Vous souhaitez créer un grand volume de factures au format Factur-X ? Importez vos informations de facturation depuis un fichier Excel : Pennylane utilise les données importées pour créer automatiquement vos factures Factur-X.
ℹ️ Cette fonctionnalité est disponible avec l'abonnement Premium, Premium Plus ou Pro. Elle est accessible à tous les rôles, à l'exception des rôles Employé et Gestionnaire de facturation fournisseur.
Accéder à l'import en masse
Dans Pennylane, allez dans Ventes, puis cliquez sur Factures clients. Cliquez ensuite sur Créer une facture > Créer en masse des factures électroniques.
Préparer le fichier Excel
Sur l’écran Choisissez un fichier à importer, cliquez sur Télécharger le modèle.
Renseignez les informations de facturation dans le fichier Excel.
Complétez l'ensemble des informations demandées.
Enregistrez le fichier.
⚠️ Une même facture peut être répartie sur plusieurs lignes du fichier Excel. Pennylane regroupe les lignes dont le SIREN de l’acheteur, la date d’émission et le numéro de template sont identiques.
Pour une même facture, répétez ces trois valeurs sur chaque ligne. Les autres informations communes à la facture sont reprises uniquement depuis la première ligne du groupe.
Importer le fichier Excel
Cliquez sur Envoyer un fichier .xlsx, ou glissez-déposez le fichier dans l’encadré.
Cliquez sur Commencer l’import.
Sur l’écran Vérifiez les champs obligatoires, contrôlez la correspondance entre les colonnes de votre fichier et les champs Pennylane, puis cliquez sur Valider le mapping.
Sur l’écran de vérification des données, contrôlez les erreurs éventuellement signalées.
Pour corriger les données dans votre fichier Excel, cliquez sur Annuler et réimporter, puis recommencez l’import avec le fichier corrigé.
Pour poursuivre malgré les erreurs de données, cliquez sur Continuer l’import. Les factures concernées seront créées au statut Brouillon et devront être corrigées après l’import.
Si le fichier ne peut pas être lu, vous devez le corriger avant de poursuivre.
Sur l’écran Configurez vos factures électroniques, renseignez, si nécessaire, le titre, la description, le champ libre et les mentions spéciales. Ces champs sont facultatifs : les valeurs renseignées s’appliquent à toutes les factures du lot.
Cliquez sur Importer les factures électroniques.
Vérifier les factures créées
Une fois l’import terminé, cliquez sur Voir les factures pour retrouver les factures créées.
Les factures dont les données sont complètes et valides sont finalisées automatiquement lors de l’import.
Si une facture contient des données incomplètes ou incorrectes, elle est créée au statut Brouillon. Ouvrez-la pour compléter ou corriger les informations, puis finalisez-la.
La finalisation d’une facture ne signifie pas qu’elle a été envoyée ou transmise au client.
Résoudre les erreurs les plus courantes
Fichier au mauvais format : vérifiez le format de votre fichier avant de relancer l'import.
Informations manquantes ou incorrectes : vérifiez que vous avez correctement renseigné l'ensemble des informations de facturation demandées dans le fichier Excel.
Facture au statut Brouillon : si Pennylane n'a pas pu créer une facture à partir des données importées, celle-ci apparaît au statut Brouillon. Ouvrez-la pour identifier les informations à compléter ou à corriger.
📖 Pour aller plus loin, consultez Comprendre les formats de la facturation électronique et Résoudre un problème d'import ou de finalisation en masse.