Pennylane convertit automatiquement vos écritures d’achat et de ventes importées en Facture plutôt qu'en OD dans un journal de Vente/Achat. Cette fonctionnalité, disponible pour les imports de migration (FEC, PLUF, MBD, TRA...) comme pour les imports courants (.csv, .xlsx...), permet d'optimiser le traitement de vos écritures et de bénéficier de nombreuses fonctionnalités et automatisations de retraitement de la TVA réservées aux Factures sur Pennylane.
Exemple :
Les factures générées lors d’import d’écritures sont visibles dans les modules Factures fournisseurs, Factures clients (comptabilité), Achats et Ventes (gestion) ainsi que dans le module Transactions.
Profitez des fonctionnalités comme :
La réconciliation de transactions avec des factures importées via import d’écritures (gestion et comptabilité)
Le paiement des factures importées via import d’écritures d’achat (gestion)
Le module de relance des factures importées via import d’écritures de vente (gestion)
⚠️ la fonctionnalité n’est disponible que si une pièce jointe est attachée à la facture.
La génération automatique d’écritures de récupération de TVA.
Prérequis pour la création de factures
✍️ Ces conditions permettent de garantir la cohérence des écritures générées avec votre comptabilité.
Au niveau du dossier
Pour l'exercice en cours (N)
Le dossier ne doit pas être en révision.
L'année fiscale N doit exister et ne pas être fermée.
La colonne "validdate" ne doit pas être remplie (si elle existe).
Pour le format PLUF, la colonne "validation_date" ne doit pas être remplie (si elle existe).
Pour l'exercice précédent (N-1) :
Le dossier ne doit pas être en révision.
L'année fiscale N-1 doit exister et ne pas être fermée.
Il ne doit pas y avoir d'à-nouveaux dans l'année N.
La colonne "validdate" ne doit pas être remplie (si elle existe).
La date de l'import doit se situer moins de 6 mois après la fin de l'année N-1.
Au niveau de l’import
Éléments obligatoires :
Date
Compte
Crédit et/ou débit
Débit
Code journal
Éléments recommandés :
Taux de TVA
Cas non supportés
💡 Dans le cas où la facture n’est pas générée, l’écriture est toujours importée dans le journal indiqué lors de l’import. Elle est visible dans le grand livre et les balances.
La plupart des écritures d’achat et vente importées sont converties en factures. Toutefois, certains cas ne sont pas supportés.
Liste des cas non supportés
Tous les comptes de TVA sont déjà lettrés.
Présence de catégories analytiques sur un compte lié à la TVA (445)
Présence de plusieurs comptes 401/411 sur la même écriture d’achat ou vente
Le journal n'est pas enregistré comme ayant le type achat ou vente dans Pennylane.
Le journal n'existe pas dans Pennylane.
La société utilise le mini guichet unique TVA.
Il y a une erreur d'arrondi de quelques centimes dans votre import.
La contrepartie n'est pas acceptée comme dans une facture Pennylane. (Il peut s'agir d'un compte de classe 8 ou d'un compte courant 455 par exemple).
Désactiver la conversion automatique de vos imports d'écritures de ventes et d'achats en facture Pennylane
⚠️ Une fois la conversion automatique de factures désactivée, vous ne bénéficiez plus d'aucune automatisation sur les documents importés sur Pennylane, notamment le retraitement de la TVA sur les prestations de service en attente d'encaissement (cas listés au début de cet article). C'est donc une option à désactiver avec parcimonie.
Cas d'usage
Vous ne souhaitez pas bénéficier du retraitement de la TVA en attente d'encaissement (comptes 44564 et 44574).
Pennylane ne garantit pas que la totalité des écritures importées soient converties en facture Pennylane. Certaines peuvent rester en tant qu'OD dans les journaux d'achat ou de vente. Cela impose d’avoir un traitement différent pour les OD et pour les factures Pennylane. Vous préférez que toutes les écritures restent en tant qu'OD dans les journaux d'achat ou de vente.
Désactiver la conversion pour un import
Il est possible de désactiver la génération de facture pour chaque import d'écritures, FEC, TRA, PLUF ou MDB.
Rendez-vous dans le menu Saisie > module Imports.
Appuyez sur le bouton pour importer un fichier et choisissez le fichier à importer.
À l'étape Choisir le fichier à importer, dans la section Paramètres d'importation, décochez la ligne Convertir les écritures d'achats et de ventes en factures.
Désactiver la conversion au niveau du dossier
Rendez-vous dans le menu Paramètres > module Informations entreprise.
Ouvrez l'onglet Tenue comptable.
Décochez la ligne Convertir les écritures d'achats et de ventes en factures.