Après avoir configuré l’intégration entre HubSpot et Pennylane, accédez à vos données de facturation et modifiez-les directement depuis votre espace HubSpot. Les procédures qui suivent décrivent les actions rendues possibles par l’intégration.
À propos des différents éditeurs de devis disponibles
Depuis une même transaction HubSpot (CRM > Transactions), vous pouvez créer des devis de deux manières différentes. Le choix que vous faites au moment de la création de vos devis a une incidence sur les factures qui découlent de vos devis.
Pour la création de vos devis, vous avez le choix entre :
Créer vos devis avec l’éditeur de devis d’HubSpot (section Devis dans le menu latéral droit). Si vous créez vos devis avec HubSpot, vous pouvez ensuite convertir vos devis en factures Pennylane directement depuis HubSpot (section Pennylane - Facture dans le menu latéral droit).
Si c'est votre cas, lisez la section Si vous créez vos devis avec Hubspot (depuis Hubspot).
Créer votre devis avec l’éditeur de Pennylane depuis HubSpot (section Pennylane - Devis à droite). Si vous créez vos devis avec Pennylane, vous pouvez ensuite facturer en un clic depuis HubSpot (votre facture apparaît alors dans Pennylane - Factures à droite) ou convertir votre devis en facture dans Pennylane (en passant par votre espace Pennylane).
Si c'est plutôt votre cas, lisez la section Si vous créez vos devis avec Pennylane (depuis Hubspot).
Suivre vos factures, devis et abonnements Pennylane dans HubSpot
Pour suivre vos factures, devis et abonnements Pennylane depuis HubSpot, vous devez commencer par associer vos clients Pennylane à vos contacts HubSpot. Une fois cette association effectuée, les factures liées à vos contacts HubSpot apparaîtront sur leur fiche dans HubSpot.
Associer un contact HubSpot à un client Pennylane (depuis HubSpot)
Si vos contacts HubSpot sont aussi enregistrés sur votre espace Pennylane en tant que clients, vous avez peut-être envie que les ventes liées à vos clients Pennylane apparaissent sur leur fiche HubSpot. C’est possible, à condition d’établir une équivalence entre un contact HubSpot et un client Pennylane en liant le premier au second.
Pour lier un contact HubSpot à un client Pennylane :
Accédez à CRM > Contacts ou Entreprises et cliquez sur le contact HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures ou Pennylane - Devis.
Cliquez sur Actions puis sur Associer un client. La liste de vos clients Pennylane apparaît.
Recherchez le client Pennylane à synchroniser et cliquez sur son nom pour le sélectionner.
Votre contact HubSpot est désormais associé au le client Pennylane que vous venez de choisir. Cette opération est réversible. Pour casser le lien entre un contact HubSpot et un client Pennylane, cliquez sur Actions puis sur Dissocier le client.
Créer un client Pennylane depuis HubSpot
Si vous ne pouvez pas associer votre contact HubSpot à un client Pennylane, créez-le. Pour créer un client Pennylane sans quitter HubSpot :
Accédez à CRM > Contacts ou Entreprises et cliquez sur le contact HubSpot qui vous intéresse.
Dans le panneau latéral droit, accédez à la section Pennylane - Factures (ou Pennylane - Devis) et cliquez sur Créer un client.
Si besoin, complétez et vérifiez les informations du client. Les informations déjà saisies dans HubSpot sont utilisées pour pré-remplir le formulaire servant à créer le client dans Pennylane.
Cliquez sur Créer en bas à droite de la fenêtre.
Cliquez sur Fermer pour clore la fenêtre de confirmation.
Votre client a bien été créé dans Pennylane. Il vous sera proposé sur votre espace HubSpot si vous créez une nouvelle facture pour le même contact HubSpot ou la même entreprise HubSpot.
Vous pouvez aussi créer un client Pennylane depuis vos transactions HubSpot quand vous :
Cliquez sur Créer un devis dans la section Pennylane – Devis puis sur Créer un client si votre devis n’est pas déjà associé à un client.
Cliquez sur Créer une facture dans la section Pennylane – Factures puis sur Créer un client si votre devis n’est pas déjà associé à un client.
