📖 Vous êtes ici à la deuxième étape du paramétrage de la gestion interne. Consultez les premières étapes dans l’article Migrer les données de votre cabinet sur Pennylane et retrouvez toutes les étapes dans notre article Découvrir la gestion interne.
Téléchargez le guide explicatif pour migrer votre gestion interne sur Pennylane, disponible sur la bibliothèque de ressources.
Vous avez importé votre FEC et votre base client dans le dossier de votre cabinet, cela dit, la gestion interne n'est pas encore activée. Découvrez ci-dessous comment la démarrer !
Lier la gestion interne au dossier du cabinet
1. Dans l'espace cabinet, allez dans le module Paramètres > Informations générales
2. Sélectionnez l’entité facturante à l’endroit dédié tout en haut de la page.
3. Un encart apparaît à l’écran, vous proposant d’ajouter vos clients aux dossier de votre cabinet. Nous vous recommandons vivement de cliquer sur le bouton Créer mes clients afin de vous assurer que chaque dossier client de votre cabinet est bien renseigné dans votre base client.
✍️ Les SIREN renseignés dans votre base clients permettent d’identifier et de bloquer les potentiels doublons.
Une fois ce lien établi, tout dossier ajouté à Pennylane créera automatiquement le client dans votre entité facturante. C’est un bon moyen de n’oublier personne à facturer !
⚠️ Lorsqu'un client n’a pas de SIREN renseigné (ou a un SIREN différent de celui qui est ajouté, par exemple un SIRET), un doublon sera créé pour chaque dossier ajouté.
Rendre un dossier confidentiel
Si le dossier du cabinet (ou tout autre dossier client) n’a pas vocation à être partagé avec l’ensemble de vos collaborateurs, vous pouvez choisir les accès et protéger ses données.
Dans le menu Entreprises, tapez le nom de votre cabinet dans le champ Rechercher une entreprise.
Lorsque votre cabinet apparaît dans la liste, déplacez votre curseur sur sa ligne qui se grise alors un peu.
Au bout de cette même ligne, cliquez sur le bouton Gérez le dossier client.
Dans le volet qui s’affiche sur la droite, allez dans l’onglet Infos entreprise.
Cochez l’option Entreprise confidentielle dans l’encadré gris du même nom.
Cliquez enfin sur Appliquer les changements pour confirmer.
Ajouter un dossier ou un utilisateur (client ou collaborateur)
Depuis la page Entreprises ou Utilisateurs, cliquez sur Nouveau puis sélectionnez :
Dossier pour créer une entreprise sur Pennylane et inviter votre client
Utilisateur entreprise pour inviter un utilisateur supplémentaire sur un dossier déjà créé sur Pennylane
Prospect pour créer un prospect
Comptable pour inviter un collaborateur de votre cabinet sur Pennylane.
✍️ Ajoutez vos collaborateurs à la fois en tant que Comptable et tant qu’Utilisateur entreprise (employé, gestionnaire de facturation, etc) du dossier de votre cabinet.
Exemple : Votre collaborateur comptable souhaite effectuer une note de frais pour son dernier déplacement. Il convient de l’ajouter en tant qu’employé dans le dossier de votre cabinet. Il cumulera donc deux rôles :
Collaborateur sur ses dossiers comptables,
Employé sur le dossier du cabinet.