La fonctionnalité Archive vous permet de conserver une copie en lecture seule des dossiers qui quittent votre cabinet. Vous pouvez ainsi consulter les données d’un ancien dossier client depuis votre espace Pennylane, sans que le dossier reste actif dans votre portefeuille.
Cet article vous explique quand une archive est créée, qui peut y accéder, ce qu’il est possible d’y faire et les limites à connaître.
⚠️ Les archives sont des copies du dossier de votre ancien client en accès lecture seule. Elles ne sont pas des archives probantes au sens de la norme NF Z 42-013.
Comprendre les conditions de création d’une archive
Une archive est créée à chaque fois qu’un dossier quitte votre cabinet.
Cela concerne deux situations :
vous acceptez le transfert du dossier vers un autre cabinet présent sur Pennylane, que ce transfert soit immédiat ou après une période de cohabitation ;
vous supprimez un dossier de votre portefeuille.
L’archive est créée juste avant que le dossier soit effectivement retiré de votre cabinet :
à la fin du délai de 30 jours, dans le cadre d’une suppression de dossier ;
juste avant le transfert ou le détachement, dans le cadre d’un transfert vers un autre cabinet.
L’archive est ensuite rattachée au cabinet qui possédait le dossier avant son départ.
Accéder aux dossiers archivés
Les dossiers archivés peuvent être consultés par :
les administrateurs du cabinet ;
les collaborateurs ayant accès à tous les dossiers du cabinet.
Il n’est pas possible d’affecter un collaborateur à une archive en particulier.
Votre client n’a jamais accès à l’archive créée sur l’espace de votre cabinet.
Accéder à un dossier archivé
Pour consulter vos dossiers archivés :
Dans le menu de navigation, cliquez sur Production.
Rendez-vous dans la section Gestion des dossiers.
Accédez aux dossiers archivés, sous les demandes de transfert.
Recherchez le dossier archivé souhaité.
Vous pouvez retrouver un dossier archivé :
en filtrant par date de création de l’archive ;
en recherchant le nom de l’entreprise ;
en recherchant son numéro SIREN.
Comprendre ce qu’est une archive
Une archive est une copie du dossier au moment où il quitte votre cabinet.
Elle vous permet de retrouver les informations nécessaires à la consultation de l’historique du dossier, par exemple les données comptables, les documents et les éléments déjà produits avant son départ.
L’archive est en lecture seule : elle sert à consulter et exporter des données, pas à continuer la production comptable ou la gestion du dossier.
Ce que vous pouvez faire depuis une archive
Depuis une archive, vous pouvez consulter les données du dossier et exporter les éléments qui étaient déjà exportables depuis le dossier actif.
Par exemple, vous pouvez exporter des documents depuis la GED ou générer un FEC, si ces exports étaient disponibles sur le dossier actif.
Ce que vous ne pouvez pas faire depuis une archive
Une archive ne permet pas de modifier ou poursuivre l’activité du dossier.
Depuis une archive, vous ne pouvez pas notamment :
créer ou importer une facture ;
créer, importer ou modifier des écritures ;
modifier une facture ;
supprimer des documents ;
connecter une source de données externe, comme un compte bancaire ou une API ;
connecter une banque ;
importer des écritures ;
faire une déclaration de TVA ;
envoyer des documents au client ;
modifier les paramètres du dossier ;
inviter un client ou de nouveaux utilisateurs ;
transférer l’archive ;
reconvertir l’archive en dossier actif.
⚠️ Une archive ne peut pas être reconvertie en dossier actif. Si vous avez besoin d’agir sur le dossier d’origine, contactez le support Pennylane.
Faire une déclaration de TVA rectificative
Il n’est pas possible de faire une déclaration de TVA directement depuis une archive.
Si vous devez réaliser une déclaration rectificative, la marche à suivre dépend de la situation du dossier d’origine :
si le dossier a été supprimé du portefeuille, contactez le support Pennylane ;
si le dossier a été transféré à un autre cabinet, contactez le nouveau cabinet ;
sinon, réalisez la déclaration directement depuis le portail de la DGFiP.
Durée de conservation des archives
Les dossiers archivés sont conservés pendant 10 ans sur votre espace Pennylane, à compter de la dernière écriture comptable de la dernière année fiscale.
À l’issue de cette période, l’archive n’est plus conservée dans votre espace Pennylane.
À retenir
Une archive est créée lorsqu’un dossier quitte votre cabinet.
Elle est rattachée au cabinet qui possédait le dossier avant son départ.
Elle est accessible aux administrateurs et aux collaborateurs ayant accès à tous les dossiers.
Le client n’a pas accès à l’archive.
L’archive est consultable en lecture seule.
Les exports disponibles depuis le dossier actif restent disponibles depuis l’archive.
L’archive n’est pas une archive probante au sens de la norme NF Z 42-013.
Une archive ne peut pas être reconvertie en dossier actif.