Associer un contact HubSpot à un client Pennylane (depuis Billy)
Vous pouvez voir et corriger les équivalences établies entre vos contacts/entreprises HubSpot et vos clients Pennylane. Pour en savoir plus, lisez notre article sur la réconciliation des clients.
Associer une facture ou un devis Pennylane à une transaction HubSpot
💡 Établir un lien entre un devis Pennylane et une transaction HubSpot n’est possible que si vous avez coché la case Associer les devis aux transactions à l’étape 3 de la configuration de l’intégration. Voir comment changer ce paramètre.
Pour lier une facture ou un devis Pennylane à une transaction HubSpot :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Naviguez jusqu’à l’encadré Pennylane - Devis (ou Pennylane - Factures).
Cliquez sur le lien Actions, puis sur Associer un devis (ou Associer une facture). Une fenêtre s’ouvre.
Sélectionnez le devis Pennylane (ou la facture Pennylane) à lier à votre transaction HubSpot et cliquez sur Associer puis sur Fermer.
💡 Si la facture Pennylane que vous souhaitez lier à votre transaction HubSpot ne vous est pas encore proposée, vous pouvez forcer la récupération de vos dernières factures Pennylane. Pour ce faire, cliquez sur Forcer la récupération depuis la fenêtre de sélection des factures Pennylane. Vos dernières factures Pennylane apparaissent alors en haut de la liste.
Le devis ou la facture sélectionnés sont associés à la transaction. Pour dissocier la facture (ou le devis) que vous venez de lier à votre transaction, cliquez sur le lien Actions correspondant à votre facture (ou votre devis) puis sur Dissocier.
✍️ Si vous annulez une facture Pennylane préalablement associée à une transaction HubSpot, alors l’avoir résultant de l’annulation sera lui aussi associé à la transaction HubSpot en question.
Si vous créez vos devis avec HubSpot (depuis HubSpot)
Créer un devis avec l’éditeur de devis d’HubSpot
Pour créer un devis en utilisant l’éditeur de devis d’HubSpot, suivez la procédure indiquée par HubSpot.
Créer une facture Pennylane depuis un devis ou des produits HubSpot
Vous pouvez créer des factures Pennylane (unitaires) directement depuis vos transactions HubSpot. Pour ce faire :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures puis cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez le devis ou les produits/services HubSpot à transformer en facture.
Dans le champ Client, sélectionnez le client Pennylane auquel la facture sera adressée, ou créez un nouveau client Pennylane depuis la fenêtre HubSpot et enregistrez-le. Si vous créez un client, les coordonnées que vous avez déjà saisies dans HubSpot seront utilisées pour pré-remplir le formulaire servant à créer votre client Pennylane.
Indiquez si la facture doit être enregistrée comme un brouillon (modifiable ultérieurement) ou si elle doit être finalisée dès sa création (non modifiable par la suite).
Cliquez sur Créer pour créer votre facture.
Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre de confirmation.
Votre facture est désormais visible dans l’encart Pennylane - Facture (menu latéral droit) et sur la page de l’entreprise associée à la facture. Vous pouvez maintenant suivre l’avancement de votre facture directement depuis HubSpot. Le statut du document est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
✍️ Si vous annulez une facture Pennylane préalablement créée depuis HubSpot, alors l’avoir résultant de l’annulation sera lui aussi associé à la transaction HubSpot en question.
Créer un plan de facturation Pennylane depuis un devis ou des produits HubSpot
Vous pouvez créer un plan de facturation (en plusieurs fois), directement depuis vos produits ou vos devis dans HubSpot. Pour ce faire :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures puis cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez le devis ou les produits/services HubSpot à transformer en plan de facturation.
Pour créer un plan de facturation, sélectionnez Facturer en plusieurs fois et définissez les échéances à venir.
Dans le champ Client, sélectionnez le client Pennylane auquel les factures seront adressées, ou créez un nouveau client Pennylane depuis la fenêtre HubSpot et enregistrez-le. Si vous créez un client, les coordonnées que vous avez déjà saisies dans HubSpot seront utilisées pour pré-remplir le formulaire servant à créer votre client Pennylane.
