Le client a quitté votre cabinet ou vous avez créé un dossier par erreur et vous souhaitez le supprimer ? On vous explique comment initier la demande de suppression et ce qu’il va se passer.
Demande de suppression
⚠️ Seul un administrateur du cabinet peut effectuer une demande de suppression.
Vous pouvez enclencher une demande de suppression de dossier depuis :
le module Entreprises du cabinet dans la vue Portefeuille Paramètrage
le module Entreprises du cabinet dans la vue Saisie
Cliquez sur le bouton Gérer le dossier client à droite du dossier concerné.
Dans le panneau latéral qui s’ouvre, cliquez sur la petite poubelle rouge en haut à droite.
Une page apparaît vous informant des conséquences de la suppression.
Dans la section Envoi des données par e-mail, choisissez le destinataire de l’e-mail avec l’export des données de l’entreprise (voir ci-dessous).
En sélectionnant Notifier les dirigeants, les utilisateurs avec un rôle dirigeant ou comptable interne recevront l’e-mail d’export des données de l’entreprise.
En sélectionnant Ne rien envoyer aux dirigeants, les administrateurs de votre cabinet recevront l’e-mail d’export de l’entreprise en supplément de l’e-mail d’export des données comptables.
Acceptez les conditions de suppression en cochant la case prévue à cet effet en bas de page, puis validez la demande en cliquant sur Initier la suppression.
Conséquences de la suppression
Une fois la demande de suppression effectuée, une période de transition de 30 jours est enclenchée. Cette période est matérialisée dans le module Entreprises par un badge rouge à gauche du dossier avec le décompte des jours restant avant sa suppression de votre portefeuille.
Ce décompte est également matérialisé par une bannière rouge visible :
Dans le dossier directement en haut de votre écran ;
Dans le panneau latéral qui s’affiche en cliquant sur le bouton Gérer le dossier client depuis la vue Saisie.
La demande de suppression déclenche immédiatement les actions suivantes :
Arrêt de la facturation
Le dossier cesse immédiatement de vous être facturé une fois la demande de suppression enclenchée.
Envoi des données par mail
Vous recevez par e-mail un export des données comptables du dossier pour toute la période de collaboration sur Pennylane.
L’export se matérialise sous forme d’un fichier ZIP qui contient les données suivantes :
FEC ;
Balance générale ;
Grand livre ;
Guide de révisions ;
Exports relatifs aux immobilisations.
Toutes les factures ;
Fichier Excel répertoriant les factures et leur lien avec le FEC dans la colonne PieceRef ;
Toutes les autres pièces présentes dans la GED (il est possible de retrouver le nom de ces pièces dans le FEC sur les lignes concernées afin de les relier).
L’export est automatiquement envoyé aux personnes suivantes :
administrateur du cabinet,
chef de mission du dossier,
expert-comptable du dossier.
Les étapes de la procédure dépendent ensuite de l’abonnement souscrit par votre client.
Premier cas : vous payez ou refacturez l’abonnement de votre client
Coupure des accès au dossier
Une fois la suppression enclenchée, votre client perd immédiatement l’accès au dossier.
Envoi des données par e-mail à votre client
L’export adressé à votre client contient les données suivantes :
Factures de ventes ;
Factures d'achats ;
Transactions bancaires ;
Tous les éléments envoyés à votre cabinet si le dossier a une comptabilité internalisée.
Si vous souhaitez gérer vous-même le partage de ces données avec votre client, vous avez la possibilité de le faire lors de la demande (voir Demande de suppression).
⚠️ Vous ainsi que votre client disposez de 30 jours pour télécharger le fichier ZIP. Une fois passé ce délai, le fichier n’est plus accessible.
Si le dossier n'a jamais été mouvementé (aucune écriture comptable saisie), l'export ZIP ne pourra pas être généré. Dans ce cas, vous recevrez une notification d'erreur. C'est un comportement normal qui n'impacte pas la suppression effective du dossier.
30 jours après la demande de suppression
Suppression définitive sur Pennylane
Vous perdez vos accès au dossier, qui disparait alors de votre portefeuille. Conformément à nos conditions d’utilisation, les données du dossier sont conservées par Pennylane jusqu’au terme de votre engagement contractuel avec Pennylane.
Exports de données
Les deux liens menant vers l’export des données comptables et l’export des données de l’entreprise expirent. Les exports ne sont donc plus accessibles.
Second cas : votre client paye son abonnement Pennylane
Une fois la suppression enclenchée, vous perdez les accès au dossier immédiatement. Vous recevez un e-mail avec un lien de téléchargement de l’export des données décrit plus dans cette page.
Votre client conserve dans ce cas, les accès à son dossier.