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Exporter les écritures et les pièces jointes vers un logiciel comptable

COMPTABILITÉ - Transférez les données d’un dossier vers ACD, Agiris ou Cegid en conservant les justificatifs associés.

L’un des rôles suivants est nécessaire. :

  • Dirigeant / Admin

  • Comptable

  • Comptable interne

  • Gestionnaire de facturation (client et/ou fournisseur)

Utilisez Pennylane pour la pré-comptabilité, puis exportez les écritures et leurs pièces jointes pour poursuivre la production dans votre logiciel comptable habituel.

ℹ️ Les formats ACD, ACD (format IN), Isacompta (Agiris), Cegid Quadra et Cegid Expert sont disponibles. Utilisez le format correspondant au logiciel dans lequel vous importerez les données.

Préparer les données à exporter

Avant de lancer l’export :

  1. Vérifiez que les écritures de la période sont complètes.

  2. Vérifiez le statut de vos factures : seules celles au statut Traitée sont prises en compte dans l’export.

  3. Contrôlez les journaux à transférer.

  4. Assurez-vous que les justificatifs nécessaires sont bien rattachés aux écritures.

Générer un export

Depuis l’interface COMPTABILITÉ, accédez au menu Saisie > module Exports.

  1. Cliquez sur le bouton de création d’un export.

  2. Sélectionnez la période à exporter.

  3. Sélectionnez tous les journaux ou uniquement ceux à transférer.

  4. Choisissez le format compatible avec votre logiciel comptable : ACD, ACD (format IN), Isacompta (Agiris), Cegid Quadra ou Cegid Expert.

  5. Activez l’option permettant d’inclure les pièces jointes.

  6. Lancez la génération de l’export.

    ⚠️ Inclure les pièces jointes peut prolonger la génération du fichier selon leur nombre et leur taille.

  7. Depuis le dossier client, cliquez sur l'icône Paramètres.

  8. Sous la section Historique, cliquez sur Exports.

  9. En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton Exporter un FEC.

  10. Cliquez sur l’onglet Pour votre logiciel.

  11. Cliquez sur Logiciel de destination et sélectionnez le logiciel de production dans lequel vous voulez importer vos écritures.

  12. Période fiscale : Sélectionnez la période souhaitée (ex: Exercice fiscal en cours).

  13. Journaux :

    1. Sélectionnez Tous les journaux pour un export complet.

    2. Ou filtrez et sélectionnez individuellement les journaux comptables de votre choix (ex: Journal de vente et Journal d’achat).

  14. Tout est prêt ? Cliquez sur le bouton Exporter.

  15. Le traitement s'exécute en arrière-plan. Vous pouvez suivre l'avancement dans le tableau Historique de vos exports.

  16. Dès que le statut passe à Terminé, cliquez sur l'icône de Téléchargement pour récupérer votre fichier (.zip pour ACD, Cegid Quadra et Cegid Expert, ou .dex pour Agiris).

Télécharger les fichiers

Une fois l’export terminé, retrouvez-le dans le module Exports.

  1. Repérez l’export correspondant à la période et au format sélectionnés.

  2. Téléchargez le fichier généré.

  3. Extrayez (décompressez) l’archive ZIP si nécessaire.

    1. Pour ACD IN, il n’est pas nécessaire de décompresser l’archive .auto : vous l’importez directement dans ACD.

    2. Pour le format ACD FEC, il n'est pas nécessaire de le décompresser. Vous allez l'importer en archive zip directement.

  4. Conservez ensemble le fichier d’écritures et le dossier contenant les pièces jointes.

Le fichier d’écritures permet d’importer les données dans le logiciel comptable cible. Les références présentes dans l’export servent à relier chaque écriture à son justificatif.

Importer dans ACD

Lancer l'importation

  1. Dans ACD, ouvrez le dossier comptable concerné.

  2. Rendez-vous dans Importation > Interface générique > Importer…

  3. Dans le champ Nom du fichier d'écriture comptable (A47), cliquez sur ... et sélectionnez le fichier .zip téléchargé depuis Pennylane. Pour le format ACD IN, sélectionnez directement le fichier .auto téléchargé, sans le décompresser.