Indiquez si les factures doivent être enregistrées comme des brouillons (modifiables ultérieurement) ou si elles doivent être finalisées dès leur création (non modifiables par la suite).
Cliquez sur Créer pour créer votre plan de facturation.
Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre de confirmation.
Votre plan de facturation est désormais visible dans l’encart Pennylane - Facture (menu latéral droit) et sur la page de l’entreprise associée aux factures qui composent le plan. Vous pouvez maintenant suivre l’avancement de votre plan de facturation directement depuis HubSpot. Le statut des documents est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
Créer un abonnement Pennylane depuis des produits HubSpot
Vous pouvez créer des abonnements Pennylane directement depuis vos transactions HubSpot. Pour ce faire :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures.
Sélectionnez les produits/services HubSpot à transformer en abonnement. Si vos produits sont récurrents, l’abonnement sera automatiquement sélectionné à l’étape suivante.
Pour créer un abonnement, sélectionnez Abonnement.
Dans le champ Client, sélectionnez le client Pennylane à qui les factures seront adressées, ou créez un nouveau client Pennylane depuis la fenêtre HubSpot et enregistrez-le.
Dans le champ Durée, indiquez le nombre de cycles à facturer (et leur fréquence) ou sélectionnez Permanent pour indiquer que l’abonnement reste valable tant qu’il n’est pas annulé.
Dans le champ Méthode de paiement, indiquez le mode de paiement accepté pour le règlement de l’abonnement. Les encaissements par GoCardless sont possibles jusqu’à 5 000 € TTC par encaissement.
Cliquez sur Créer pour créer votre abonnement, puis sur Fermer.
Votre abonnement est désormais visible dans l’encart Pennylane - Factures (menu latéral droit) et sur la page de l’entreprise associée à l’abonnement. Vous pouvez maintenant suivre l’avancement de votre abonnement directement depuis HubSpot. Le statut du document est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
Si vous créez vos devis avec Pennylane (depuis HubSpot)
Créer un devis Pennylane à partir d’une transaction HubSpot
Pour créer un devis Pennylane depuis une transaction HubSpot :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler la liste du panneau latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Devis.
Faites défiler la liste des éventuels devis et cliquez sur Créer un devis.
Vérifiez les informations du devis, éditez-les si besoin et cliquez sur Créer le devis en haut à droite. Vous pouvez lier votre devis à un client existant ou en créer un nouveau depuis la page de création du devis. Si vous créez un client, les coordonnées que vous avez déjà saisies dans HubSpot seront utilisées pour pré-remplir le formulaire servant à créer votre client Pennylane.
Cliquez sur Fermer pour clore la fenêtre de confirmation.
Votre devis apparaît dans la section Pennylane - Devis. Pour transformer votre devis en facture, rendez-vous sur votre espace de travail Pennylane.
Convertir un devis Pennylane en facture ou abonnement Pennylane
💡 Pour convertir un devis Pennylane en facture Pennylane depuis HubSpot, votre devis ne doit pas être un brouillon, il ne doit pas avoir été transformé en facture et il ne doit pas avoir été refusé. Selon la nature de votre devis, ce dernier est converti en facture ou en abonnement, au statut brouillon dans les deux cas.
Depuis HubSpot, vous pouvez convertir un devis Pennylane en facture ou abonnement Pennylane. Pour ce faire :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler la liste du panneau latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Devis.
Survolez le devis qui vous intéresse puis cliquez sur Actions > Convertir en facture.
Votre devis est transformé en facture dans Pennylane. Rechargez la page de votre transaction HubSpot. Votre devis a désormais le statut Facturé et la facture correspondante apparaît dans la section Pennylane - Factures.
Autres actions possibles
Les actions suivantes sont possibles quelle que soit la méthode que vous utilisez pour créer vos devis dans HubSpot (via Pennylane ou HubSpot).
