Dans Pennylane, archiver et supprimer une facture sont deux actions à distinguer.
Archiver une facture : vous retirez la facture de votre vue principale de Pennylane mais conservez toutes les données pour des besoins de conformité ou d'audit futurs. Bonus : une facture archivée peut être restaurée.
💡 Si vous importez par erreur un document qui n'est pas utile sur Pennylane, vous pouvez l’archiver pour avoir une vue propre.
Supprimer une facture : vous retirez définitivement la facture de Pennylane, si la facture n'a pas besoin d'être utilisée à l'avenir. Cette action est irréversible.
💡 Vous voulez plutôt modifier votre facture ou l’annuler ? Dans ce cas, créez un avoir. Pour ce faire, consultez nos articles Modifier ou annuler une facture client et Créer un avoir.
Archiver une facture client
Cochez la ou les factures de votre choix.
Cliquez sur la corbeille rouge (archiver) qui apparaît en bas.
Le tour est joué !
✍️ Retrouvez les factures archivées dans l'onglet Tout du module Factures clients. Cliquez sur le filtre Statut et cochez Archivé avant de valider.
Supprimer une facture client
⚠️ La suppression doit toujours rester votre dernier recours.
Vous pouvez supprimer une facture sous certaines conditions seulement :
Factures éditées sur Pennylane
Vous avez la possibilité de supprimer une facture éditée sur Pennylane si :
Cette facture n'a pas été envoyée par e-mail à un client (ou à vous-même - le système n’aimera pas ça non plus) ;
Elle n'a pas été marquée comme Encaissée ;
Il s'agit de la dernière facture que vous avez créée sur Pennylane.
💡 Si la facture que vous souhaitez supprimer ne rassemble pas les critères ci-dessus, alors il faut créer une facture d'avoir pour l'annuler. Trouvez toutes les informations dans nos articles Modifier ou annuler une facture client et Créer un avoir.
Factures importées sur Pennylane
Vous pouvez supprimer une facture importée si elle n'est pas marquée comme Encaissée.
Effectuer la suppression
⚠️ Pour supprimer définitivement une facture, celle-ci doit avoir été archivée en amont. (Voyez ça comme une mesure de sécurité pour vous éviter de supprimer pour toujours une facture et le regretter ensuite)
Allez dans l’onglet Factures clients (menu Ventes).
Affichez uniquement les factures archivées en sélectionnant Archivé dans le filtre Statut.
Cochez la facture archivée que vous souhaitez supprimer, et cliquez à nouveau sur la corbeille rouge qui s’affiche en bas pour la supprimer définitivement.
📖 Si vous souhaitez supprimer un avoir, vous devez le lier à une facture du même montant (positif). Consultez notre article Annuler un avoir pour en savoir plus.
Restaurer une facture archivée
Allez dans vos factures archivées.
Cochez la facture de votre choix.
Cliquez sur l'icône Restaurer à côté de la corbeille rouge.
Le tour est joué !
✍️ Si vous recevez le message Facture(s) non restaurée(s) dans Pennylane, cela signifie que le désarchivage va entraîner une discontinuité dans la numérotation de vos factures. Cela n'est malheureusement pas possible d'un point de vue légal. Vous pouvez consultez notre article Numéroter les factures pour en savoir plus.
Retrouver un avoir archivé
Si un avoir a été archivé, vous pouvez le retrouver depuis la facture en document lié, ou dans le menu Ventes grâce au numéro d'avoir.