Le client a quitté votre cabinet ou vous avez créé un dossier par erreur et vous souhaitez le supprimer ? On vous explique comment initier la demande de suppression et ce qu’il va se passer.
Demande de suppression
⚠️ Seul un administrateur du cabinet peut effectuer une demande de suppression.
Vous pouvez enclencher une demande de suppression de dossier depuis :
Le module Entreprises du cabinet dans la vue Saisie :
Cliquez sur le bouton Gérer le dossier client à droite du dossier concerné.
Dans le panneau latéral qui s’ouvre, cliquez sur la petite poubelle rouge en haut à droite.
Une page apparaît vous informant des conséquences de la suppression. Acceptez les conditions de suppression en cochant la case prévue à cet effet en bas de page, puis validez la demande en cliquant sur Initier la suppression.
Le module Entreprises du cabinet dans la vue Portefeuille :
Cochez la case à gauche du ou des dossiers que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le bouton Supprimer du portefeuille en bas de votre écran.
Une page apparaît vous informant des conséquences de la suppression ainsi que le nombre de dossiers impactés. Acceptez les conditions de suppression en cochant la case prévue à cet effet en bas de page, puis validez la demande en cliquant sur Initier la suppression.
Conséquences de la suppression
Dans tous les cas, la suppression d’un dossier a les conséquences suivantes :
Arrêt de la facturation
Le dossier cesse immédiatement de vous être facturé une fois la demande de suppression initiée.
Envoi des données par mail
Une fois le délai des 30 jours écoulé, vous recevez par e-mail un export des données comptables du dossier pour toute la période de collaboration sur Pennylane.
L’export se matérialise sous forme d’un fichier ZIP.
L’export adressé à votre cabinet contient les données suivantes :
FEC ;
Balance générale ;
Grand livre ;
Guide de révisions ;
Exports relatifs aux immobilisations.
Toutes les factures ;
Fichier Excel répertoriant les factures et leur lien avec le FEC dans la colonne PieceRef ;
Toutes les autres pièces présentes dans la GED (il est possible de retrouver le nom de ces pièces dans le FEC sur les lignes concernées afin de les relier).
Les étapes de la procédure dépendent ensuite de l’abonnement souscrit par votre client.
Premier cas : votre client n’a pas d’abonnement gestion Pennylane ou vous payez l’abonnement gestion de votre client
Coupure des accès au dossier
Une fois la suppression enclenchée, vous conservez un accès total au dossier pendant 30 jours.
Passé ce délai, les accès au dossier sont coupés pour vous et votre client. Le dossier est également supprimé du portefeuille de votre cabinet.
Vous pouvez suivre le délai restant avant la suppression du dossier de votre portefeuille depuis le module Entreprises dans la vue Saisie et également dans la vue Portefeuille. Un badge avec le décompte des jours restants précède le nom du dossier en cours de suppression.
Ce décompte est également matérialisé par une bannière rouge visible :
Dans le dossier directement en haut de votre écran ;
Dans le panneau latéral qui s’affiche en cliquant sur le bouton Gérer le dossier client depuis la vue Saisie.
Envoi des données par mail à votre client
L’export adressé à votre client contient les données suivantes :
Factures de ventes ;
Factures d'achats ;
Transactions bancaires ;
Tous les éléments envoyés à votre cabinet si le dossier a une comptabilité internalisée.
⚠️ Vous ainsi que votre client disposez de 30 jours pour télécharger le fichier ZIP. Une fois passé ce délai, le fichier n’est plus accessible.
Suppression définitive sur Pennylane
Les données du dossier seront définitivement supprimées par Pennylane après votre demande de suppression conformément à la Convention de traitement des données personnelles qui se trouve en annexe des Conditions Générales.
Second cas : votre client paye pour son abonnement gestion Pennylane
Coupure des accès au dossier pour vous, mais pas pour votre client
Une fois la suppression enclenchée, vous perdez les accès au dossier immédiatement. Un email vous est envoyé avec un fichier ZIP contenant les données du dossier (FEC, balance générale, grand livre, guide de révision et export relatif aux immobilisations).
Votre client conserve dans ce cas, les accès à son dossier.
✍️ Si vous souhaitez que votre client ferme également son dossier Pennylane, merci de l’inviter à contacter le support.