Envoyer une facture Pennylane par e-mail depuis HubSpot
Pour envoyer une facture Pennylane par e-mail sans quitter HubSpot :
Accédez à CRM > Transactions et cliquez sur la transaction HubSpot liée à la facture que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section intitulée Pennylane - Factures.
Cliquez sur le menu Actions correspondant à la facture de votre choix puis sur Envoyer par e-mail.
Vérifiez l’adresse e-mail de votre destinataire puis cliquez sur Envoyer.
Votre destinataire reçoit un e-mail aux couleurs de Pennylane, envoyé par Pennylane et contenant votre facture (PDF) en pièce jointe.
Configurer la correspondance des champs depuis HubSpot
Afin que des « choux » enregistrés sur HubSpot ne se transforment pas en « carottes » une fois synchronisés dans Pennylane, vous pouvez configurer vous-même la table d’équivalence utilisée par Billy pour garantir la cohérence des données entre HubSpot et Pennylane. Cette table vous permet par exemple de faire en sorte que le SIREN que vous saisissez dans HubSpot soit bien considéré comme un SIREN par Pennylane une fois une facture créée.
Voici les champs Pennylane que vous pouvez mapper sur des champs équivalents dans HubSpot:
Client
Client
SIREN de l’entreprise
N° TVA de l’entreprise
Identifiant unique du logiciel de facturation
Adresse e-mail de facturation
Référence
Remarques
Délai de paiement par défaut (paramètre à définir)
Facture
Facture
Champ libre
Titre du document
Numéro de commande
Langue par défaut d’une facture (paramètre à définir)
Mode de finalisation d’une facture par défaut (paramètre à définir)
Date de début de prestation
Date de fin de prestation
Mode de paiement d’un abonnement par défaut
Mode de finalisation d’un abonnement par défaut
TVA par défaut (paramètre à définir)
Compte comptable du produit
Mention spéciale
Pour établir ces correspondances de données :
Accédez à vos transactions sur HubSpot et cliquez sur l’une d’entre elles. N’importe laquelle.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section intitulée Pennylane - Factures.
Faites défiler les éventuelles factures et cliquez sur Configuration.
Configurez la correspondance de vos données entre HubSpot et Pennylane.
Les modifications apportées à votre table d’équivalence ne sont pas rétroactives. Elles ne s’appliqueront qu’à vos nouveaux clients, factures et abonnements. Notez que certains champs de données Pennylane ne peuvent accueillir que certains types de données. Par exemple, le champ Délai de paiement par défaut (Pennylane) ne peut être synchronisé qu’avec un champ HubSpot contenant des jours.
Actualiser ou finaliser une facture Pennylane depuis HubSpot
Quand vous créez une facture Pennylane depuis HubSpot, que ce soit à partir d’un devis HubSpot ou de produits/services enregistrés dans HubSpot, vous pouvez agir sur votre facture Pennylane sans quitter HubSpot.
Visualiser une facture Pennylane depuis HubSpot
Accédez en un clic à vos factures Pennylane, sur Pennylane, en partant de votre interface HubSpot. Idéal pour ne pas avoir à rechercher dans Pennylane la facture que vous avez sous les yeux dans votre interface HubSpot.
Pour arriver directement sur la bonne facture Pennylane en partant d’HubSpot :
Accédez à la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures.
Cliquez sur le titre de la facture qui vous intéresse.
Vous basculez sur votre espace Pennylane où votre facture s’affiche.
💡 Vous devez avoir un compte Pennylane pour accéder aux factures enregistrées sur Pennylane.
Finaliser une facture Pennylane depuis HubSpot
Finaliser une facture permet de transformer un brouillon de facture en facture finalisée.
Pour finaliser une facture :
Accédez à la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures.
Survolez le brouillon de facture qui vous intéresse, cliquez sur Actions puis sur Finaliser.
💡 Si vous souhaitez modifier votre brouillon de facture avant de le finaliser, vous devez le modifier sur Pennylane.
Actualiser une facture Pennylane depuis HubSpot
Actualiser une facture permet de récupérer la dernière version du statut de paiement de la facture ainsi que son statut de paiement. L’actualisation est possible sur les factures finalisées comme sur les brouillons de factures.
