🎓 Montez rapidement en compétence (et en confiance) sur la facturation électronique avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
📖 Découvrez comment envoyer et faire signer les mandats à vos clients en regardant cette minute tuto.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, vos clients ont la possibilité de vous déléguer la désignation de leur plateforme agréée. Vous pouvez obtenir leur consentement par un avenant à votre lettre de mission ou par un mandat de désignation, qu’ils devront retourner signé.
✍️ Anticiper la réforme de la facturation électronique
D’ici au 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront avoir désigné leur plateforme agréée (PA, anciennement PDP) pour être en mesure de recevoir leurs factures électroniques.
L’administration fiscale a annoncé la mise en place de sanctions progressives pour les entreprises qui ne seront pas prêtes à cette date, ainsi que des pénalités pour les factures non conformes.
💡 En obtenant dès maintenant le mandat de désignation de vos clients, vous les aidez à se mettre en conformité avant les échéances et à éviter toute difficulté liée à la transition.
Télécharger le mandat de désignation
Il existe plusieurs façons de télécharger le modèle de mandat régulier (pré-rempli ou vierge) :
Modèle pré-rempli : depuis l'Espace cabinet, allez dans le menu Entreprises. Cliquez sur le module Déploiement PA puis sur le client de votre choix pour télécharger le modèle pré-rempli à son nom.
Modèle vierge :
Depuis le module Déploiement PA, rendez-vous sur le bouton Paramètres en haut à droite de l’écran. Puis, sur le bouton Télécharger pour obtenir un modèle vierge.
Remplissez le modèle vierge avec vos informations et celles de votre client, puis envoyez-lui le mandat de désignation pour obtenir son consentement.
💡Toute personne ayant le rôle d’administrateur sur Pennylane peut télécharger et envoyer le mandat de désignation d’une PA.
Envoyer le mandat de désignation avec Pennylane
Vous pouvez envoyer le mandat de désignation (pré-rempli) à votre client pour signature électronique directement depuis Pennylane.
Depuis votre Espace Cabinet, rendez-vous sur le menu Entreprises et cliquez sur le module Déploiement PA.
Sélectionnez la ligne de l’entreprise concernée.
Complétez les informations de votre client.
Cliquez sur le bouton Envoyer le mandat.
Sélectionnez le signataire du cabinet et indiquez si vous souhaitez qu’il soit en copie de l’e-mail ou non.
💡 Il est possible de sélectionner au préalable qui sera le signataire des mandats : l’expert-comptable associé au dossier ou un collaborateur du cabinet. Dans le module Déploiement PA, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite de l’écran et faites votre choix.
Cliquez sur Envoyer le mandat.
✍️ L’envoi de plusieurs mandats d’un seul coup est possible. Pour cela, cliquez sur le filtre Statut PA, puis cochez À activer. Sélectionnez les différents dossiers et cliquez sur Envoyer le mandat.
📖 Une fois le mandat signé, consultez notre article Désignez Pennylane comme PA pour vos clients.
Ajouter manuellement un mandat signé
Rendez-vous dans le menu Entreprises de votre Espace Cabinet, puis sur le module Déploiement PA.
Cliquez sur la ligne du dossier concerné.
Dans le panneau latéral qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter pour importer votre document ou glissez votre document.
Une fois le mandat importé, le statut est automatiquement mis à jour et passe à Signer. Le mandat est disponible en aperçu dans le panneau latéral.
⚠️ Pennylane ne vérifie pas le contenu du document. Cela relève de votre responsabilité.
Suivre les relances automatiques de signature de mandat
Pennylane envoie automatiquement des rappels par e-mail à vos clients pour qu'ils signent leurs mandats de prélèvement automatique.
Comprendre le fonctionnent les relances automatiques
Vos clients reçoivent automatiquement des rappels par e-mail pour signer leur mandat aux échéances suivantes :
2 jours ouvrés après l'envoi initial
5 jours ouvrés après l'envoi initial
10 jours ouvrés après l'envoi initial
20 jours ouvrés après l'envoi initial
Si le mandat expire au bout de 60 jours sans avoir été signé, le cycle de relances redémarre automatiquement avec la même fréquence. Les relances s'arrêtent définitivement si le mandat n'est toujours pas signé après ce second cycle.
⚠️ Certains de vos clients ne recevront pas ces relances automatiques s'ils se sont désabonnés des e-mails de rappel Pennylane ou ont décoché l'option "actions à réaliser" dans leurs paramètres de communication.
Consulter l'historique et la prochaine relance
Pour suivre les relances envoyées à un client :
Allez dans le module Déploiement et suivi PA.
Depuis le tableau de bord ou la vue liste, cliquez sur le client concerné.
Une fenêtre s'ouvre sur la droite de votre écran.
Vous y trouvez :
les dates auxquelles les relances passées ont été envoyées,
la date d'envoi de la prochaine relance programmée.
💡 Une bannière d'information vous présente cette nouvelle fonctionnalité directement dans Déploiement et suivi PA ainsi que lors de l'envoi d'un mandat.
Supprimer et corriger un mandat
En cas de corrections d’informations sur un mandat, il est possible de le supprimer même s'il a été envoyé ou s'il est déjà signé.
Depuis votre Espace Cabinet, allez dans le menu Entreprises et cliquez sur le module Déploiement PA.
Sélectionnez la ligne de l’entreprise concernée.
Cliquez sur l’icône poubelle. Puis, validez la suppression.
✍️ Pour renvoyer le mandat, corrigez toutes les informations utiles. Puis, cliquez sur Envoyer le mandat.
💡La suppression en masse est disponible. Pour cela, sélectionnez les différents dossiers et cliquez sur le bouton Supprimer les mandats (situé en bas de votre écran).
Traiter un mandat expiré
Vos clients disposent d’un délai non plus de 15 jours, mais de 60 jours pour signer le mandat de désignation.
⚠️ Les mandats envoyés avant le 8 juillet 2025 ont une date butoir de 15 jours.
Pour renvoyer un nouveau mandat, suivez les étapes suivantes :
Rendez-vous dans le menu Entreprises de votre Espace Cabinet, puis cliquez sur le module Déploiement PA.
Dans le filtre Statut Mandat, cochez Expiré.
Renvoyez un nouveau mandat.
Un bandeau indiquant le nombre de mandats expirés s’affiche en haut du tableau. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton Renvoyer. Cela supprimera automatiquement les anciens mandats et en générera de nouveaux, qui seront envoyés en masse.
📖 Consultez notre article Désignez Pennylane comme PA pour vos clients. Retrouvez toutes les informations liées à la réception de factures électroniques et au choix de sa PA dans notre article Se préparer à recevoir des factures électroniques avec Pennylane.