Comment cet article peut-il vous aider ?
Vous pouvez être notifié par e-mail chaque fois qu'une nouvelle facture électronique arrive dans Pennylane, et choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir ces notifications. Cet article vous explique comment paramétrer cette option.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez recevoir vos factures électroniques via Pennylane (dans le cadre de la réforme de la facturation électronique) et disposer d'un accès administrateur aux factures d'achat (rôles Dirigeant/DAF, Comptable interne, Gestionnaire des achats ou Gestionnaire de facturation).
Activer et paramétrer la notification
Depuis vos paramètres personnels, ouvrez l'onglet Notifications et e-mails.
Dans la partie Résumés par e-mails, repérez le bloc Facture électronique.
La ligne Factures électroniques reçues correspond à la notification de réception : elle est active par défaut.
Utilisez l'interrupteur pour activer ou désactiver l'envoi de l'e-mail de nouvelle facture électronique.
Dans le menu Fréquence, choisissez le rythme d'envoi : Immédiatement, Jour, Semaine, 2 semaines ou Mois.
Si vous sélectionnez Semaine, choisissez également le jour d'envoi (de Lundi à Vendredi).
Vous recevrez toujours les e-mails envoyés directement par vos fournisseurs, même si vous désactivez ces notifications.
La notification est active par défaut, avec une fréquence immédiate.
Si vous avez choisi la fréquence Immédiatement, un e-mail dédié accompagne la toute première facture électronique reçue par votre entreprise, pour vous expliquer le contexte de la réforme.
Cette notification par e-mail est indépendante de la notification push mobile : chaque canal se paramètre séparément.
ℹ️ Si un fournisseur envoie également un e-mail pour prévenir de l'envoi d'une facture électronique, vous pourriez recevoir deux e-mails ; ce doublon ne peut pas être évité côté Pennylane.
Résoudre un problème de réception des notifications par e-mail
La réception d'une facture dans Pennylane et l'envoi de sa notification par e-mail sont deux opérations distinctes. Une facture peut donc être disponible dans Achats > Factures fournisseurs sans que vous ayez reçu de notification.
Si vous ne recevez pas les notifications attendues, effectuez les vérifications suivantes :
Vérifiez que votre rôle vous permet d'accéder aux factures d'achat.
Dans vos paramètres personnels, vérifiez que l'option Factures électroniques reçues est activée.
Consultez la fréquence d'envoi sélectionnée : certaines fréquences regroupent les notifications dans un récapitulatif envoyé ultérieurement.
Vérifiez l'adresse e-mail associée à votre compte Pennylane.
Consultez vos courriers indésirables et vérifiez qu'aucune règle de filtrage ne bloque ces messages.
Si la facture est disponible dans Pennylane mais que vous ne recevez toujours pas de notification après ces vérifications, contactez le support Pennylane en précisant votre adresse e-mail et la référence de la facture concernée.
Comprendre les fréquences d'envoi
Le choix de la fréquence détermine le moment où vous recevez l'e-mail :
Immédiatement : un e-mail à chaque nouvelle facture électronique reçue.
Jour : un résumé chaque jour ouvré.
Semaine : un résumé le jour de la semaine que vous avez choisi.
2 semaines : un résumé le 1er et le 15 du mois.
Mois : un résumé le premier jour ouvré du mois.