Avec la réforme de la facturation électronique à venir, il est essentiel de comprendre quels formats sont acceptés et comment les utiliser dans Pennylane.

Ce qu’est une facture électronique (et ce que ça n’est pas)

La réforme de la facturation électronique introduit de nouveaux formats obligatoires. Si vous utilisez Pennylane pour émettre ou recevoir des factures, vous devez comprendre ce qu’est une facture électronique - et ce qui ne l’est pas :

Une facture PDF envoyée par mail ou issue de Word/Excel, n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. Ce type de document ne contient pas de données structurées exploitables automatiquement.

👉 À l’inverse, une facture électronique conforme à la réforme est émise, transmise et reçue dans un format structuré (comme le XML) et via une plateforme dédiée appelée PDP.

💡 Pennylane est certifiée PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), ce qui garantit la conformité des formats pris en charge.

Faisons le parallèle avec un virement bancaire : vous ne voyez pas toutes les données techniques échangées entre les banques (montants, IBAN…) mais elles sont structurées, lisibles par les systèmes et transmises par le biais d’une plateforme sécurisée dédiée.

C'est la même chose pour la facture électronique : vous voyez un PDF lisible mais celui-ci contient des données XML non visibles et utilisées pour automatiser le traitement comptable et fiscal.

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Émettre une facture conforme dans Pennylane

Pennylane génère automatiquement les factures au format Factur-X, un format hybride combinant un PDF lisible par vos clients et un fichier XML structuré lisible automatiquement par les systèmes de gestion comptable et les plateformes de l'administration.

Ce format permet d’assurer la conformité réglementaire, de garantir une lecture claire pour vos clients et de faciliter le traitement automatisé côté comptabilité et fiscalité.

Pour générer une facture au format Factur-X dans Pennylane :

Rendez-vous dans le menu Ventes de l’application Pennylane.
Consulter le guide : Créer une facture client.
Envoyez la facture à votre client depuis l’interface du portail client.
Le fichier Factur-X est automatiquement généré,

💡 Le fichier XML est inclus dans le PDF au format Factur-X. Vous pouvez le retrouver en téléchargeant la facture depuis le portail ou via l’API.

Les formats de factures électroniques acceptés en réception

En tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée, Pennylane prend déjà en charge les trois formats officiels définis par la réforme pour la réception des factures électroniques.

Factur-X : format hybride combinant un PDF lisible pour les utilisateurs et un fichier XML structuré contenant les données clés de la facture (montants, TVA, émetteur, destinataire, etc.). C’est le format recommandé pour la majorité des entreprises, car il allie lisibilité et conformité.
UBL (Universal Business Language) : format XML structuré utilisé dans de nombreux pays européens. Il est standardisé et particulièrement répandu dans les échanges B2B internationaux.
CII (Cross Industry Invoice) : format XML structuré très normé, soutenu par l’UN/CEFACT. Il est plus technique et souvent utilisé par des grands groupes ou dans des environnements à forte exigence d’interopérabilité.

👉 Et si vous recevez encore des factures PDF simples ? Pennylane accepte également les factures PDF simples (non structurées) à la réception. Si ce format n’est pas conforme à la réforme pour les entreprises assujetties à la TVA, il reste courant dans certains échanges, notamment avec des fournisseurs non assujettis.

Pennylane vous permet ainsi de centraliser tous vos flux de facturation, quel que soit le format reçu, pour une gestion plus fluide pendant la période de transition.

Quelques exemples concrets :

Format	Est-ce une facture électronique ?	Pourquoi ?
PDF scanné	❌ Non	Image sans structure de données
PDF généré par Word/Excel	❌ Non	Non structuré, non exploitable
Factur-X (PDF + XML)	✅ Oui	Lisible + données XML structurées
XML UBL ou CII	✅ Oui	Structurés, conformes à la réforme

Gérer les factures non conformes

Les fichiers issus de Word, Excel ou de PDF simples devront faire l’objet d’une conversion pour être conformes à la réforme. Cette étape sera possible dans Pennylane, mais elle impliquera une vérification manuelle.

Si vous passez par un outil tiers connecté via API, Pennylane peut convertir les données JSON reçues en facture électronique conforme. Cela permet une transmission dans les règles via notre plateforme certifiée.

Si vous disposez déjà de factures au format Factur-X générées via un autre outil, vous pouvez les importer manuellement dans Pennylane. L'import via API sera également disponible prochainement.

Opter pour un outil compatible

Plutôt que de conserver des outils qui ne produisent pas des formats structurés, nous vous recommandons d’émettre directement vos factures dans Pennylane. Cela vous permet de garantir la conformité dès la création de la facture, d’éviter les conversions manuelles et de simplifier votre processus de facturation.

Si vous utilisez encore Word, Excel ou un outil qui génère simplement des PDF non structurés, une étape de conversion sera bientôt proposée dans Pennylane pour rendre ces fichiers conformes à la réforme (calendrier à venir).

💡 Émettez vos factures conformes dès aujourd’hui directement dans Pennylane. Cela vous permet d’assurer une conformité native à la réforme, d’éviter les conversions manuelles et de simplifier votre processus de facturation.