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📖 Découvrez comment envoyer et faire signer les mandats à vos clients en regardant cette minute tuto.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, vos clients ont la possibilité de vous déléguer la désignation de leur plateforme agréée. Vous pouvez obtenir leur consentement par un avenant à votre lettre de mission ou par un mandat de désignation, qu'ils devront retourner signé.
✍️ Le mandat signé est indispensable pour demander la portabilité d'un dossier déjà activé sur une autre plateforme agréée. Sans mandat signé, vous ne pouvez pas initier la demande depuis le module Déploiement PA. Une fois le mandat disponible, vous pourrez initier la portabilité depuis la modale dédiée ou avec le filtre Statut PA > Activée (autre plateforme).
📖 Pour suivre toutes les étapes de la demande et comprendre les statuts Portabilité en cours, Activée sur Pennylane et En litige, consultez l'article Désigner Pennylane comme plateforme agréée pour vos clients.
Anticiper la réforme de la facturation électronique
D'ici au 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront avoir désigné leur plateforme agréée (PA) pour être en mesure de recevoir leurs factures électroniques.
L'administration fiscale a annoncé des sanctions progressives pour les entreprises qui ne seront pas prêtes à cette date, ainsi que des pénalités pour les factures non conformes.
💡 En obtenant dès maintenant le mandat de désignation de vos clients, vous les aidez à se mettre en conformité avant les échéances et à éviter toute difficulté liée à la transition.
Télécharger le mandat de désignation
Il existe plusieurs façons de télécharger le modèle de mandat régulier (pré-rempli ou vierge) :
Modèle pré-rempli : depuis l'Espace cabinet, allez dans le menu CRM. Cliquez sur le module Déploiement PA puis sur le client de votre choix pour télécharger le modèle pré-rempli à son nom.
Modèle vierge :
Depuis le module Déploiement PA, rendez-vous sur le bouton Paramètres en haut à droite de l'écran. Puis, sur le bouton Télécharger pour obtenir un modèle vierge.
Remplissez le modèle vierge avec vos informations et celles de votre client, puis envoyez-lui le mandat de désignation pour obtenir son consentement.
💡Toute personne ayant le rôle d'administrateur sur Pennylane peut télécharger et envoyer le mandat de désignation d'une PA.
Envoyer le mandat de désignation avec Pennylane
Vous pouvez envoyer le mandat de désignation (pré-rempli) à votre client pour signature électronique directement depuis Pennylane.
Depuis votre Espace Cabinet, rendez-vous sur le menu CRM et cliquez sur le module Déploiement PA.
Sélectionnez la ligne de l'entreprise concernée.
Complétez les informations de votre client.
Cliquez sur le bouton Envoyer le mandat.
Sélectionnez le signataire du cabinet et indiquez si vous souhaitez qu'il soit en copie de l'e-mail ou non.
💡 Il est possible de sélectionner au préalable qui sera le signataire des mandats : l'expert-comptable associé au dossier ou un collaborateur du cabinet. Dans le module Déploiement PA, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite de l'écran et faites votre choix.
Cliquez sur Envoyer le mandat.
ℹ️ Le code de validation nécessaire à la signature du mandat peut être envoyé sur un numéro de téléphone français ou étranger. Pour un numéro étranger, renseignez-le au format international avec l'indicatif du pays.
✍️ Que faire si l'adresse de l'entreprise affichée sur la demande de signature est obsolète ? L'adresse affichée dans la demande de signature provient des informations enregistrées côté logiciel comptable, et non directement du RCS en temps réel. Si cette adresse n'est plus à jour, le client doit, en principe, transmettre à son expert-comptable un KBIS récent afin que ce dernier corrige l'information dans son outil (Pennylane ou autre), puis renvoie une nouvelle demande de signature conforme.
✍️ L'envoi de plusieurs mandats d'un seul coup est possible. Pour cela, cliquez sur le filtre Statut PA, puis cochez À activer. Sélectionnez les différents dossiers et cliquez sur Envoyer le mandat.
💡L'envoi du mandat et sa signature électronique depuis Pennylane n'entraînent aucun coût supplémentaire. L'adhésion à la PA Pennylane est comprise dans votre abonnement.
📖 Une fois le mandat signé, consultez notre article Désignez Pennylane comme PA pour vos clients.
Ajouter manuellement un mandat signé
Il n'est pas nécessaire de faire signer un nouveau mandat dans Pennylane si votre client a déjà signé un mandat régulier en dehors de la plateforme.
Rendez-vous dans le menu CRM de votre Espace Cabinet, puis sur le module Déploiement PA.
Cliquez sur la ligne du dossier concerné.
Dans le panneau latéral qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter pour importer votre document ou glissez votre document.
Une fois le mandat importé, le statut est automatiquement mis à jour et passe à Signer. Le mandat est disponible en aperçu dans le panneau latéral.
⚠️ Pennylane ne vérifie pas le contenu du document. Cela relève de votre responsabilité. Vérifiez notamment l'identité de l'entreprise, l'identité du signataire, son pouvoir de représentation et la portée du mandat.
Après avoir importé les mandats, désignez Pennylane pour un ou plusieurs clients depuis le module Déploiement PA.
📖 Suivez la procédure détaillée dans l'article Désigner Pennylane comme plateforme agréée pour vos clients.
Suivre les relances automatiques de signature de mandat
Pennylane envoie automatiquement des rappels par e-mail à vos clients tant qu'ils n'ont pas signé leur mandat de désignation, jusqu'à expiration de celui-ci.
Pour consulter l'historique des relances, corriger ou supprimer un mandat, ou renvoyer un mandat expiré, consultez l'article dédié Suivre, corriger et renouveler les mandats de désignation.
📖 Retrouvez toutes les informations liées à la réception de factures électroniques et au choix de sa PA dans notre article Se préparer à recevoir des factures électroniques avec Pennylane.