Votre client a quitté votre cabinet ou vous avez créé un dossier par erreur ? Cet article vous explique comment demander la suppression d’un dossier et ce qu’il se passe ensuite, selon la situation de votre client.
Avant de commencer
Seul un administrateur du cabinet peut demander la suppression d’un dossier.
La facturation du dossier s’arrête dès la demande de suppression.
Une demande de suppression peut être annulée en contactant le support Pennylane.
Si votre client a souscrit à la Plateforme Agréée (PA) Pennylane, les utilisateurs de l’entreprise conservent un accès restreint au dossier pendant 12 mois après la fin du service PA Pennylane.
💡 Le cadre réglementaire de cet accès est expliqué dans l’article Changer de plateforme agréée.
Quel cas correspond à votre client ?
Situation du client | Ce qui se passe |
Le client n’a jamais souscrit à la PA Pennylane | Le dossier est supprimé après 30 jours. Les accès du cabinet et du client sont coupés après ce délai. |
Le client avait souscrit à la PA Pennylane et utilise désormais une autre PA | Le dossier est supprimé côté cabinet après 30 jours. Les utilisateurs de l’entreprise conservent un accès restreint pendant 12 mois. |
Le client est toujours enregistré sur la PA Pennylane | Vous devez choisir entre Mon client continue sur Pennylane et Mon client quitte Pennylane. |
Le client paie lui-même son abonnement Pennylane | Le dossier est retiré de votre portefeuille. Vous perdez l’accès immédiatement, mais le client conserve son dossier. |
Demander la suppression d’un dossier
Depuis l’espace cabinet :
Allez dans Production > Saisie.
Cliquez sur Gérer le dossier client à droite du dossier concerné.
Dans le panneau latéral qui s’ouvre, cliquez sur l’icône de poubelle rouge.
Suivez les étapes affichées.
Les étapes suivantes dépendent de la situation de votre client.
Le client n’a jamais souscrit à la PA Pennylane
Vous arrivez sur un écran récapitulatif de la suppression.
Dans la section Envoi des données par e-mail, choisissez le destinataire de l’e-mail contenant l’export des données de l’entreprise :
Notifier les dirigeants : les utilisateurs avec un rôle dirigeant ou comptable interne reçoivent l’e-mail d’export des données de l’entreprise.
Ne rien envoyer aux dirigeants : les administrateurs de votre cabinet reçoivent l’e-mail d’export des données de l’entreprise, en plus de l’e-mail d’export des données comptables.
Acceptez ensuite les conditions de suppression, puis cliquez sur Initier la suppression.
Après la demande :
le dossier reste accessible à votre cabinet pendant 30 jours ;
les accès du cabinet et du client sont coupés après 30 jours ;
l’export des données comptables est envoyé après 30 jours ;
l’export des données de l’entreprise est envoyé après 30 jours, selon le choix fait lors de la demande.
Le client a souscrit à la PA Pennylane et utilise désormais une autre PA
Si votre client a déjà souscrit à la PA Pennylane, mais utilise désormais une autre PA, vous pouvez demander la suppression du dossier.
Après la demande :
le dossier reste accessible à votre cabinet pendant 30 jours ;
les accès du cabinet sont coupés après 30 jours ;
les utilisateurs de l’entreprise conservent un accès restreint au dossier pendant 12 mois ;
l’export des données comptables est envoyé après 30 jours ;
l’export des données de l’entreprise est envoyé après les 12 mois d’accès restreint aux utilisateurs avec un rôle dirigeant ou comptable interne, s’il y en a.
Le client est toujours enregistré sur la PA Pennylane
Si votre client est toujours enregistré sur la PA Pennylane, un écran vous propose deux options :
Mon client continue sur Pennylane
Mon client quitte Pennylane
Option 1 — Mon client continue sur Pennylane
Choisissez cette option si votre client souhaite conserver son dossier Pennylane.
Dans ce cas :
le dossier est retiré de votre portefeuille cabinet ;
le dossier n’est pas fermé côté client ;
les utilisateurs de l’entreprise conservent leur accès au dossier ;
vous perdez l’accès au dossier dès la demande ;
la facturation cabinet s’arrête dès la demande ;
l’export des données comptables est envoyé dès la demande ;
aucun export des données de l’entreprise n’est créé, car le client conserve l’accès à son dossier et à ses factures.
💡 Si votre client continue sur Pennylane mais bénéficiait de fonctionnalités payantes, comme le Compte Pro, il devra souscrire à un plan payant pour récupérer l’accès à ces fonctionnalités.
Option 2 — Mon client quitte Pennylane
Choisissez cette option si votre client souhaite quitter Pennylane et mettre fin au service PA Pennylane.
