🎓 Montez rapidement en compétence sur la gestion des factures fournisseurs avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
Les factures fournisseurs sont celles que vous recevez suite à vos achats. Si certaines factures fournisseurs ne vous servent plus, vous pouvez les archiver ou les supprimer.
Différences entre archivage et suppression
Les factures archivées n’apparaissent ni dans la vue Achats > Factures fournisseurs ni dans vos résultats de recherche. Elles restent néanmoins stockées dans votre espace Pennylane, où vous pouvez les retrouver en cliquant sur le filtre Statut > Archivée depuis la vue Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet). L’archivage d’une facture est réversible.
Les factures supprimées sont détruites. Elles disparaissent définitivement de votre espace Pennylane et ne peuvent plus être récupérées une fois supprimées. La suppression d’une facture est irréversible.
Archiver une facture fournisseur
Pour archiver une ou plusieurs factures fournisseurs :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet)
Sélectionnez la ou les factures à archiver.
Cliquez sur le bouton Archiver dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Archiver dans la fenêtre qui s’ouvre.
Une facture archivée peut être restaurée par la suite.
Restaurer une facture fournisseur archivée
Voir le tutoriel vidéo (1:16 min)
Voir le tutoriel vidéo (1:16 min)
Pour restaurer une ou plusieurs factures archivées :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet).
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à restaurer.
Cliquez sur le bouton Restaurer en bas de votre écran, dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Restaurer dans la fenêtre qui s’ouvre.
💡Si la facture archivée était liée à une transaction, ce lien ne sera pas rétabli en cas de restauration de la facture. Vous devrez rapprocher votre facture de votre transaction une fois de plus.
Supprimer une facture fournisseur
Seules les factures archivées peuvent être supprimées. Si vous souhaitez supprimer une facture, vous devez l’archiver en premier lieu.
Pour supprimer une ou plusieurs factures fournisseurs préalablement archivées :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs > Toutes (onglet).
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à supprimer définitivement.
Cliquez sur le bouton Supprimer en bas de votre écran.
Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre qui s’ouvre.
La suppression d’une facture est irréversible. Nous vous conseillons de consulter votre comptable avant de supprimer la moindre facture, surtout si la facture que vous souhaitez supprimer a pour source Import comptable.
Conseils en cas de problème
Éviter les doublons
Si vous avez besoin d’une facture archivée, nous vous conseillons de la restaurer, au lieu de l’importer à nouveau. Si vous importez à nouveau une facture que vous avez déjà archivée, la facture importée sera considérée comme un doublon de la facture archivée. Avant d’importer une facture pour la deuxième fois, vérifiez vos factures archivées.
Rappel : les factures archivées ne sont pas supprimées de votre espace Pennylane, elles disparaissent simplement de vos vues principales.
Prochaines étapes
Gérer vos achats et vos frais d’entreprise (cours)
Achats, fournisseurs, notes de frais… Découvrez comment bien gérer et optimiser vos dépenses professionnelles avec un cours gratuit proposé par la Pennylane Academy.
Archiver ou supprimer une facture client
Découvrez comment gérer les factures client dont vous n’avez plus besoin.