Paramétrer la fenêtre d'import

Pour garantir un import sans erreur, configurez les options suivantes :

  1. Dans Racines clients / fournisseurs, cochez Suppression du radical pour les clients et les fournisseurs.

  2. Cochez Adapter à la longueur de comptes du dossier.

  3. Cochez Ajouter les racines C ou F devant les comptes auxiliaires.

  4. Cochez Reprise des pièces jointes — c'est ce qui permet de rattacher automatiquement les PDF aux écritures.

  5. Cliquez sur OK et suivez les étapes de confirmation.

Vérifier le rattachement des pièces jointes

  1. Accédez au module Révision dans ACD.

  2. Ouvrez une écriture comptable importée.

  3. Vérifiez la colonne G. (Gestion documentaire) : une icône doit confirmer la présence du document.

  4. Cliquez sur l'indicateur pour ouvrir le PDF et vérifier qu'il correspond bien à la pièce justificative attendue.

Importer dans Isacompta (Agiris)

L'importation dans Isacompta fonctionne par dépôt de fichier : Isacompta détecte automatiquement les nouvelles écritures à l'ouverture du dossier.

⚠️ Le dossier client dans Isacompta doit être fermé au moment du dépôt du fichier dans le répertoire de synchronisation.

Préparer le fichier

  1. Téléchargez le fichier .dex depuis l'historique des exports de Pennylane.

  2. Vérifiez que le nom du fichier .dex correspond exactement au code dossier dans Isacompta (ex. : CODE_DOSSIER.dex).

Déposer le fichier dans le répertoire d'échange

  1. Depuis l'explorateur de fichiers, naviguez jusqu'au dossier d'installation d'Agiris, généralement situé sous : C:\Agiris\isacowp.gi\Maj

  2. Copiez-collez (ou déplacez) votre fichier .dex dans ce répertoire Maj.

Valider l'importation

  1. Ouvrez votre logiciel Isacompta.

  2. Ouvrez le dossier client concerné.

  3. Isacompta détecte automatiquement le fichier d'échange : une fenêtre s'affiche pour vous informer que des écritures sont en attente.

  4. Validez pour lancer l'import des écritures et de leurs pièces jointes.

ℹ️ Une fois l'import terminé, le fichier .dex est automatiquement supprimé du dossier Maj par Isacompta.

Importer dans Cegid Quadratus (Quadra)

Pour Cegid Quadra, Pennylane génère une archive ZIP. Elle contient un fichier d’écritures au format texte et vos justificatifs en PDF.

Préparer le fichier

  1. Dans Pennylane, depuis l’interface Comptabilité, accédez au menu Saisie > module Exports.

  2. Cliquez sur le bouton de création d’un export.

  3. Sélectionnez la période à exporter.

  4. Sélectionnez tous les journaux ou uniquement ceux à transférer.

  5. Dans Logiciel de destination, sélectionnez Cegid Quadra, puis générez l’export en incluant les pièces jointes.

  6. Téléchargez l’archive ZIP depuis le tableau Historique de vos exports.

  7. Extrayez l’archive dans un dossier de travail.

  8. Laissez le fichier d’écritures et les PDF dans ce même dossier, sans les renommer : le fichier d’écritures désigne chaque justificatif par son nom de fichier.

Paramétrer les journaux (facultatif)

Par défaut, Cegid Quadra importe les écritures en OD (opérations diverses). Pour qu’elles arrivent directement dans les journaux de votre choix, paramétrez des journaux qui correspondent à ceux de Pennylane. Vous pourrez aussi modifier les journaux après l’import.

  1. Ouvrez le Paramétrage des journaux de Cegid Quadra.

  2. Dans Journaux spécifiques au dossier, cliquez sur le journal à modifier, puis sur Modifier. Pour créer un journal, cliquez sur Nouveau.

  3. Renseignez les champs du journal, notamment le Code, le Libellé et le Type journal.

  4. Cliquez sur Sauver.

  5. Fermez la liste des journaux.

Importer le fichier d’écritures

  1. Dans Cegid Quadra, cliquez sur Outils.

  2. Cliquez sur Suivi des dossiers.

  3. Cliquez sur Import ASCII (Compta).

  4. Dans le champ Fichier origine, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le fichier d’écritures extrait de l’archive ZIP.

  5. Dans le cadre Comptes : Mise à jour des renseignements existants, cochez Jamais pour toutes les lignes, sauf pour Autres données.