Vous arrivez sur un écran récapitulatif de la suppression. Vous pouvez choisir d’envoyer ou non un e-mail à l’entreprise pour l’informer de la fermeture à venir de ses accès et de la fin du service PA Pennylane.
Acceptez ensuite les conditions de suppression, puis cliquez sur Initier la suppression.
Après la demande :
le dossier reste accessible à votre cabinet pendant 30 jours ;
les accès du cabinet sont coupés après 30 jours ;
les utilisateurs de l’entreprise conservent un accès restreint au dossier pendant 12 mois ;
l’export des données comptables est envoyé après 30 jours ;
l’export des données de l’entreprise est envoyé après les 12 mois d’accès restreint aux utilisateurs avec un rôle dirigeant ou comptable interne, s’il y en a.
Le client paie lui-même son abonnement Pennylane
Si votre client paie lui-même son abonnement Pennylane, la demande ne supprime pas son dossier côté client : elle le retire de votre portefeuille cabinet.
Après la demande :
vous perdez l’accès au dossier immédiatement ;
le client conserve son dossier et ses accès ;
vous recevez l’export des données prévu pour votre cabinet.
Après la demande de suppression
Pendant les 30 jours
Dans les cas où le dossier reste accessible pendant 30 jours, vous pouvez continuer à y accéder jusqu’à la fin de ce délai.
Pendant cette période :
un badge apparaît dans la vue portefeuille ;
un bandeau apparaît dans le dossier avec le nombre de jours restants avant la fin des accès ;
côté client, un bandeau apparaît également dans son espace.
Annuler une demande de suppression
Pour annuler une demande de suppression, contactez le support Pennylane.
Exports envoyés après la demande
Export des données comptables
L’export des données comptables contient les données du dossier pour toute la période de collaboration sur Pennylane :
FEC ;
balance générale ;
grand livre ;
guide de révisions ;
exports relatifs aux immobilisations ;
toutes les factures ;
fichier Excel répertoriant les factures et leur lien avec le FEC dans la colonne PieceRef ;
toutes les autres pièces présentes dans vos dossiers de révision.
L’export des données comptables est automatiquement envoyé aux personnes suivantes :
administrateur du cabinet ;
chef de mission du dossier ;
expert-comptable du dossier.
Le délai d’envoi dépend du cas :
si le dossier est supprimé, l’export est envoyé après 30 jours ;
si le client continue sur Pennylane, l’export est envoyé dès la demande.
💡 Si le dossier n’a jamais été mouvementé, aucun export ZIP ne peut être généré. Cela n’empêche pas la suppression du dossier.
Export des données de l’entreprise
L’export des données de l’entreprise contient :
factures de vente ;
factures d’achat ;
transactions bancaires ;
tous les éléments envoyés à votre cabinet si le dossier a une comptabilité internalisée.
Le délai et les destinataires dépendent du cas :
si le client n’a jamais souscrit à la PA Pennylane, l’export est envoyé après 30 jours, selon le choix fait lors de la demande ;
si le client a souscrit à la PA Pennylane, l’export est envoyé après les 12 mois d’accès restreint aux utilisateurs avec un rôle dirigeant ou comptable interne, s’il y en a ;
si le client continue sur Pennylane, aucun export des données de l’entreprise n’est créé, car le dossier n’est pas fermé côté client.
⚠️ Les liens de téléchargement des données envoyés par e-mail sont valides pendant 30 jours.
Récapitulatif des conditions
Situation | Fin des accès cabinet | Fin des accès client | Fin de facturation | Export comptable | Export des données de l’entreprise |
Le client n’a jamais souscrit à la PA Pennylane | 30 jours après la demande | 30 jours après la demande | Dès la demande | 30 jours après la demande | 30 jours après la demande |
Le client a souscrit à la PA Pennylane et utilise désormais une autre PA | 30 jours après la demande | Après 12 mois d’accès restreint | Dès la demande | 30 jours après la demande | Après les 12 mois d’accès restreint |
Le client est toujours enregistré sur la PA Pennylane et choisit Mon client quitte Pennylane | 30 jours après la demande | Après 12 mois d’accès restreint | Dès la demande | 30 jours après la demande | Après les 12 mois d’accès restreint |
Le client est toujours enregistré sur la PA Pennylane et choisit Mon client continue sur Pennylane | Dès la demande | Accès conservés | Dès la demande | Dès la demande | Pas d’export créé |
Le client paie lui-même son abonnement Pennylane | Dès la demande | Accès conservés | Non concerné | Selon l’export prévu pour le cabinet | Pas d’export créé |