Pennylane convertit automatiquement vos écritures d’achat et de ventes importées en Facture plutôt qu'en OD dans un journal de Vente/Achat. Cette fonctionnalité, disponible pour les imports de migration (FEC, PLUF, MBD, TRA...) comme pour les imports courants (.csv, .xlsx...), permet d'optimiser le traitement de vos écritures et de bénéficier de nombreuses fonctionnalités et automatisations de retraitement de la TVA réservées aux Factures sur Pennylane.
Exemple :
Les factures générées lors d’import d’écritures sont visibles dans les modules Factures fournisseurs, Factures clients (comptabilité), Achats et Ventes (gestion) ainsi que dans le module Transactions.
Profitez des fonctionnalités comme :
La réconciliation de transactions avec des factures importées via import d’écritures (gestion et comptabilité)
Le paiement des factures importées via import d’écritures d’achat (gestion)
Le module de relance des factures importées via import d’écritures de vente (gestion)
⚠️ la fonctionnalité n’est disponible que si une pièce jointe est attachée à la facture.
La génération automatique d’écritures de récupération de TVA.
Appliquer la conversion automatique
Lors de l'import de vos écritures, Pennylane analyse automatiquement leur structure pour détecter les écritures d'achat et de vente. Si elles respectent les prérequis listés plus bas, elles sont converties en factures.
💡 La conversion est entièrement automatique : vous n'avez rien à faire de particulier si vos écritures et votre dossier respectent les prérequis ci-dessous.
1. Vérifier les prérequis pour la création de factures
✍️ Ces conditions permettent de garantir la cohérence des écritures générées avec votre comptabilité.
Prérequis au niveau du dossier
Pour un import sur l'exercice en cours (N) :
Le dossier ne doit pas être en révision.
L'année fiscale N doit exister et ne pas être fermée.
La colonne "validdate" ne doit pas être remplie (si elle existe).
Pour le format PLUF, la colonne "validation_date" ne doit pas être remplie (si elle existe).
Pour un import sur l'exercice précédent (N-1) :
Le dossier ne doit pas être en révision.
L'année fiscale N-1 doit exister et ne pas être fermée.
Il ne doit pas y avoir d'à-nouveaux dans l'année N.
La colonne "validdate" ne doit pas être remplie (si elle existe).
La date de l'import doit se situer moins de 6 mois après la fin de l'année N-1.
Prérequis au niveau du fichier importé (Excel, FEC, TRA, MDB, etc.)
⚠️ La colonne "validate" ne doit pas être remplie (si elle existe).
Éléments obligatoires dans le fichier :
Éléments obligatoires dans le fichier :
Date
Compte
Crédit et/ou débit
Code journal
Éléments recommandés à ajouter dans le fichier:
Taux de TVA
Numéro de pièce (pour regrouper les lignes d'une même facture)
2. Importer vos écritures
Lancer l'import
Rendez-vous dans le menu Saisie > module Imports.
Cliquez sur le bouton Nouveau en haut à droite.
Sélectionnez le type d'import correspondant à votre fichier :
Import d'écritures pour les fichiers .csv ou .xlsx
Import FEC pour un Fichier des Écritures Comptables
Import PLUF pour un export PLUF
Import TRA pour un fichier TRA
Import MBD pour un fichier MBD
Choisissez votre fichier.
Vérifiez que l'option Convertir les écritures d'achats et de ventes en factures est bien cochée dans la section Paramètres d'importation.
Suivez les étapes de mapping si nécessaire (pour les imports .csv ou .xlsx).
Cliquez sur Importer.
Vérifier le résultat de la conversion
Une fois l'import terminé, Pennylane vous indique combien d'écritures ont été converties en factures.
Rendez-vous dans le module Factures clients ou Factures fournisseurs selon le type d'import.
Filtrez par date pour retrouver vos factures importées.
Vérifiez que les écritures sont correctement importées.
⚠️ Si certaines écritures n'ont pas été converties en factures, elles restent visibles dans le journal d'origine sous forme d'OD. Consultez la section "Cas non supportés" ci-dessous pour comprendre pourquoi.
Cas non supportés
La plupart des écritures d’achat et vente importées sont converties en factures. Toutefois, certains cas ne sont pas supportés.
💡 Dans le cas où la facture n’est pas générée, l’écriture est toujours importée dans le journal indiqué lors de l’import. Elle est visible dans le grand livre et les balances.
Liste des cas non supportés
Un des comptes de TVA est déjà lettré.
Présence de catégories analytiques sur un compte lié à la TVA (445)
Présence de TVA intracommunautaire autoliquidée
Présence de plusieurs lignes 401 ou 411, sur la même écriture d’achat ou vente
Le journal n'est pas enregistré comme ayant le type achat ou vente dans Pennylane.
Le journal n'existe pas dans Pennylane.
La société utilise le mini guichet unique TVA.
Il y a une erreur d'arrondi de quelques centimes dans votre import.
La contrepartie n'est pas acceptée comme dans une facture Pennylane. (Il peut s'agir d'un compte de classe 8 ou d'un compte courant 455 par exemple).
Désactiver la conversion automatique de vos imports d'écritures de ventes et d'achats en facture Pennylane
⚠️ Une fois la conversion automatique de factures désactivée, vous ne bénéficiez plus d'aucune automatisation sur les documents importés sur Pennylane, notamment le retraitement de la TVA sur les prestations de service en attente d'encaissement (cas listés au début de cet article). C'est donc une option à désactiver avec parcimonie.
Cas d'usage
Vous ne souhaitez pas bénéficier du retraitement de la TVA en attente d'encaissement (comptes 44564 et 44574).
Pennylane ne garantit pas que la totalité des écritures importées soient converties en facture Pennylane. Certaines peuvent rester en tant qu'OD dans les journaux d'achat ou de vente. Cela impose d’avoir un traitement différent pour les OD et pour les factures Pennylane. Vous préférez que toutes les écritures restent en tant qu'OD dans les journaux d'achat ou de vente.
Désactiver la conversion pour un import
Il est possible de désactiver la génération de facture pour chaque import d'écritures, FEC, TRA, PLUF ou MDB.
Rendez-vous dans le menu Saisie > module Imports.
Appuyez sur le bouton pour importer un fichier et choisissez le fichier à importer.
À l'étape Choisir le fichier à importer, dans la section Paramètres d'importation, décochez la ligne Convertir les écritures d'achats et de ventes en factures.
Désactiver la conversion au niveau du dossier
Rendez-vous dans le menu Paramètres > module Informations entreprise.
Ouvrez l'onglet Tenue comptable.
Décochez la ligne Convertir les écritures d'achats et de ventes en factures.