Cet article s’adresse aux personnes qui traitent les factures fournisseurs (comptabilité fournisseurs, direction administrative et financière). Il explique comment contrôler une facture rattachée à un bon de commande, qualifier chaque ligne et conserver une trace des écarts.
Prérequis
Le module des demandes d’achat doit être activé sur votre dossier (abonnements Premium et Premium internalisé).
Vous devez disposer des droits d’accès aux demandes d’achat.
Au moins un bon de commande doit être rattaché à la facture : sans rattachement, le bloc Vérification ne s’affiche pas. Pour le rattacher, ouvrez la facture, puis cliquez sur Actions > Documents > Lier un bon de commande, ou bien indiquez directement le numéro de bon de commande dans les détails de la facture.
Ouvrir la vérification d’une facture
Rendez-vous dans Achats > Factures fournisseurs.
Cliquez sur la facture concernée pour ouvrir son panneau latéral.
Dans le bloc Vérification, consultez la ligne Écart avec la commande. L’infobulle détaille les montants Commandé, Réceptionné et Facturé.
Cliquez sur Vérifier la facture.
ℹ️ Astuce : pour repérer les factures rattachées à un bon de commande, cliquez sur Personnaliser, activez la colonne N° de bon de commande, puis cliquez sur Appliquer.
Comparer les lignes et qualifier les écarts
Dans l’écran de vérification, comparez les panneaux Lignes de facture et Lignes de commande. Les lignes de facture qui présentent les mêmes valeurs que les lignes de commande sont déjà pré-rapprochées.
Pour chaque ligne restant À renseigner, attribuez le statut correspondant : Rapprochée, Partielle ou Anomalie.
Utilisez Ajouter un écart pour enregistrer une différence de montant sur une ligne : saisissez le montant dans la fenêtre Signaler un écart, puis cliquez sur Confirmer, ou Supprimer l’écart pour l’annuler.
Suivez le compteur de lignes complétées en bas de l’écran : le bouton Enregistrer reste inactif tant que toutes les lignes ne sont pas qualifiées ou que la somme des lignes de facture diffère du total de la facture. Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des lignes manuellement.
Cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer la vérification
Si des lignes présentent des différences avec le bon de commande, la fenêtre Enregistrer la vérification ? récapitule ces lignes, leur statut et l’écart constaté.
Renseignez le champ Commentaire (optionnel), par exemple « Ajustement de prix convenu avec le fournisseur ». Le commentaire est publié sur la facture avec la mention « [Vérification] ».
Cliquez sur Enregistrer pour valider, ou sur Retour pour revenir à la comparaison.
Une fois enregistrée, la vérification passe en lecture seule : le bloc Vérification propose alors Voir le détail, et vous pouvez rouvrir la saisie avec Éditer, depuis l’écran de vérification.
ℹ️ Lorsque plusieurs factures sont rattachées au même bon de commande, un bandeau vous le signale en haut de l’écran de vérification : les montants déjà facturés par les autres factures sont à prendre en compte dans votre contrôle.