé, c'est que tous les comptes ou journaux n'ont pas été correctement configurés. Retournez sur les onglets précédents pour terminer la configuration des comptes et des journaux.
Que sont les écritures auto-balancées sous le compte 47199999 ?
Si jamais votre fichier MDB comporte des numéros d'écritures qui ont deux dates différentes, Pennylane crée automatiquement des OD de compensation afin d'avoir des écritures avec les mêmes dates. Ces OD de compensation transitent dans le compte 47199999, qui doit avoir un solde à 0.
⚠️ Si vous avez choisi d'écraser les données existantes dans l'onglet Confirmations, on vous demande de reconfirmer votre choix en cochant cette case:
Import des pièces jointes avec le fichier MDB
Exportez le fichier MDB de votre outil de production comptable avec pièces jointes, puis importez-le dans Pennylane, comme décrit plus haut dans l'article.
Une fois le fichier MDB importé, allez dans le module Import et cliquez sur le bouton Joindre une archive à droite du fichier importé.
Importez ensuite toutes les pièces jointes dans un fichier .ZIP.
⚠️ Pour que les pièces jointes soient correctement rattachées aux écritures correspondantes, il est nécessaire que les libellés des fichiers soient identiques aux libellés inscrits dans la colonne RefImage du fichier .MDB.
Contrôles post-import
✍️ Les écritures issues de votre import de fichier MDB correspondent à des OD dans Pennylane.
Cas particulier : création de transactions
Lors d’un import de fichier MDB, sur un exercice en cours, c’est-à-dire qui contient la date du jour, Pennylane crée des transactions basées sur les écritures présentes dans votre fichier. Elles seront donc visibles depuis le module Transactions sur l’interface Comptabilité comme sur l’interface Gestion.
Ces transactions ont les mêmes propriétés que les transactions Pennylane.
⚠️ Si des transactions sont déjà présentes dans l’exercice en cours, les transactions du FEC ne seront pas créées pour éviter les doublons.
Pennylane crée une transaction à partir d’une écriture issue de votre fichier MDB si elle remplit les conditions cumulatives suivantes :
Contenir au maximum 1 ligne 512 ;
Contenir au maximum 1 ligne 401 ou 411 ;
Être équilibrée.
✍️ Assurez-vous que le mapping du compte bancaire est correct pour que la transaction se crée.
⚠️ Pennylane ne crée pas de transactions pour les écritures qui contiennent plusieurs lignes 512, plusieurs lignes 401 ou 411 ainsi que pour les écritures d’à-nouveaux.
Vous pourrez visualiser les transactions créées depuis la page d’import.
Vous recevrez également une notification dans le centre de notifications.
Enfin vous pourrez retrouver les transactions créées lors de l’import de votre fichier MDB en utilisant le filtre Fichiers d’import depuis le module Transactions ou depuis le Grand livre.
Une fois votre fichier MDB importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :
Voir la Balance des écritures de classes de comptes à l'import du fichier MDB
Joindre une archive (Télécharger les pièces jointes).
Visualiser :
Les écritures importées dans le Grand Livre ;
Les transactions créées ;
Le mapping du fichier.
Supprimer le fichier MDB (Il ne peut pas être supprimé si l'exercice fiscal est clos.)
Cadrage de la balance
Une fois le fichier MDB importé, il convient de vérifier que le solde de la balance générale sur Pennylane cadre bien avec le solde du fichier importé.
Pour ce faire, depuis le module d'imports, vous pouvez cliquer sur le bouton "Balance des écritures de classes de comptes à l'import du FEC".
Ce tableau montre les données du fichier MDB par classes de compte et compare les données avant et après import.
Vous pouvez comparer les données de ce tableau avec la balance générale par classes.
📖 Voir l’article Utiliser la balance générale
Le solde ne cadre pas lorsque des factures ou des transactions bancaires ont été importées dans Pennylane pour la période correspondant aux dates du fichier MDB.
Explications des écarts :
Ecarts avec les classes de comptes | Source des écarts |
4 et 5 | Transactions bancaires |
4 et 7 | Factures clients |
4 et 6 ou 4 et 2 | Factures fournisseurs |
Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le fichier MDB, il convient donc de les archiver pour éviter qu'il y ait des doublons avec le fichier MDB.
Archivage des données (si besoin)
Si des données comptables sont présentes sur la période concernée par votre import, il convient de vérifier qu'il n'y a pas de doublons avec le fichier importé.
Vous pouvez effacer les données comptables présentes sur une période en archivant les données.
✍️ Archiver un élément ne le supprime pas de Pennylane mais supprime son impact comptable. Il sera possible de le restaurer à tout moment si vous avez besoin de le comptabiliser.
Pour archiver des factures ou des transactions bancaires, allez dans les Paramètres > Informations Entreprises > Actions
Sélectionnez la période que vous souhaitez archiver
Sélectionnez les éléments à archiver (Factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires)
Cliquez sur Archiver
Clôture de l'exercice et génération de reports à nouveau
L’exercice se clôture depuis les paramètres, dans les onglets Informations Entreprises > Fiscal. Vous pouvez générer les à-nouveaux au moment de la clôture d'un exercice.
📖 Consultez l’article Clôturer un exercice et valider les écritures.
⚠️ Si l'on intègre deux fichiers MDB portant sur deux exercices N-1 et N, ne pas générer les à-nouveaux de l’exercice N-1 car ils seront intégrés dans le fichier MDB de l'exercice N.