  6. Cliquez sur Valider.

Vérifier l’import

  1. Dans la section Révision, cliquez sur Etat d’avancement.

  2. Ouvrez le journal associé aux écritures importées.

  3. Vérifiez que les écritures et leurs pièces jointes sont bien présentes.

Importer dans Cegid Expert

Pour Cegid Expert, Pennylane génère une archive ZIP. Elle contient un fichier d’écritures au format .tra, le format d’échange de Cegid Expert, et vos justificatifs en PDF.

Préparer le fichier

  1. Dans Pennylane, depuis l’interface Comptabilité, accédez au menu Saisie > module Exports.

  2. Cliquez sur le bouton de création d’un export.

  3. Sélectionnez la période à exporter.

  4. Sélectionnez tous les journaux ou uniquement ceux à transférer.

  5. Dans Logiciel de destination, sélectionnez Cegid Expert, puis générez l’export en incluant les pièces jointes.

  6. Téléchargez l’archive ZIP depuis le tableau Historique de vos exports.

  7. Extrayez l’archive dans un dossier de travail.

  8. Placez le fichier .tra et les PDF dans le même dossier, sans les renommer : le fichier .tra désigne chaque justificatif par son nom de fichier, dans son propre dossier.

Importer le fichier d’écritures

  1. Dans Cegid Expert, ouvrez Traitements annexes.

  2. Cliquez sur Récupération de données.

  3. Ouvrez Import Cegid (ComxSx).

  4. Recherchez le fichier à importer.

  5. Sélectionnez le fichier d’écritures .TRA.

  6. Passez les différentes étapes en cliquant sur Suivant.

  7. Fermez la fenêtre d’import.

Vérifier l’import

  1. Ouvrez Traitements courants.

  2. Sélectionnez la période concernée.

  3. Ouvrez la pièce importée.

  4. Cliquez sur l’écriture.

  5. Ouvrez la pièce jointe pour vérifier qu’elle correspond à l’écriture.

  6. Vérifiez que la facture est bien importée avec son justificatif.

Questions fréquentes

L’export ne contient aucune écriture, ou moins que prévu. Pourquoi ?

L'export est incrémental : il ne reprend que les écritures qui n'ont jamais été exportées. Ce suivi s’applique à tout le dossier, quel que soit le collaborateur qui a lancé l’export : une écriture déjà exportée par un collègue du cabinet n’est pas exportée à nouveau. Si votre fichier semble vide ou incomplet, vérifiez les points suivants :

  1. Les écritures de la période ont peut-être déjà été incluses dans un export précédent.

  2. Vérifiez le statut de vos factures : seules celles au statut Traitée sont exportées.

  3. Vérifiez vos transactions : les transactions archivées sont exclues de l'export.

Peut-on réexporter des écritures déjà exportées ?

Oui, il est possible de réexporter en activant l’option Inclure les écritures déjà exportées.

Où retrouver les exports lancés par un autre collaborateur ?

L’historique des exports (icône Paramètres du dossier > Historique > Exports) n’affiche que les exports que vous avez lancés avec votre propre session. Pour vérifier les exports d’un collaborateur, connectez-vous avec la session de ce collaborateur.

Que se passe-t-il si on importe deux fois le même fichier dans ACD ?

ACD ne détecte pas les doublons : si vous importez un même fichier deux fois, les écritures seront créées en double dans votre dossier. Veillez à ne lancer l'import qu'une seule fois par fichier généré depuis Pennylane.

Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans l’export ?

Pour garantir la compatibilité avec les logiciels tiers, certaines données ne sont pas transmises dans cet export :

  • Les données analytiques

  • Les quantités et unités (comptabilité agricole)

  • Les colonnes additionnelles DateRglt, ModeRglt et NatOp

  • Concernant le lettrage des comptes, le comportement varie selon le moment où il est effectué :

    • Avant l'export : si des écritures ont déjà été lettrées dans Pennylane, les informations de lettrage sont conservées et incluses dans le fichier exporté.

    • Après l'export : si vous lettrez des écritures dans Pennylane après qu'elles ont été exportées et importées dans votre logiciel de production, ce lettrage ne sera pas transmis à ce dernier.

    Pensez à effectuer votre lettrage dans Pennylane avant de générer l'export si vous souhaitez que ces informations soient bien prises en compte dans votre logiciel de production.

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