Lettrage des écritures des comptes 401/411
Vous pouvez lettrer des écritures d'achats et de ventes à 4 endroits différents sur Pennylane. Cela aura plusieurs conséquences :
L'écriture du compte 401 ou 411 est lettrée.
L'écriture de TVA aux encaissements (44564 ou 44574) est générée et lettrée s'il s'agit d'une facture de prestation de service.
L'écriture de TVA aux encaissements est créée si la transaction est lettrée avec une écriture de vente présente dans le journal OD. Il faut néanmoins que le compte 44574 - TVA collectée sur encaissements soit présent dans l’écriture d’OD.
💡 Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez importer le journal de ventes tout en bénéficiant de la génération automatique des écritures de récupération de TVA.
L'écriture de TVA aux encaissements est générée si la transaction est lettrée avec une écriture de vente dans les à-nouveaux.
⚠️ Si vous dé-lettrez une transaction qui a généré une écriture de récupération de TVA, cette dernière sera automatiquement supprimée, même si elle a été lettrée, à condition que le lien entre la facture d'origine et la transaction soit intact.
💡 Prérequis pour la suppression automatique de l'écriture RT
Le mécanisme repose sur le lien entre la facture d'origine et la transaction lettrée. Si la facture a déjà été supprimée avant le délettrage, ce lien est rompu et l'automatisme peut ne pas se déclencher : l'écriture RT reste alors visible dans le journal RT.
Si l'écriture de récupération de TVA reste visible après le délettrage d'une transaction, c'est généralement parce que la facture d'origine a été supprimée. Pour la corriger :
Ouvrez la transaction concernée dans le menu Saisie > module Transactions.
Dans l'onglet Écritures, cliquez sur Re-générer les écritures : le compte repasse en 471, ce qui permet la réimputation et supprime l'écriture RT associée.
Si l'action est impossible, passez une OD manuelle pour neutraliser l'impact comptable.
📖 Pour en savoir plus, consultez notre article Réimputer la TVA collectée en attente d’encaissement après une migration de données.
Depuis le module de saisie des factures
Lorsque vous validez une facture, vous pouvez réconcilier une facture avec son paiement en cliquant sur le bouton "Réconcilier".
La facture passe alors en statut "Traité"
La transaction bancaire passe également en statut "Traité" si le paiement a été rapproché intégralement de la facture, soit si le compte 471 est entièrement soldé.
Depuis le module Transactions
Lorsque vous êtes sur la page Transactions, vous pouvez rapprocher une transaction bancaire avec sa facture depuis l'onglet "Réconciliation".
💡Cliquer sur ce symbole vous amène directement à l'onglet Réconciliation. Vous pouvez également identifier facilement les transactions pour lesquelles il y a une suggestion de réconciliation en cliquant sur Plus de filtres > Réconciliation disponible.
La transaction bancaire passe alors en statut "Traité" :
si le compte 471 est entièrement soldé, autrement dit si le paiement est inférieur ou égal au montant de la facture
si le compte de tiers est bien renseigné sur la facture, autrement dit, si la facture a un statut "A confirmer" ou "Traité" dans le module de saisie des factures.
Nous vous suggérons de faire autant du lettrage que possible depuis les modules de saisie des factures et de Transactions car vous gagnerez ainsi un temps précieux.
⚠️ Vous ne pouvez pas rapprocher une transaction d'une facture sur un exercice déjà clotûré. Déclôturez et dévalidez d'abord l'exercice avant de réconcilier de nouveau la transaction avec la facture. Sinon, le compte de contrepartie ne pourra pas s'appliquer automatiquement.
Depuis la balance auxiliaire
Sélectionnez les écritures à lettrer depuis la balance auxiliaire puis cliquez sur "Lettrage".
💡 Utiliser la touche L pour accéder rapidement aux fonctionnalités de lettrage.
Il est possible de lettrer partiellement ou avec un écart.
Lettrer partiellement
💡 Un lettrage partiel est matérialisé par une lettre en minuscule dans la colonne Lettrage.
Le lettrage partiel est particulièrement utile pour pouvoir déduire ou collecter la TVA sur les factures de prestations de services. En effet, la TVA déductible ou collectée sur encaissements est soldée au prorata du paiement, ce qui permet de déclarer une partie de la TVA.
De plus, il sera possible de lettrer intégralement les écritures par la suite sans avoir à délettrer puis relettrer. Pour ce faire, sélectionner l'ensemble des écritures puis cliquer sur "Ajouter au lettrage/Fusionner".
En cas d'erreur, il est toujours possible de délettrer ou de retirer une écriture du lettrage en cliquant sur le bouton "Lettrage".
Lettrer avec écart
L'écart est enregistré dans un compte 658 (Charges diverses de gestion courante) ou 758 (Produits divers de gestion courante).
Points d'attention
Lettrage en période figée
Il est également possible de lettrer des écritures situées dans une période figée, sous certaines conditions.
Le lettrage manuel reste ouvert sur les comptes concernés même lorsque la comptabilité est figée, à condition d'activer l'option « Autoriser les changements comptables », disponible dans Paramètres > Informations entreprise > Tenue comptable.
💡 Sans cette option activée, le lettrage de comptes 401/411 dans une période figée reste néanmoins possible, mais avec un traitement particulier : Pennylane génère alors systématiquement une écriture de récupération de TVA (RT) datée au premier jour suivant la fin de la période figée (J+1), afin de préserver l'intégrité des déclarations déjà déposées.
Élargir le lettrage à d'autres comptes
Les comptes commençant par 4, 511 et 58 sont lettrables par défaut et de façon obligatoire. Il est toutefois possible d'élargir cette fonctionnalité à d'autres comptes : dans le menu Dossier du client, le module Plan comptable propose une colonne «Lettrage » permettant d'activer ou de désactiver le lettrage pour n'importe quel compte, individuellement ou par sélection multiple.
Seuls les comptes commençant par 4, 511 et 58 demeurent verrouillés en lettrage obligatoire et ne peuvent être désactivés.
Lettrer en masse
Pour lettrer plusieurs centaines, voire milliers de lignes en une seule fois, combinez le lettrage automatique et la sélection multiple.
Depuis une balance détaillée ou le grand livre, cliquez sur Lettrer automatiquement pour rapprocher les écritures par solde nul, somme identique, numéro de pièce ou libellé de pièce.
📖 Voir article Lettrer automatiquement des écritures.
Pour sélectionner manuellement un grand nombre de lignes, trois méthodes permettent d'étendre la sélection sans avoir à cliquer sur chaque ligne :
Cochez la case en tête de tableau pour sélectionner toutes les écritures de la page affichée.
Cliquez sur Sélectionner toutes les écritures du compte pour étendre la sélection à l'ensemble du compte, au-delà de la pagination.
Sélectionnez une première écriture, maintenez la touche Maj, puis cliquez sur une seconde écriture pour sélectionner tout l'intervalle.
Cliquez ensuite sur Lettrage pour lettrer l'ensemble en une seule action.