Cet article explique comment créer un champ personnalisé, le renseigner sur vos produits et le réutiliser dans vos documents de vente, vos exports et votre API. Il s’adresse aux dirigeants et aux collaborateurs qui gèrent le catalogue de produits et la facturation.
Prérequis
Les champs personnalisés sont actuellement en cours de déploiement progressif pour les entreprises disposant d’un plan Premium ou Premium internalisé.
Pour créer, modifier ou supprimer des champs personnalisés, vous devez disposer d’un accès à la configuration de l’entreprise. Cet accès est notamment disponible pour les rôles Dirigeant, Comptable interne, Comptable, Administrateur, Comptable toutes entreprises, Intégrateur, Administrateur intégrateur et Intégrateur toutes entreprises.
ℹ️ Le droit de renseigner un champ personnalisé dépend de l’accès à la page concernée. Par exemple, un utilisateur qui a accès aux fiches produits peut renseigner les champs disponibles sur les produits, sans nécessairement pouvoir modifier leur configuration.
Comprendre les champs personnalisés
Un champ personnalisé permet d’ajouter une information qui n’existe pas par défaut dans Pennylane, par exemple le poids d’un produit, sa taille ou un numéro de commande interne.
Vous pouvez créer des champs de type Texte, Chiffre, Date, Sélection unique ou Sélection multiple.
Les champs personnalisés sont actuellement disponibles pour les produits et les documents commerciaux.
ℹ️ À ce jour, vous pouvez créer des champs personnalisés pour vos produits et, si vous le souhaitez, les rendre disponibles sur les lignes de vos documents commerciaux.
Créer un champ personnalisé
Accédez à Paramètres entreprise > Champs personnalisés.
Cliquez sur Nouveau champ. Si vous n’avez encore créé aucun champ, cliquez sur Créer un champ personnalisé.
Dans l’étape Propriétés, renseignez le Nom du champ et sélectionnez son type :
Texte
Chiffre
Date
Sélection unique
Sélection multiple
Pour un champ de sélection, renseignez le contenu de la liste déroulante.
Dans l’étape Affichage, sélectionnez Fiche produit pour renseigner la valeur du champ sur vos produits.
Fiche produit, pour renseigner sa valeur sur les produits ;
Documents commerciaux > Lignes de facture, pour reprendre sa valeur sur les lignes des devis et factures.
Si vous souhaitez reprendre cette valeur sur les devis et les factures, sélectionnez également Documents commerciaux > Lignes de facture.
Enregistrez le champ.
Le champ devient disponible sur les fiches produits et, si vous avez sélectionné cet emplacement, sur les lignes de vos documents commerciaux.
Utiliser vos champs personnalisés sur vos documents de vente
Lorsqu’un champ est disponible à la fois sur la Fiche produit et dans les Documents commerciaux > Lignes de facture, sa valeur est automatiquement reprise sur la ligne du devis ou de la facture lorsque vous ajoutez le produit.
Sinon, la valeur reste renseignée uniquement sur la fiche produit.
Retrouver vos champs personnalisés dans vos listes et vos exports
Dans la liste des produits : affichez les champs personnalisés comme colonnes et utilisez-les, selon leur type, pour trier ou filtrer votre catalogue.
Dans vos imports et exports : les valeurs de vos champs personnalisés sont exportées avec vos produits et peuvent être mises à jour lors d’un import.
Dans l’API : les champs personnalisés et leurs valeurs sont disponibles dans l’API.
Modifier un champ personnalisé
Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres.
Ouvrez la rubrique consacrée aux champs personnalisés.
Sélectionnez le champ à modifier, puis ajustez son nom ou ses options.
Enregistrez vos modifications.
Supprimer un champ personnalisé
Accédez à Paramètres entreprise > Champs personnalisés.
Sélectionnez le champ à supprimer.
Cliquez sur Supprimer, puis confirmez l’action.
⚠️ La suppression est irréversible. Elle supprime le champ et les valeurs associées renseignées sur les produits. Les valeurs déjà présentes sur des documents commerciaux existants sont conservées.
Évolutions prévues
Pennylane prévoit d’étendre progressivement les champs personnalisés :
création de champs directement sur les documents commerciaux, avec un lien possible vers les champs optionnels de la facturation électronique ;
disponibilité de champs personnalisés sur les fiches clients ;
disponibilité dans les fonctionnalités comptables.
Lors d’une prochaine évolution, les entreprises à partir du plan Basique pourront créer jusqu’à trois champs personnalisés directement sur les documents commerciaux. Les champs illimités et les champs personnalisés appliqués aux produits resteront réservés aux plans Premium.