Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les plans Basique, Essentiel et Premium.
✍️ L’API publique de Pennylane ne prend pas en charge la création de factures d’acompte : si vous passez par l’API, cette fonctionnalité n’est pas disponible.
Pennylane permet de facturer un projet en plusieurs fois, via trois types de factures :
La facture d'acompte, émise avant le début des travaux ou d’une prestation. Cette avance est généralement de 20 à 50% du montant total de l’opération.
Les factures intermédiaires, émises en cours de projet pour demander un paiement partiel. Elles permettent d’étaler les paiements en plusieurs fois.
La facture de solde qui clôture le dossier et comprend le montant restant à payer.
Voici comment procéder.
✍️ Pennylane vous permet d'envoyer vos factures d'acomptes, intermédiaires ou de solde au format électronique, conformément aux cas d'usage numéro 20 et 21 définis par l'AFNOR.
🎓 Montez rapidement en compétence sur la facturation en plusieurs fois avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
Émettre les factures d'acompte, intermédiaires et de solde
✍️ La création de factures d’acompte, intermédiaires ou de solde doit obligatoirement passer d’abord par la création d’un devis dans Pennylane.
Établir le devis
Depuis l’interface GESTION, accédez au menu Ventes, puis cliquez sur Nouveau devis.
Renseignez l’ensemble des prestations, leur montant total et les conditions de paiement.
Cliquez sur Enregistrer.
Créer une facture d’acompte (facultatif)
Vous pouvez ne pas avoir besoin de facture d’acompte, et avoir uniquement besoin de factures intermédiaires. C’est tout à fait possible. Dans ce cas, passez directement à l’étape suivante "Créer une ou plusieurs factures intermédiaires".
Depuis le menu Ventes, ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Convertir en, puis sélectionnez Facture d’acompte.
Dans la section Facturer en plusieurs fois, indiquez le pourcentage d’avancement ou le montant à facturer.
Pennylane calcule automatiquement le montant correspondant, le cumul des factures précédentes et le solde restant à facturer.
Renseignez la date d’échéance et choisissez d’afficher ou non le détail des lignes.
Cliquez sur Aperçu PDF pour vérifier la facture, puis enregistrez-la en brouillon ou finalisez-la.
Une fois créée, la facture apparaît dans la section Documents liés du devis.
Pour l’envoyer via la plateforme agréée Pennylane et notifier votre client par e-mail, cliquez sur Envoyer électroniquement.
Une fois votre facture enregistrée en brouillon ou finalisée, retrouvez-là dans les Documents liés à votre devis (en haut à droite du volet latéral).
Envoyez la facture. En cliquant sur Envoyer électroniquement, vous pouvez envoyer la facture via la plateforme agréée Pennylane, tout en notifiant votre client par e-mail.
⚠️ En finalisant la facture d’acompte, le devis passe au statut Accepté et ne peut plus être modifié.
Créer une ou plusieurs factures intermédiaires
Répétez les opérations ci-dessus pour chaque paiement intermédiaire (ou d’avancement) prévu, en convertissant à chaque fois le devis en Facture intermédiaire.
Clôturer avec la facture de solde
Une fois que vous avez émis au moins une facture d'acompte ou intermédiaire, vous pouvez créer la facture de solde pour facturer le montant restant. Pour cela, suivez toujours les mêmes étapes, et convertissez cette fois le devis en Facture de solde.
Une fois la facture de solde finalisée, le devis passe automatiquement en statut Facturé.
✍️ Le pourcentage et le montant de la facture de solde (facture du reste à payer) se mettent à jour en fonction des factures partielles générées.
Exemple : pour une facture d’acompte de 20% et deux factures intermédiaires de 15% chacune, le solde (ou reste à payer) de la facture de solde est de 55%. Ce montant sera automatiquement mis à jour.
⚠️ Vous ne pouvez sauvegarder qu’un seul brouillon par devis.
Gérer vos factures d’acompte, intermédiaires, et de solde
Pour retrouver toute la facturation d’avancement ou en plusieurs fois d’un dossier, allez sur le devis ou la facture partielle concernée et consultez la section Documents liés sur la droite (si les documents ne sont pas visibles, cliquez sur l'icône Afficher plus ↕️).
💡 Vous pouvez également Ajouter ou délier des documents depuis l'encart Documents liés sur la droite de l'écran.
Créer un avoir de facture d'acompte ou intermédiaire, ou de solde
Si vous avez besoin d’annuler ou de modifier une facture d’acompte, intermédiaire ou de solde, une fois finalisée, vous aurez besoin de créer un avoir pour cela.
📖 Consultez notre article dédié : Créer un avoir de facture d'acompte ou intermédiaire.
Questions fréquentes
Je n'ai pas l'option pour créer une facture de solde, pourquoi ?
Je n'ai pas l'option pour créer une facture de solde, pourquoi ?
Vérifiez que vous avez bien émis au moins une facture d'acompte ou intermédiaire auparavant pour le même devis, et que celle-ci est bien liée à ce devis (visible dans Documents liés).
J’ai besoin de modifier le devis mais comme il est facturé, je ne peux pas. Que faire ?
J’ai besoin de modifier le devis mais comme il est facturé, je ne peux pas. Que faire ?
Un devis partiellement ou totalement facturé n'est plus modifiable. Seules les factures peuvent être ajustées. Vous pouvez par exemple modifier vos produits au fur et à mesure de votre facturation et les calculs se mettront à jour automatiquement !
Comment gérer une facturation en plusieurs fois, à l'avancement d'un projet ?
Comment gérer une facturation en plusieurs fois, à l'avancement d'un projet ?
Établissez un devis global, puis émettez les factures au fur et à mesure :
une facture d'acompte avant le début des travaux (si souhaité)
des factures intermédiaires à chaque jalon important
la facture de solde pour les sommes restant dues en fin de projet.
Toutes ces factures doivent être créées depuis le devis initial, en le convertissant au fur et à mesure en facture d'acompte, intermédiaire et solde. C’est idéal si vous voulez créer des factures d’avancement ou des factures de situation.