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Exporter les écritures et les pièces jointes vers un logiciel comptable

COMPTABILITÉ - Transférez les données d’un dossier vers des logiciels comme ACD ou Agiris tout en conservant les justificatifs associés.

L’un des rôles suivants est nécessaire. :

  • Dirigeant / Admin

  • Comptable

  • Comptable interne

  • Gestionnaire de facturation (client et/ou fournisseur)

Utilisez Pennylane pour la pré-comptabilité, puis exportez les écritures et leurs pièces jointes pour poursuivre la production dans votre logiciel comptable habituel.

ℹ️ Les formats ACD et Agiris sont disponibles. Utilisez le format correspondant au logiciel dans lequel vous importerez les données.

Préparer les données à exporter

Avant de lancer l’export :

  1. Vérifiez que les écritures de la période sont complètes.

  2. Contrôlez les journaux à transférer.

  3. Assurez-vous que les justificatifs nécessaires sont bien rattachés aux écritures.

Générer un export

Depuis l’interface COMPTABILITÉ, accédez au menu Saisie > module Exports.

  1. Cliquez sur le bouton de création d’un export.

  2. Sélectionnez la période à exporter.

  3. Sélectionnez tous les journaux ou uniquement ceux à transférer.

  4. Choisissez le format compatible avec votre logiciel comptable : ACD ou Agiris.

  5. Activez l’option permettant d’inclure les pièces jointes.

  6. Lancez la génération de l’export.

    ⚠️ Inclure les pièces jointes peut prolonger la génération du fichier selon leur nombre et leur taille.

  7. Depuis le dossier client, cliquez sur l'icône ⚙️ Paramètres.

  8. Sous la section Historique, cliquez sur Exports.

  9. En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton Exporter un FEC.

  10. Cliquez sur l’onglet Pour votre logiciel.

  11. Cliquez sur Logiciel de destination et sélectionnez le logiciel de production dans lequel vous voulez importer vos écritures.

  12. Période fiscale : Sélectionnez la période souhaitée (ex: Exercice fiscal en cours).

  13. Journaux :

    1. Sélectionnez Tous les journaux pour un export complet.

    2. Ou filtrez et sélectionnez individuellement les journaux comptables de votre choix (ex: Journal de vente et Journal d’achat).

  14. Tout est prêt ? Cliquez sur le bouton Exporter.

  15. Le traitement s'exécute en arrière-plan. Vous pouvez suivre l'avancement dans le tableau Historique de vos exports.

  16. Dès que le statut passe à Terminé, cliquez sur l'icône de Téléchargement pour récupérer votre fichier (.zip pour ACD ou .dex pour Agiris).

Télécharger les fichiers

Une fois l’export terminé, retrouvez-le dans le module Exports.

  1. Repérez l’export correspondant à la période et au format sélectionnés.

  2. Téléchargez le fichier généré.

  3. Extrayez l’archive ZIP si nécessaire.

  4. Conservez ensemble le fichier d’écritures et le dossier contenant les pièces jointes.

Le fichier d’écritures permet d’importer les données dans le logiciel comptable cible. Les références présentes dans l’export servent à relier chaque écriture à son justificatif.

Importer dans ACD

Lancer l'importation

  1. Dans ACD, ouvrez le dossier comptable concerné.

  2. Rendez-vous dans Importation > Interface générique > Importer…

  3. Dans le champ Nom du fichier d'écriture comptable (A47), cliquez sur ... et sélectionnez le fichier .zip téléchargé depuis Pennylane.

Paramétrer la fenêtre d'import

Pour garantir un import sans erreur, configurez les options suivantes :

  1. Dans Racines clients / fournisseurs, cochez Suppression du radical pour les clients et les fournisseurs.

  2. Cochez Adapter à la longueur de comptes du dossier.

  3. Cochez Ajouter les racines C ou F devant les comptes auxiliaires.

  4. Cochez Reprise des pièces jointes — c'est ce qui permet de rattacher automatiquement les PDF aux écritures.

  5. Cliquez sur OK et suivez les étapes de confirmation.

Vérifier le rattachement des pièces jointes

  1. Accédez au module Révision dans ACD.

  2. Ouvrez une écriture comptable importée.

  3. Vérifiez la colonne G. (Gestion documentaire) : une icône doit confirmer la présence du document.

  4. Cliquez sur l'indicateur pour ouvrir le PDF et vérifier qu'il correspond bien à la pièce justificative attendue.

Importer dans Isacompta (Agiris)

L'importation dans Isacompta fonctionne par dépôt de fichier : Isacompta détecte automatiquement les nouvelles écritures à l'ouverture du dossier.

⚠️ Le dossier client dans Isacompta doit être fermé au moment du dépôt du fichier dans le répertoire de synchronisation.

Préparer le fichier

  1. Téléchargez le fichier .dex depuis l'historique des exports de Pennylane.

  2. Vérifiez que le nom du fichier .dex correspond exactement au code dossier dans Isacompta (ex. : CODE_DOSSIER.dex).

Déposer le fichier dans le répertoire d'échange

  1. Depuis l'explorateur de fichiers, naviguez jusqu'au dossier d'installation d'Agiris, généralement situé sous : C:\Agiris\isacowp.gi\Maj

  2. Copiez-collez (ou déplacez) votre fichier .dex dans ce répertoire Maj.

Valider l'importation

  1. Ouvrez votre logiciel Isacompta.

  2. Ouvrez le dossier client concerné.

  3. Isacompta détecte automatiquement le fichier d'échange : une fenêtre s'affiche pour vous informer que des écritures sont en attente.

  4. Validez pour lancer l'import des écritures et de leurs pièces jointes.

ℹ️ Une fois l'import terminé, le fichier .dex est automatiquement supprimé du dossier Maj par Isacompta.

Questions fréquentes

L’export ne contient aucune écriture, ou moins que prévu. Pourquoi ?

L'export est incrémental : il ne reprend que les écritures qui n'ont jamais été exportées. Si votre fichier semble vide ou incomplet, vérifiez les points suivants :

  1. Les écritures de la période ont peut-être déjà été incluses dans un export précédent.

  2. Vérifiez le statut de vos factures : seules celles au statut Traitée sont exportées.

  3. Vérifiez vos transactions : les transactions archivées sont exclues de l'export.

Peut-on réexporter des écritures déjà exportées ?

Oui, il est possible de réexporter en activant l’option Inclure les écritures déjà exportées.

Que se passe-t-il si on importe deux fois le même fichier dans ACD ?

ACD ne détecte pas les doublons : si vous importez un même fichier deux fois, les écritures seront créées en double dans votre dossier. Veillez à ne lancer l'import qu'une seule fois par fichier généré depuis Pennylane.

Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans l’export ?

Pour garantir la compatibilité avec les logiciels tiers, certaines données ne sont pas transmises dans cet export :

  • Les données analytiques

  • Les quantités et unités (comptabilité agricole)

  • Les colonnes additionnelles DateRglt, ModeRglt et NatOp

  • Concernant le lettrage des comptes, le comportement varie selon le moment où il est effectué :

    • Avant l'export : si des écritures ont déjà été lettrées dans Pennylane, les informations de lettrage sont conservées et incluses dans le fichier exporté.

    • Après l'export : si vous lettrez des écritures dans Pennylane après qu'elles ont été exportées et importées dans votre logiciel de production, ce lettrage ne sera pas transmis à ce dernier.

    Pensez à effectuer votre lettrage dans Pennylane avant de générer l'export si vous souhaitez que ces informations soient bien prises en compte dans votre logiciel de production.

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