Pour actualiser une facture :
Accédez à la transaction HubSpot qui vous intéresse.
Faites défiler le menu latéral droit jusqu’à la section Pennylane - Factures.
Survolez la facture qui vous intéresse, cliquez sur Actions puis sur Actualiser.
💡 Vos factures sont actualisées automatiquement toutes les 24 heures. L’actualisation manuelle vous permet de forcer la mise à jour de vos données entre deux actualisations automatiques.
Afficher les cartes Pennylane sur l'interface d’HubSpot
Si vous ne voyez pas les cartes Pennylane sur votre interface HubSpot, suivez la procédure indiquée dans cet article d’aide, en l’adaptant comme suit :
Dans le menu Objets, sélectionnez Transactions, cliquez sur l’onglet Plus, puis sur Personnalisation des fiches d’information et cliquez sur la vue à modifier (Vue par défaut par exemple).
Après avoir cliqué sur Ajouter des cartes, vérifiez que les cases Pennylane sont bien cochées (au bas de la liste déroulante). Si ce n’est pas le cas, cochez-les.
Utiliser vos données de facturation dans des rapports et workflows (disponible en beta)
💡 Cette fonctionnalité est disponible en version beta (version de test) sur demande. Pour en bénéficier, écrivez à notre équipe support.
Si vous avez lié un contact HubSpot à un client Pennylane, ou si vous venez de créer une facture Pennylane à partir d’un devis HubSpot, vous pouvez exploiter vos données de facturation Pennylane dans vos rapports et dans vos workflows HubSpot. Voyez ça comme un moyen de visualiser et de mobiliser vos données de facturation sans quitter HubSpot.
Accédez au détail d’une transaction (CRM > Transactions) ou d’une entreprise (CRM > Entreprises) sur HubSpot.
Cliquez sur Actions puis sur Afficher toutes les propriétés.
Si une facture ou un client Pennylane est déjà lié à votre contact ou à votre entreprise HubSpot, un groupe de propriété intitulé Données de facturation Pennylane doit apparaître dans la liste des propriétés. Les données en question, issues de Pennylane, peuvent être exploitées dans HubSpot.
Exemples de rapports HubSpot à créer
En utilisant les données de facturation issues de Pennylane, vous pouvez créer les rapports suivants dans HubSpot :
Suivi de la facturation par transaction.
Suivi de la facturation par client.
Suivi de la facturation par commercial.
Liste des transactions ayant des retards de paiement.
Top CA/clients.
Top CA/commerciaux.
Exemples de workflows HubSpot à créer
Toujours à partir des données issues de Pennylane, vous pouvez créer les workflows suivants dans HubSpot :
Alerte journalière en cas de retard de paiement selon un montant défini.
Notification en cas de paiement d’un client.
Envoi des rapports hebdomadaires pour suivi de l’historique.
Étape suivante
Adapter la mise en page d’HubSpot en fonction de votre choix en matière de devis
Si vous ne touchez à rien, il est possible que vous ayez accès aux 4 modules suivants dans la barre latérale droite de votre espace HubSpot :
Devis
Factures
Pennylane - Devis
Pennylane - Factures
Selon le choix que vous avez fait en matière de création de devis, nous vous conseillons de masquer certains modules, pour éviter de vous emmêler les pinceaux entre les fonctionnalités propres à HubSpot et celles qui vous sont offertes par l’intégration avec Pennylane.
Pour masquer certains modules :
Connectez-vous à HubSpot.
Dans la barre située en haut de votre écran HubSpot, cliquez sur l’icône en forme de roue crantée (Paramètres).
Dans le second menu latéral gauche, accédez à Gestion des données > Objets > Transactions.
Accédez à l’onglet Personnalisation des fiches d’information puis cliquez sur Vue par défaut.
Dans la barre latérale droite, cliquez sur Ajouter des cartes.
Cochez ou décochez les cases correspondant aux modules que vous souhaitez afficher ou masquer.
Par exemple, si vous utilisez Pennylane pour créer vos devis et vos factures, vous pouvez masquer les modules de facturation et de création de devis d’HubSpot, dans la section Standard.