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Qu’il s’agisse d’une facture d’acompte ou d’une facture intermédiaire, il s’agit d’un type de facture qui vous permet de demander à votre client le paiement partiel d'une prestation. Elle est complétée par une facture de solde qui clôture cette dernière.
Comprendre les types de factures
Acompte
L'acompte (et la facture qui vient évidemment avec) survient généralement avant que la prestation ne commence : vous demandez à votre client une avance, généralement de l’ordre de 25 à 50% du montant total de l’opération.
En plus de sécuriser votre accord, l'acompte permet d’obtenir les fonds pour tout achat nécessaire à la réalisation même de votre prestation.
✍️ Vous pouvez facturer plusieurs acomptes pour un même devis, car les montants encaissés, d’un point de vue comptable, n’ont pas encore d'impact sur le chiffre d'affaires !
Facture intermédiaire
Aussi appelée facture d’avancement, elle correspond à un paiement partiel demandé au cours de la prestation notamment quand elle s’étend sur plusieurs mois. Elle permet d’étaler les paiements et ainsi de financer l’opération au fur et à mesure.
Plusieurs factures intermédiaires peuvent être éditées pour un même devis également.
Facture de solde
Quand vous clôturez une facturation, vous devez émettre une facture de solde comprenant le montant restant à payer. Cette facture correspond généralement au montant total convenu au moment du devis, potentiellement ajusté selon les opérations, et diminué du montant des acomptes et / ou paiement intermédiaires déjà facturés.
✍️ Une fois la facture de solde émise et réglée, les acomptes préalablement perçus entrent dans le chiffre d’affaires.
Éditez vos factures d'acompte, intermédiaires et de solde
Créez un devis, en détaillant l'ensemble de vos prestations et en précisant les conditions de paiement.
Renseignez toutes les informations nécessaires à l'élaboration de votre devis puis cliquez sur Enregistrer.
Une fois votre devis est accepté, ouvrez votre devis depuis le module Devis, et cliquez sur le bouton Convertir en facture en haut à droite.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de facture qui vous convient :
Facture d’acompte, pour... un acompte ;
Facture intermédiaire, pour un paiement intermédiaire ou une facture d’avancement ;
Facture de solde, pour le montant restant à facturer. (Cela dit, la création de facture de solde ne s’active que s’il existe au moins une facture d’acompte ou intermédiaire.)
Vous êtes redirigé dans l’éditeur de factures. À droite, la section Facturer en plusieurs fois est activée. Paramétrez alors votre facture comme vous le souhaitez en indiquant :
La date d'échéance ;
Le pourcentage du total OU le montant du paiement de la facture intermédiaire (si vous renseignez le pourcentage du total, le montant se calculera automatiquement et inversement) ;
L’affichage ou non du détail des lignes sur votre facture une fois finalisée (en cliquant sur Aperçu vous pourrez vérifier la configuration finale de votre facture).
Une fois votre facture enregistrée en brouillon ou finalisée, retrouvez-là dans les Documents liés à votre devis (en haut à droite du volet latéral).
C'est tout bon ! La facture de solde finalisée, le statut du devis bascule automatiquement vers Facturé.
⚠️ Vous ne pouvez sauvegarder qu’un seul brouillon par devis.
Finalisez votre facture d’acompte et créez le brouillon de facture de solde avant de répéter l'opération sur plusieurs factures intermédiaires ou d'acompte que vous souhaitez préparer en avance.
✍️ Vous pouvez ajouter autant de paiements partiels que vous le souhaitez pour régler le devis. Le pourcentage et le montant de la facture de solde (facture du reste à payer) se mettent à jour en fonction des factures partielles générées.
Exemple : pour une facture d’acompte de 10% + une de 20%, une facture intermédiaire de 15% et le solde (ou reste à payer) de la facture de solde est de 55%.
💡 Des ajustements doivent être effectués par rapport au devis initial ? Vous pouvez modifier vos produits au fur et à mesure de votre facturation et les calculs se mettront à jour automatiquement !
Accédez à vos factures d'acompte et intermédiaires
Toujours dans le module Ventes de Pennylane, cliquez sur le devis ou la facture de votre choix.
Dans le volet latéral qui s'affiche, allez à la section Documents liés.
Si les documents ne sont pas visibles, cliquez sur l'icône Afficher plus ↕️.
Cliquez ensuite sur le document que vous souhaitez consulter dans la liste.
💡 Vous pouvez également Ajouter ou délier des documents depuis l'encart Documents liés sur la droite de l'écran.
⚠️ Si une facture intermédiaire a été finalisée, elle ne pourra plus être modifiée.
Créer un avoir de facture d'acompte ou intermédiaire
Vous devez corriger une facture d’acompte et/ou intermédiaire avec un avoir ?
Retournez dans le devis concerné par votre facture.
Cliquez sur Convertir en facture en haut à droite.
Dans le menu déroulant, choisissez le type de facture correspondant.
Une fois dans l’éditeur de facture, allez à la section Facturer en plusieurs fois.
Renseignez la valeur à annuler. Soit :
Un pourcentage négatif ;
Un montant négatif.
Ne modifiez pas les lignes de facturation, car seul le montant de la facture importe.
Enregistrez ou finalisez votre facture d’avoir. Retrouvez-la désormais dans les Documents liés à votre devis (en haut à droite du volet latéral).
Continuez la facturation de votre devis au fur et à mesure de votre projet et, lors de la création de votre facture de solde, toutes les factures et avoirs précédents seront pris en compte : le calcul du montant restant à facturer sera automatisé !
Vous devez faire un avoir et le statut de votre devis est facturé ?
Sélectionnez la facture que vous souhaitez annuler à l’aide d’un avoir.
Cliquez sur Dupliquer.
Renseignez les valeurs négatives correspondantes.
Finalisez la facture.
Dans la section Documents liés, liez la nouvelle facture au devis et/ou à la facture concernée.
Vous devez faire un avoir pour votre facture de solde ?
Rendez-vous dans la vue Ventes.
Cliquez sur Nouvelle Facture.
Complétez tous les champs nécessaires pour annuler tout ou partie de votre facture de solde.